KI-Projekte umsetzen Weshalb die Technik nicht der größte Engpass ist HR-Software-Ranking Diese 25 Anbieter dominieren den DACH-Markt Payroll unter Druck Die Entgeltabrechnung steht vor erheblichen Veränderungen HR-Tech zwischen Vision und Praxis Markttrends und Anbieterübersicht Eine Marke von personalmagazin HR-Software 10.26 HR-Software
Titelbild: KI-generiert; Nina Lemm / @art_and_intelligence; Foto: Britt Schilling 3 Editorial personalmagazin HR-Software 2026 Liebe Leserinnen und Leser, kein Artikel über HR-Software ohne die zwei Buchstaben „KI“ – oder wenn man sich international geben will „AI“. Nichts hat die HR-Tech-Landschaft in den vergangenen Jahren so stark verändert wie die zunehmende Integration Künstlicher Intelligenz in Lösungen, Suiten und Tools. Fast nichts. Die älteren unter uns erinnern sich vielleicht noch an Personalmagazin-Beiträge, die betitelt waren mit „Kein Business ohne Internet“ oder „Online-Lernen: Die Lernform des neuen Jahrtausends“. Heute spricht niemand mehr über die Internetfähigkeit von HR-Software. Und fast niemand stellt noch die Frage, ob es sinnvoll ist, HR-Software in der Cloud zu betreiben. Wollen wir wetten, dass in zwei bis drei Jahren die KI-Integration in HRTech so selbstverständlich sein wird wie die Internetfähigkeit der Lösungen? Doch das heißt nicht, dass die KI-Möglichkeiten auch von allen HR-Bereichen genutzt werden. Es bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen, ob und wie es welche Tools einsetzt. Das wird in Zukunft nicht anders sein als heute. Noch immer entscheiden sich zahlreiche Arbeitgeber bewusst dagegen, ein digitales Bewerbermanagementsystem einzusetzen. Auch Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung oder HR-Controlling werden in manchen Firmen weiterhin manuell durchgeführt, um nur einige Beispiele zu nennen. Dabei gibt es viele gute Gründe, sich das HR-Leben mit Software- und KI-Unterstützung zu erleichtern. In diesem Sonderheft möchten wir Ihnen nicht nur zeigen, wie sich der Markt für HR-Tech entwickelt und was in den Personalabteilungen alles möglich ist, sondern wir wollen ganz gezielt den Praxisnutzen moderner Lösungen betrachten. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Hersteller in den jeweiligen Anwendungsbereichen. Viel Spaß beim Lesen und Erkunden! Daniela Furkel Redaktion Personalmagazin Inhalt 04 HR-Tech zwischen Vision und Praxis Markttrends und Empfehlungen 10 HR-Software-Ranking Der HR-Softwaremarkt in der DACHRegion wächst erneut 14 Interview zur Datenqualität Die Relevanz von HR-Kennzahlen 16 Out of the Box Neues zum digitalen Recruiting 18 Ein Jahr KI – eine Bilanz Wie sich KI im Recruiting bewährt hat 20 Dienstpläne steuern mehr als Arbeitszeiten Strategisch relevanter Softwareeinsatz 24 Payroll unter Druck Die Entgeltabrechnung steht vor großen Veränderungen 28 Werksausweis auf dem Smartphone Digitale Ausweise in der EUDI-Wallet 30 Wie KI-Agenten virtuelle Lernwelten verändern Neue Möglichkeiten im digitalen Lernen 32 Technik ist nicht der größte Engpass Damit KI-Projekte erfolgreich werden 35 Impressum 36 Firmenporträts 38 Agenda 40 Atoria 42 Bremer RZ 44 Cornerstone 46 Effectory 48 GFOS 50 Hansalog 52 Haufe HR 54 Infoniqa 56 Ingentis 58 Interflex „In zwei bis drei Jahren wird die KI-Integration in HR-Tech so selbstverständlich sein wie die Internetfähigkeit.“ 60 Isgus 62 Lexware 64 Mirus 66 Peras 68 Perbility 70 Personio 72 Rexx Systems 74 Sage 76 SD Worx 78 SP Data 80 Workday 82 Marktübersicht: Anbieter-Listings HR-Software
HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 Foto: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4
Marktübersicht 5 HR-Tech zwischen Vision und Praxis Von Elke Singler; Bilder Nina Lemm Die Vision, wie HR-Software und der Einsatz von KI-Agenten idealerweise funktionieren, und die aktuelle HR-Praxis klaffen auseinander. Der Marktüberblick 2026 zeigt, wo der Markt wirklich steht, welche Trends HRVerantwortliche kennen müssen und worauf es bei der Softwareauswahl ankommt.
HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 6 Auf den großen HR-Messen präsentieren die Softwarehersteller im Jahr 2026 eine wunderbare Vision: Autonome KI-Agenten erledigen das Onboarding geräuschlos im Hintergrund, tippen Verträge und matchen Skills in Echtzeit. Doch der Alltag im Personalbereich bietet noch oft das genaue Gegenteil: Zähe Systemwechsel, Excel-Listen und ein Budget, das immer knapper wird. Die HR-Bereiche stehen vor der Aufgabe, unter internem Effizienzdruck ihre Software-Infrastruktur kostensparend zu modernisieren. Das Marktwachstum für HR-Software hat sich im Dach-Markt nach den turbulenten Post-Corona-Jahren umsatzseitig im niedrigen einstelligen Prozentbereich eingependelt. Wo früher viel Risikokapital in jedes einigermaßen erfolgversprechende HRTech-Startup floss, herrscht heute mehr Zurückhaltung und manchen Spezialanbietern fehlt es an Kapital. Suiten schlucken Spezialisten Fusionen und Übernahmen gehören auch weiterhin zur Tagesordnung. Die großen HCM-Suiten vervollständigen damit ihre KI-Ökosysteme. Die Marktführer SAP und Workday setzen den Trend. So übernahm SAP den Recruiting-Spezialisten Smartrecruiters, um im Themenfeld Talent Acquisition tiefgehende KI-Modernisierungen zu ermöglichen. Gleichzeitig investierte der Konzern in seine übergreifende Datenstruktur, um die AIReadiness zu verbessern. Ebenfalls übernommen wurden deshalb Reltio, ein Spezialist für Master Data Management, und Dremio, ein Anbieter einer cloudbasierten Data-Lake-Engine. Aktuell kam noch Prior Labs hinzu, ein Startup aus Freiburg, das spezialisierte KI-Modelle entwickelt, um komplexe Tabellen- und Unternehmensdaten vollautomatisch zu analysieren und präzise Geschäftsprognosen zu erstellen. Workday war ebenfalls sehr aktiv. Hier kam es zur Übernahme von Paradox, einem Spezialisten für KI-gestützte, dialogorientierte Rekrutierungsprozesse. Es folgte die Akquisition von Flowise, einem Open-Source-Infrastrukturanbieter für das Erstellen von KI-Agenten, sowie von Sana, dessen Technologie als KI-native Lern- und Wissensmanagement-Plattform dient. Zuletzt kam Pipedream hinzu, eine cloudbasierte API-Integrationsplattform, die Schnittstellen liefert, damit KI-Agenten Workflows und Aufgaben über verschiedene Geschäftsanwendungen hinweg direkt ausführen können. Die Botschaft des Marktes ist damit unmissverständlich. Anstatt fragmentierte Schnittstellen zu bauen, setzt man auf eine einzige, verlässliche Datenbasis und eine tief verankerte agentenbasierte KI (Agentic AI). Die Verschiebung der Machtverhältnisse Andere Themen, die in den vergangenen Jahren noch diskutiert wurden, sind heute zur Normalität geworden und werden von den Anbietern nicht mehr gesondert ausgeflaggt. Die Fosway Group, ein führendes Analyseunternehmen für den HR-Softwaremarkt konstatiert, dass cloudbasierte Lösungen heute zum Standard gehören. Unterschiede zwischen den Anbietern gibt es derzeit hauptsächlich beim Thema „Connected Data“, also bei der Frage, wie reibungslos die Daten aus dem Recruiting, der Personalentwicklung, dem Talentmanagement und dem Kern-HR-System ineinandergreifen. Priorität bei den Unternehmen haben heute Anwendungen, die datenbasierte, aussagekräftige Dashboards liefern und eine messbare administrative Entlastung erzielen. Dabei investieren die HR-Bereiche 2026 in bestehende Systeme, um bisher ungenutzte Module zu aktivieren und Workflows zu straffen. Die Revolution der Preismodelle Diese Entwicklungen bereiten den Boden für ein neues Spannungsfeld zwischen den HR-Tech-Anbietern und HR-SoftwareKäufern. Über fast zwei Jahrzehnte galt das Modell „Per User Per Month“ (PUPM), also eine feste Lizenzgebühr pro Mitarbeitenden und Monat, als der Standard im Bereich Software-as-a-Service (SaaS). Doch dieses Modell stößt an seine Grenzen. Verantwortlich dafür ist die sogenannte „KI-Steuer“. Die Integration umfangreicher generativer KI und autonomer Agenten verursacht bei den Herstellern hohe, variable Rechenkosten bei jedem einzelnen Systemaufruf. Das bisherige Flatrate-Modell deckt diese Kosten kaum noch ab und ist damit für die Hersteller keine geeignete Kalkulationsgrundlage mehr. Deshalb lässt sich ein Trend hin zu dynamischen und wertorientierten Preismodellen erkennen, die die folgenden Aspekte einbeziehen: 1. Die KI-Aufpreis-Logik (Hybrid-SaaS): Kernfunktionen bleiben im Basispreis enthalten, während hochentwickelte KI-Funktionen als Add-ons mit prozentualen Aufschlägen abgerechnet werden. 2. Verbrauchs- und Workflow-Preise: Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlicher Nutzung, beispielsweise pro API- Nutzung, pro Prompt-Abfrage, pro KI-generierter Stellenbeschreibung oder pro erfolgreich abgeschlossenem, vollautomatischem Onboarding-Prozess. Das Abrechnungsmodell, das eine feste Lizenzgebühr pro User und Monat vorsieht, stößt an seine Grenzen. Bild Seite 4: Nina Lemm / @art_and_intelligence
Marktübersicht 7 3. Ergebnisorientierte Abrechnung: Preisberechnung nach messbarem Ergebnis, zum Beispiel im Recruiting pro erfolgreich gematchten Kandidaten oder pro nachweislich besetzter Skill-Lücke. Welche Aspekte in welchem Umfang in den kommenden Preismodellen berücksichtigt werden, wird sich erst noch zeigen. Aktuell scheint eine Kombination aus fixen und variablen Preisbestandteilen die beste Lösung für Hersteller und Unternehmen zu sein. Entgeltabrechnung in Echtzeit Wie eingangs kurz beschrieben durchläuft der HR-IT-Markt gerade eine entscheidende Phase zwischen Vision und Praxistauglichkeit. Während einige Technologien in der betrieblichen Realität angekommen sind und dort echten ROI liefern, befinden sich andere Konzepte nach wie vor im Stadium der Erprobung. Beginnen wir mit der Entgeltabrechnung, dem Bereich, der traditionell am wenigsten glänzt, aber höchste geschäftliche Relevanz besitzt. Im DACH-Markt kommen zunehmend neue Features wie „Real-Time Payroll“ oder „On-Demand-Pay“ an. Die rein stichtagsbezogene Abrechnung zum Monatsende kann so um eine „Real-Time Payroll“ (Echtzeit-Lohnabrechnung) ergänzt werden. Neue technische Möglichkeiten liefern auch voll integrierte Zusatzmodule wie „On-Demand-Pay“, durch die Mitarbeitende bereits geleistete Arbeitsstunden flexibel vor dem regulären Zahltag abrufen können. Mit solchen Features bewegt sich die Payroll weg vom isolierten Datensilo hinein ins Zentrum der vernetzten HR-Architektur. Allerdings bleibt abzuwarten, ob sich diese Möglichkeiten auch in Deutschland durchsetzen – mit dem hierzulande vorherrschenden komplexen Regelwerk im Entgelt-Bereich. Algorithmen steuern die Deskless Workforce Ein weiterer sich stark entwickelnder Bereich ist das moderne Workforce Management (WFM). In Branchen, die maßgeblich von gewerblichen Kräften ohne festen Schreibtisch geprägt sind, ist die softwaregestützte Personaleinsatzplanung heute ein kritischer Erfolgsfaktor. Hier ist KI keine vage Vision, sondern harte mathematische Praxis. Unter dem Begriff „Human-Machine-Scheduling“ optimieren Algorithmen die Dienstpläne in Echtzeit. Die Software gleicht dabei die betriebliche Auslastung, oft gekoppelt an prädiktive Daten wie Auftragseingänge oder Wetterprognosen, automatisch mit den individuellen Arbeitszeitkonten, Qualifikationen und bestenfalls mit den persönlichen Wunschzeiten der Mitarbeitenden ab. In der Praxis haben sich mobile Marktplätze für den Schichttausch durchgesetzt. Mitarbeitende tauschen ihre Schichten autonom per Smartphone-App untereinander. Die HR-Software agiert dabei im Hintergrund als digitaler Schiedsrichter. Sie prüft, ob der Tauschpartner die notwendigen Qualifikationen besitzt und ob die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sowie tarifliche Regelungen eingehalten werden. HR-Prozesse im Workflow Ein weiteres Thema, das in den Unternehmen eine hohe Umsetzungsreife erlangt hat, ist die nahtlose Integration von HR-Prozessen in den täglichen digitalen Arbeitsablauf. Mitarbeitende und Führungskräfte haben immer weniger Geduld, sich für Urlaubsanträge, Feedbackgespräche oder Spesenabrechnungen in komplexe, separate HR-Systeme einzuloggen. Führende Anbieter haben ihre Plattformen deshalb für Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams, Viva oder Slack geöffnet. Ein Urlaubsantrag wird heute direkt im Chatfenster genehmigt und die verpflichtende Zeiterfassung ploppt als dezenter Reminder in der täglich genutzten Anwendungssoftware auf. HR-Prozesse finden unaufdringlich dort statt, wo die eigentliche Wertschöpfung passiert, nämlich im Workflow. Dadurch steigt die Nutzerakzeptanz und die Employee Experience verbessert sich. Zwischen KI-Copiloten und Agentic AI Beim Thema Künstliche Intelligenz müssen wir im Jahr 2026 differenzieren: Was davon ist heute tatsächlich in der betrieblichen Praxis in der DACH-Region angekommen und was nicht? Angekommen sind die sogenannten „Copilots“. Das sind generative Sprachassistenten, die tief in HR-Suiten (zum Beispiel SAP Successfactors, Workday, Personio, Rexx, Abacus Umantis, Infoniqa) integriert sind. Sie unterstützen HR-Mitarbeitende zuverlässig beim Formulieren von Stellenausschreibungen, fassen Performance-Reviews zusammen oder beantworten als intelligente Chatbots wiederkehrende Fragen von Mitarbeitenden zu HR-Richtlinien. Diese Unterstützung spart im Alltag bereits messbar Zeit und minimiert den Arbeitsaufwand im Personalbereich bei Routineaufgaben. Die nächste Evolutionsstufe sind die sogenannten autonomen KI-Agenten (Agentic AI). Sie sind noch nicht vollumfänglich in den Unternehmen angekommen, sondern befinden sich erst an der Schwelle zur Praxiseinführung. Der US-amerikanische HRSoftwareberater Josh Bersin beschreibt diese „Superagents“ als Software-Cluster, die nicht mehr nur auf Befehle warten, sondern eigenständig handeln. Während die führenden HR-Softwareanbieter 2026 bei ihren Produktpräsentationen bereits erste voll funktionsfähige Agenten-Plattformen vorstellen, ist die breite Masse möglicher Kunden im DACH-Raum hierbei noch recht zurückhaltend, nicht zuletzt aufgrund der hier geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen. Skill-basiertes HR-Management Wenn es ein Thema gibt, bei dem die Lücke zwischen Analysten-Hype und betrieblicher Realität sehr groß ist, dann ist es die Skill-basierte Unternehmensorganisation. Die Vision, die unter anderem von Deloitte und der Bersin Academy seit Jahren propagiert wird, klingt schlüssig: Unternehmen verabschieden sich von starren Stellenbeschreibungen und betrachten die Belegschaft stattdessen als dynamischen Pool aus Fähigkeiten (Skills), die je nach Projektbedarf flexibel zusammengeschaltet werden. Die Softwarehersteller haben geliefert und bieten mittlerweile umfassende Skill-Ontologien an. Das sind KI-Infrastrukturen, die Lebensläufe, Projektberichte und Zertifikate scannen, ELKE SINGLER ist Software-Analystin und Beraterin und behält den Markt für HR-Tech im Blick.
HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 8 um das Fähigkeitsprofil der gesamten Organisation in Echtzeit zu kartografieren. SAP und Workday investieren viel, um diese Skill-Datenbanken mit Lernplattformen (LMS) zu verknüpfen und automatische Weiterbildungspfade vorzuschlagen. Die Realität in den Personalabteilungen sieht jedoch oft anders aus. Für den Mittelstand spielt das Thema kaum eine Rolle und auch Großunternehmen sind organisatorisch bisher kaum in der Lage, dieses Konzept operativ zu leben. Die Einführung scheitert selten an der Software, sondern an der Kultur und den Strukturen. Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Karrierepfade und Gehaltsbänder sind im DACH-Raum fast ausnahmslos an starre Stellen und Hierarchien geknüpft. Solange das Arbeitsrecht und die Mitbestimmung auf dem Konzept des festen Arbeitsplatzes basieren, bleibt das rein Skill-basierte HR-Management in den meisten Fällen ein theoretisches Konstrukt. Die Anbieter in der DACH-Region Der HR-IT-Markt in der DACH-Region lässt sich im Wesentlichen in drei strategische Bereiche unterteilen, die jeweils unterschiedliche Kundenanforderungen bedienen. An der Spitze des Marktes bewegen sich die globalen HRCore-Plattformen, allen voran die beiden Giganten SAP und Workday. Beide verfolgen das Ziel, als das zentrale Nervensystem der Unternehmens-IT zu fungieren. Sie wollen dabei die agile Drehscheibe sein, in der alle Daten, egal aus welcher Quelle, mittels Künstlicher Intelligenz bestmöglich analysiert und orchestriert werden. Lokale Tiefe für den Mittelstand Direkt hinter den globalen Riesen hat sich eine Riege von Anbietern von HCM-Suiten etabliert, die im DACH-Mittelstand gut etabliert sind und im Anbieter-Ranking traditionell obere Positionen besetzen. Dazu gehören Rexx Systems, P&I Loga, Atoria (früher Persis), Infoniqa, Abacus Umantis (früher Haufe Umantis), um nur einige zu nennen. Ihr Erfolgsrezept ist die Kombination aus tiefem Verständnis für die rechtlichen und kulturellen Besonderheiten des DACH-Marktes gepaart mit einer konsequenten Modernisierung ihrer Software-Funktionalitäten sowie ihrer Daten-Infrastrukturen. Sie bieten HR-Verantwortlichen Rechtssicherheit, passgenaue Workflows für deutsche Betriebsvereinbarungen und kalkulierbare Einführungsprojekte ohne die Komplexitäts- und Hosting-Risiken globaler US-Systeme. Sie adressieren das Thema der Datensouveränität, das gerade im Mittelstand sehr ernst genommen wird, und punkten damit bei HR und der Unternehmens-IT. Die agilen Cloud-Suiten Das dynamischste Segment im DACH-Markt wird von HCM-Suiten Anbietern besetzt, die sich über die Nutzererfahrung und eine schnelle Implementierung definieren. An der Spitze der Wachstums-Champions steht Personio, aber auch internationale Plattformen wie Hi Bob oder Factorial drängen immer stärker in den deutschen Markt, da sie den Nerv von schnell wachsenden, digitalaffinen Organisationen treffen. Ebenso mischen hier Softwareanbieter wie HR Works mit und nach der Neuausrichtung auch Perbit (My HR). Bild: Nina Lemm / @art_and_intelligence Ergänzt wird dieses Ökosystem durch Hersteller, die sich auf Talent-Management-Software spezialisiert haben. Wenn HCMSuiten in der funktionalen Tiefe an ihre Grenzen stoßen, setzen Unternehmen für das Talent Management oft auf etablierte Plattformen wie Cornerstone On Demand oder europäische Alternativen wie Cegid (Talentsoft). Diese Anbieter bedienen strategische HR-Themen. Sie liefern zum Beispiel hochentwickelte Lösungen für das Performance-Management oder komplexe Learning-Management-Infrastrukturen (LMS). Strategische Empfehlungen für die Softwareauswahl Der HR-IT-Markt hat seine digitale Reifeprüfung bestanden. Die Phase der unkoordinierten System-Inseln und der rein emotionalen KI-Euphorie ist vorbei. HR-Verantwortliche stehen heute vor der Aufgabe, ihre IT-Infrastruktur unter klaren Kosten-NutzenAspekten und im Hinblick auf die Zukunftsfähigkeit, Investitionssicherheit, KI-Fähigkeiten und Datenhoheit, beziehungsweise Datensouveränität, neu auszurichten. Wer in diesem Marktumfeld die richtigen Weichen stellen will, muss die Auswahlkriterien grundlegend verändern. Eine wichtige Erkenntnis für den nächsten Software-Einkauf lautet: Die beste Suite ist nur so gut wie ihre Fähigkeit, Daten fehlerfrei zu teilen. Das traditionelle Dilemma zwischen einer monolithischen Gesamtsuite und einer spezialisierten „Best-ofBreed“-Architektur hat sich verschoben. Im Zeitalter moderner Cloud-Systeme kommt es nicht mehr darauf an, ob eine Funktion im eigenen System programmiert wurde, sondern darauf, wie gut die API-Infrastruktur des Anbieters ist. HR sollte sich beim Software-Pitch weniger auf standardisierte Feature-Listen konzentrieren. Entscheidend ist derzeit die Frage, wie nahtlos sich Drittsysteme, sei es eine hochspezialisierte Learning-Infrastruktur oder die gewohnte Payroll-Umgebung, in den Datenkern integrieren lassen. Nur ein sauberes, offenes Ökosystem garantiert, dass Daten ohne Reibungsverluste fließen, nachfolgende Automatisierungsschritte reibungslos funktionieren und KI-Potenziale gehoben werden können. Ein völlig neuer, aber absolut geschäftskritischer Faktor bei der Systemauswahl ist der regulatorische Rahmen. Mit dem vollständigen Inkrafttreten des EU Artificial Intelligence Acts (EU AI Act) ist Compliance im HR-Bereich von einer nachgelagerten IT-Prüfung zu einem harten K.O.-Kriterium im Einkaufsprozess geworden. Da KI-Systeme im Personalwesen rechtlich als „Hochrisiko-KI“ eingestuft werden, drohen Unternehmen bei Verstößen Haftungsrisiken. Die HR-IT-Checkliste für die Praxis Um Fehlinvestitionen zu vermeiden und die eigene HR-IT-Roadmap auf ein solides Fundament zu stellen, sollten Projektteams ihre Software-Entscheidung anhand der folgenden fünf Kernfragen validieren: 1. Daten-Reife (AI-Readiness): Ist unsere bestehende HR-Datenbasis sauber und konsolidiert genug, um moderne, automatisierte Prozesse oder KI-Schnittstellen fehlerfrei zu bedienen? 2. Integrations-Tiefe (Connected Data): Bietet der präferierte Anbieter dokumentierte, performante Standard-Schnittstellen (APIs) zu unseren bestehenden Systemen, oder drohen wartungsintensive Individual-Programmierungen?
Marktübersicht 9 3. Kulturelle Passgenauigkeit (Strukturen vs. Vision): Investieren wir in hochkomplexe, zukunftsorientierte Module, wie ein skill-basiertes Talent Management, für die unsere operativen Strukturen, Betriebsvereinbarungen und Führungskultur im Unternehmen nicht geeignet sind oder decken wir mit dem neuen System einen hohen Anteil der aktuellen Use-Cases ab und spüren sofort entsprechende positive Effekte? 4. Datenhaltung und Compliance (EU AI Act & DSGVO): Garantiert der Anbieter vertraglich die Einhaltung der europäischen KI-Rechtsvorgaben (EU AI Act)? Wo werden die Daten gehostet? Sind die Daten physisch oder rechtlich vor Zugriffen Dritter geschützt (EU-U.S. Data Privacy Frameworks (DPF))? 5. KI-Fähigkeiten und Finanzkraft: Verfügt der Softwareanbieter neben der Technologie auch über die nötige Finanzkraft, um seine Software-Lösung ins KI-Zeitalter zu transformieren? Unternehmen, die diese Kriterien und Kernfragen konsequent berücksichtigen, trennen im aktuellen HR-IT-Markt die Spreu vom Weizen und schaffen eine Software-Infrastruktur, die nicht nur administrative Lasten abbaut, sondern auch der Personalabteilung die datenbasierte Durchschlagskraft verleiht, die das Business derzeit fordert. Die beste Suite ist nur so gut wie ihre Fähigkeit, Daten fehlerfrei zu teilen.
HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 10 Bild: Nina Lemm / @art_and_intelligence Wachstum hält, Tempo entscheidet Der HR-Softwaremarkt in der DACH-Region wuchs zuletzt erneut zweistellig: Die Top-25-Anbieter kommen auf rund 2,93 Milliarden Euro Umsatz – ein Plus von knapp elf Prozent. Während integrierte Suiten und aktive Konsolidierer das Tempo vorgeben, bringt Künstliche Intelligenz zugleich Preis- und Geschäftsmodelle der Anbieter in Bewegung. Die jährliche Analyse von Worktech Advisory und dem Personalmagazin ordnet Zahlen und Trends ein. Von Jens Bender
11 Ranking 3.500 € 3.000 € 2.500 € 2.000 € 1.500 € 1.000 € 500 € Jahr 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Wachstumsrate 4,9 % 7,7 % 5,9 % 6,2 % 12,0 % 13,5 % 11,4 % 10,5 % Umsatzentwicklung der Top 25 1.544,40 1.663,40 1.762,30 1.872,20 2.096,60 2.380,70 2.651,60 2.930,70 (in Millionen Euro) Der HR-Softwaremarkt in der DACHRegion ist auch 2025 weiter gewachsen – wenn auch etwas langsamer als in den Vorjahren. Die Top-25-Anbieter kommen gemeinsam auf rund 2,93 Milliarden Euro Umsatz, ein Plus von 10,5 Prozent oder gut 279 Millionen Euro gegenüber 2024. Im Schnitt wuchsen die 25 diesjährigen Ranking-Teilnehmer sogar um 10,8 Prozent. Nach 13,5 Prozent im Rekordjahr 2023 und 11,4 Prozent in 2024 setzt sich der leichte Abwärtstrend der Wachstumsraten damit fort. Zugleich bleibt festzuhalten: Mit robusten, zweistelligen Raten wächst der HR-Tech-Markt weiterhin deutlich überproportional zur Gesamtwirtschaft. Das bestätigt auch die aktuelle Konjunkturbefragung von Worktech Advisory nochmal für das laufende Jahr: Rund 68 Prozent der Anbieter steigerten ihre HR-Umsätze im ersten Quartal 2026 um mehr als fünf Prozent gegenüber dem Vorjahresquartal, ein Viertel sogar um mehr als 20 Prozent. Suiten bleiben im Vorteil Wer die Top-25-Zahlen nach Portfolio und Zielgruppen aufschlüsselt, erkennt ein differenziertes Bild: Suite-Lösungen wuchsen 2025 mit 11,9 Prozent weiterhin schneller als spezialisierte Point Solutions mit 8,4 Prozent. Der Grund bleibt ähnlich wie im Vorjahr: In wirtschaftlich unsicheren Zeiten bevorzugen Unternehmen integrierte Gesamtpakete, die günstiger sind als die Summe vieler Einzeltools, auch wenn sie in der fachlichen Tiefe nicht immer mithalten können. Suite-Anbieter nutzen Zukäufe von Lohnunion und Blink.it, die das Wachstum spürbar beschleunigten, ins Ranking zurück. Neuzugänge im Ranking und Positionsverschiebungen Neu in den Top 25 ist neben Veda gerade auch aufgrund des starken Wachstums Ingentis aus Nürnberg (Spezialist für Organisationsdesign & Analytics, plus 33,3 Prozent), die im August 2025 auch die Mehrheitsübernahme durch die Carlyle Group bekannt gaben. Mit der Humera Group ist eine weitere integrierte „NextEra“-HR-Suite auf Basis von Dataglobal, Gecosoft, Perbit, Vysoft und Windream neu im Ranking. Dafür verlassen GIP (trotz starkem Wachstum von 17,8 Prozent), GFOS und die VRG Gruppe die Liste. Spannend zu beobachten ist auch der Tausch von P&I und Datev an der zweiten Stelle des Rankings. Bereits seit 2022 beeindruckt P&I mit konstanten organischen Wachstumsraten rund um die 20 Prozent und hat mit den Umsätzen nun das Personalwirtschafts-Geschäft der Datev trotz eines durch die Einführung von Datev Personal gesteigerten Wachstums eingeholt und überholt. Auch Rexx Systems und HR Works erzielen wie in Vorjahren ein primär organisch getriebenes Wachstum von über 15 Prozent und können so ihre Position im Ranking weiter verbessern. Bei Personio wird für 2025 mit einem weiteren Rückgang des prozentualen Wachstums auf circa 21 Prozent gerechnet. Die Payroll-Lösung zeigt nicht zudem ihren Kundenzugang, um durch organische Portfolio-Erweiterungen und Zukäufe zusätzliche Module zu monetarisieren und Wechselrisiken zu senken. Das Muster bestätigt sich auch mit Blick nach vorn: In der Konjunkturbefragung Frühjahr 2026 zeigt sich ein „Markt der zwei Geschwindigkeiten“ zwischen Geschäftsmodellen. 67 Prozent der inte- grierten Suite-Anbieter rechnen für 2026 mit zweistelligem Wachstum, keiner erwartet Stillstand. Bei Point Solutions sind es 55 Prozent, bei reinen Payroll-Anbietern erwartet jeder Fünfte ein zweistelliges Wachstum, aber auch jeder Fünfte ein Nullwachstum: Die Befragung zeigt eine Zweiteilung des Marktes – auch ein Zeichen der aktuellen Konsolidierungsphase. Investoren und Konsolidierer prägen den Markt 2025 war zugleich erneut ein starkes Jahr für HR-Tech-M&A: Allein im dritten Quartal zählten Branchenbeobachter mehr als 100 Transaktionen in Europa. Haupttreiber waren Portfolioerweiterungen etablierter Suite-Anbieter (nahezu immer mit Investoren-Unterstützung), der Zugang zu schwer erschließbaren Marktsegmenten sowie Zukäufe von KI-nativen Teams. Innerhalb der Top-25-Liste sorgten gleich mehrere Anbieter für Bewegung. Die Infoniqa Gruppe wuchs dank der Zukäufe BRZ, Perview und Hamburger Software um 42,9 Prozent und geht mit neuer Führung mit SAP-Hintergrund ins Jahr 2026. Auch die Veda Group kehrt unter anderem durch die Quelle: W orktech Advisory
12 HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 Rang Unternehmen Umsatz 2025 in Mio. € Umsatz 2024 in Mio. € Veränd. in Mio. € Veränd. in % Anbietergruppe Veränderung im Ranking 1 SAP SE * 544,3 499,6 44,7 8,9% ERP 2 P&I AG 344,2 293,0 51,2 17,5% HR 3 Datev eG 331,2 309,2 22,0 7,1% Outsourcing 4 Personio * 205,8 170,1 35,7 21,0% HR 5 Atoss Software GmbH 177,7 160,8 16,9 10,5% HR 6 ADP Employer Services GmbH * 133,9 128,1 5,8 4,5% Outsourcing 7 Haufe Group 115,6 112,8 2,8 2,5% ERP 7 SD Worx 115,6 112,0 3,6 3,2% Outsourcing 9 Infoniqa Gruppe ** 112,3 78,6 33,7 42,9% HR 10 Workday GmbH * 105,1 88,3 16,8 19,0% ERP 11 Interflex Datensysteme GmbH 99,6 93,8 5,8 6,2% HR 12 Oracle * 89,1 89,6 -0,5 -0,6% ERP 13 Sage GmbH * 79,3 73,4 5,9 8,0% ERP 14 Rexx Systems GmbH 68,8 59,2 9,6 16,3% HR 15 Softgarden E-Recruiting GmbH *** 60,2 61,7 -1,5 -2,4% HR 16 Peras GmbH 52,4 47,0 5,4 11,5% Outsourcing 17 HR Works Gruppe 43,3 37,4 5,9 15,8% HR 18 Zalaris Deutschland GmbH 42,8 39,7 3,1 7,9% HR 19 AKDB 33,9 32,2 1,7 5,4% HR 20 Isgus GmbH * 32,5 31,9 0,5 1,6% HR 21 Atoria Gruppe 31,4 32,9 -1,5 -4,6% HR 22 Perbility Group 31,1 29,0 2,1 7,2% HR 23 Veda Group **** 27,1 20,6 6,5 31,6% HR (neu) 24 Ingentis 26,8 20,1 6,7 33,3% HR (neu) 25 Humera Group ***** 26,7 23,1 3,6 15,6% HR (neu) Summe 2930,7 2644,2 286,5 10,8% Überblick: Die umsatzstärksten Anbieter für HR-Software in der DACH-Region in 2025 Quelle: Worktech Advisory * Schätzung Worktech Advisory GmbH ** Zusammenschluss der Infoniqa, BRZ Deutschland, Perview Systems, Hamburger Software *** S oftgarden-Umsatz umfasst SaaS- und Media-(Multiposting-)Geschäft; SaaS wuchs, Media ging zweistellig zurück **** Zusammenschluss der Veda, Lohnunion und Blink.it ***** Basis der integrierten HR-Suite sind unter anderen die Softwarelösungen dataglobal, Gecosoft, Perbit, Vysoft und Windream. Aufgrund fehlender öffentlich zugänglicher Informationen wurden einige Unternehmen (zum Beispiel IBM und Microsoft) in der Übersicht nicht berücksichtigt.
13 Ranking Anbieter KI-Copiloten über Schnittstellen (MCP) für Kundensysteme integrierbar und bindet künftig auch kundenspezifisches Kontextwissen ein. Internationale Anbieter zwischen Ambition und Akzeptanz Im Enterprise-Segment bauen internationale Anbieter wie SAP Successfactors, Workday, ADP, Oracle und Dayforce ihre Marktanteile über globale Bestandskunden weiter aus. Workday wuchs 2025 um rund 19 Prozent und dürfte mit „Workday Go“, das ab Februar 2026 gezielt im deutschen Mittelstand ausgerollt wird, einen weiteren Wachstumshebel erhalten. Im Mittelstands- und KMU-Segment behaupten sich lokale Anbieter weiterhin gut. Datenschutz und tief integrierte, auf DACH zugeschnittene Prozesse bleiben ihr Wettbewerbsvorteil. Aber auch hier buhlen mit Factorial (gerade im Juni Bekanntgabe einer $150M Finanzierungsrunde mit Fokus DACH), Hi Bob, Deel, Tellent und Rippling zahlreiche internationale Anbieter um Kunden im deutschsprachigen Raum. Wachstums-Champions unterhalb der Top 25 Neben dem Ranking lohnt der Blick auf Anbieter, die aufgrund fehlender Umsatzveröffentlichung oder noch zu geringer Größe nicht in der Top-25-Liste stehen, aber mit überdurchschnittlichem Wachsdie erhoffte Wachstumskurve. Mit weiteren Entlassungen lag der Fokus Ende 2025 strategisch auf dem Erreichen der Gewinnzone Ende des ersten Quartals 2026. Venture Capital: DACHFrühphase bleibt gefragt Neben M&A blieb 2025 auch das Venture-Capital-Interesse an jungen DACHHR-Tech-Anbietern hoch, wenn auch mit kleineren Tickets als in vorherigen Boomjahren. Das mit Abstand größte Einzelticket im weiteren Work-Tech-Umfeld sicherte sich im März die Berliner Plattform Amboss mit 240 Millionen Euro – allerdings für die ärztliche Fort- und Weiterbildung und damit außerhalb des UnternehmensHR-Markts. Unter den Kernanbietern sammelte das Frontline-Tool Flip im Mai eine auf 28 Millionen US-Dollar aufgestockte Series-A-Runde ein für KI-Funktionen für Deskless Workers. Das Schweizer Workplace-Startup Deskbird holte 23 Millionen US-Dollar Series B, der Compliance-Trainingsanbieter Doinstruct 16,5 Millionen Euro Series A, das Spesen-Startup Circula eine auf 15 Millionen Euro erweiterte Series A und das Zeiterfassungs-Startup Clockin zehn Millionen Euro Series A. Auffällig: Investoren fokussieren sich auf Tools für Frontline- und Deskless-Workforces sowie Workplace-Management. KI verändert die Geschäftsmodelle der Anbieter Neben der Konsolidierung ist Künstliche Intelligenz der zweite große Umbruchtreiber im Markt – nicht nur in den Produkten, sondern auch in den Geschäftsmodellen der Anbieter selbst. Laut Konjunkturbefragung planen 70 Prozent der Anbieter, ihr dominantes Preismodell in den kommenden 24 Monaten zu verändern: 35 Prozent wollen stärker nutzungsbasiert abrechnen, 30 Prozent planen ihr Pricing um eine separate KI- oder Agenten-Gebühr zu ergänzen. Die größten Veränderungen durch KI-Agenten erwarten die Anbieter in wissens- und kommunikationsintensiven Bereichen wie Recruiting (68 Prozent), Corporate Learning (65 Prozent) und Performance Management (52 Prozent) – deutlich weniger in regulierten Kernprozessen wie Core HR (29 Prozent) oder Employee Benefits (23 Prozent). Auch einzelne DACHAnbieter positionieren sich hier sichtbar: Die Haufe Group etwa macht wie einige tum auf sich aufmerksam machen. An der Spitze liegt dabei Dayforce (Markteintritt in DACH in 2020) und B-ite Software, das mit knapp 20 Prozent Umsatzwachstum kräftig zulegt und sein Portfolio bewusst über die ursprüngliche Recruiting-Nische hinaus erweitert. Staffbase, Flip und Beekeeper bearbeiten mit zunehmender Umsatzgröße das an HR angrenzende Themenfeld der Mitarbeiterkommunikation mit Fokus auf Frontline Workers. Zvoove baute sein Workforce-Management-Portfolio 2025 mit mehreren europäischen, aber auch Zukäufen in Deutschland weiter aus. Abacus Research (Wachstum von 11,3 Prozent) als führender Payroll-Anbieter der Schweiz, Guidecom (mit beeindruckendem Gruppenwachstum von über 30 Prozent auf 45M Euro) und Aconso (mit der jüngst verkündeten Übernahme von Centric), Embrace oder Escriba bleiben Kandidaten für einen künftigen Listenplatz im HR Software Ranking. JENS BENDER ist ein unabhängiger HR-Analyst und Berater für den HRTech-Markt. Der Geschäftsführer von Worktech Advisory übernahm das HRSoftware-Ranking von Wolfgang Witte. Hintergrund: HR-Umsatz als zentrale Kennzahl für das Ranking Die Umsatzinformationen für die Analyse von Worktech Advisory basieren – wie in den Vorjahren – auf Daten aus Geschäftsberichten, Bilanzveröffentlichungen, Pressemeldungen und Selbstauskünften der Unternehmen. Führende Kennzahl für die Einordnung im Ranking ist erneut der HR-Umsatz in der DACH-Region. Anbieter, die keine Umsatzzahlen für den HR-Bereich veröffentlichen und auch nicht zu Selbstauskünften bereit sind, wurden von Worktech Advisory auf Basis der in den Vorjahren verwendeten Methodik geschätzt. Für Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr erfolgt eine Hochrechnung auf das Kalenderjahr. Abacus Research, Microsoft, Cornerstone, UKG und Dayforce werden auch 2025 nicht in der Top-25Liste geführt, da keine ausreichenden Informationen für eine Bewertung vorlagen – obwohl einzelne dieser Anbieter vermutlich über der Aufnahmeschwelle liegen. Die meisten gelisteten Anbieter haben ihren Hauptsitz in der DACH-Region; gerade im Konzernsegment spielen aber auch internationale Anbieter eine wichtige Rolle, deren lokaler HR-Umsatz vielfach nur über Schätzungen zu ermitteln ist.
14 HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 Foto: 2026 d.vinci HR-Systems GmbH / Foto: Julian Synowski Interview Daniela Furkel „ Damit der Invest auch einen Return liefert“ Personalmagazin: Frau Rahn, warum fällt es vielen Unternehmen schwer, geeignete HR-Kennzahlen zu erheben und daraus zukunftsgerichtete Entscheidungen abzuleiten? Nina Rahn: Das hat mehrere Ursachen. Erstens gab es in der Vergangenheit keinen großen Leidensdruck: Wenn Stellen besetzt werden konnten, war der Anreiz gering, Prozesse systematisch datenbasiert zu analysieren oder deren Wirtschaftlichkeit zu hinterfragen. Zweitens blieb die Nutzung bislang eher oberflächlich. Die meisten Unternehmen erheben, wie viele Bewerbungen eingehen, wie viele Mitarbeitende eingestellt und wie viele Absagen erteilt werden. Doch nur wenige fragen weiter: Was bedeutet das? An welchen Stellen gibt es Hebel für Veränderungen? Betrifft das alle Unternehmensgrößen? Unsere Kunden kommen vor allem aus dem größeren Mittelstand. Und dort stellen wir häufig fest, dass von HR und Recruiting bislang nicht erwartet wurde, Prozesse wirklich datenbasiert zu steuern. In erster Linie reagiert das Recruiting auf interne Anforderungen und sorgt dafür, dass prozessual das Beste daraus gemacht wird, eine datenbasierte Steuerung findet jedoch selten statt. Das ist auch nicht trivial: Es müssen Kompetenzen aufgebaut werden und datengetriebenes Arbeiten muss kulturell und strukturell verankert und in Verantwortlichkeiten übersetzt werden. Wichtig ist auch: Es gibt nicht das eine Setup an Daten, das für alle Unternehmen passt. Deshalb muss jedes Unternehmen für sich herausfinden, welche Daten relevant sind und was ausgewertet werden soll. Das erfordert viel Vorarbeit und solange der Leidensdruck fehlt, wird das nur selten angegangen. Viele Arbeitgeber investieren verstärkt in HR-Technologien, aber nur wenige nutzen ihre Daten, erheben geeignete KPIs und überführen diese in fundierte Entscheidungen. Woran das liegt und weshalb im Recruiting Kennzahlen besonders relevant sind, sagt Nina Rahn. Nina Rahn ist seit 2005 für D.Vinci tätig und übernahm vor zehn Jahren die Geschäftsführung des von ihrem Vater gegründeten Softwareunternehmens.
15 Datenqualität Kann KI dabei helfen, die datenbasierte Personalarbeit besser umzusetzen? Wenn das Unternehmen eine schlechte Datenbasis hat, werden die Ergebnisse mit KI genauso schlecht oder sogar schlechter. Wir haben einige Versuche durchgeführt, die das bestätigen. Prinzipiell kann KI bei zwei Dingen helfen: Auffälligkeiten und Muster in großen Datenmengen erkennen sowie Anwenderinnen und Anwender dabei unterstützen, sich nicht in die Tiefe der Reports eingraben zu müssen. Der KI können Fragen in natürlicher Sprache gestellt werden, zum Beispiel: „Gib mir die Quality of Hire aus dem letzten Quartal aus“. Das ist viel einfacher als sich zu überlegen, welche Excel-Formeln erstellt werden müssen. Der natürlich-sprachliche Zugang zu Daten ist eine echte Chance, Datenanalyse breiter im Unternehmen zu verankern. Das entbindet Unternehmen aber nicht davon, sich eine solide Datenbasis aufzubauen. Und dafür werden immer noch Menschen benötigt, die das in der Tiefe können. Müssen Personaler mehr Datenkompetenz mitbringen als früher? Im Grunde gilt das nicht nur für HR, sondern für alle WhiteCollar-Bereiche: Sie sollten über eine grundlegende Kompetenz im Umgang mit Daten verfügen. Personaler müssen keine Data Analysts werden, aber sie benötigen eine grundlegende Data Literacy – eine Mündigkeit, mit Daten umzugehen, Zahlen zu lesen und kritisch zu betrachten. So wie heute kaum noch jemand sagen kann: „Mit Tech möchte ich nichts zu tun haben“, müssen Personaler eine Grundbereitschaft haben, mit Daten zu interagieren – und zwar, um ohne Abhängigkeit von Zulieferern und Dienstleistern in der Lage zu sein, bessere Entscheidungen zu treffen. Diese Autonomie in HR halte ich für entscheidend, um schneller und besser zu werden. Zudem sind Daten ein wirksamer Türöffner, um Veränderungen anzustoßen und neue Perspektiven in die Organisation einzubringen. Ist Data Literacy im Recruiting wichtiger als in anderen HR-Bereichen? Das Thema ist grundsätzlich in allen HR-Bereichen relevant, aber im Recruiting ist seine Bedeutung aus meiner Sicht besonders hoch und der Wunsch nach wirtschaftlicher Betrachtung ist besonders ausgeprägt. Der Zeit- und Handlungsdruck ist hier groß: Unternehmen müssen offene Vakanzen möglichst schnell und zugleich bestmöglich besetzen. Hinzu kommt, dass externe Kosten im Recruiting eine deutlich größere Rolle spielen als in vielen anderen HR-Bereichen. Zwar entstehen auch dort Kosten, im Recruiting sind diese jedoch besonders sichtbar – etwa durch Budgets für Jobbörsen und Headhunter oder durch Umsatzverluste infolge unbesetzter Stellen. Gleichzeitig lassen sich die Stellschrauben im Recruiting schneller justieren als in anderen HR-Feldern. Ich glaube, hier ist der Druck größer, Prozesse und Maßnahmen genau zu analysieren, um einen sinnvollen Nutzen zu schaffen und sicherzustellen, dass der Invest auch einen Return liefert. Dadurch, dass das Recruiting an der Schnittstelle zum Bewerbermarkt steht, stehen messbare Datenpunkte zur Verfügung. Wenn der Recruiting-Funnel sinnvoll aufgebaut und gestaltet ist und die eingesetzten Tools richtig genutzt werden, lassen sich, ähnlich wie im Marketing, an vielen verschiedenen Punkten Daten gewinnen, die wertvolle Hinweise für Optimierungsmöglichkeiten liefern. Was sind KPIs, die das Recruiting wirklich voranbringen? Wir orientieren uns an der Quality of Hire, also daran, wie erfolgreich eine Einstellung war: Wie performt der neue Mitarbeiter, die neue Mitarbeiterin nach zwölf Monaten? Die Kennzahl ist nicht leicht zu erheben und es müssen verschiedene Systeme miteinander verknüpft werden. Es reicht nicht, nur den Recruiting-Prozess bis zur Einstellung zu betrachten – auch der Employee Life Cycle muss auf Datenebene einbezogen werden. Aber diese Zahl ist sehr aussagekräftig und nachhaltig. Denn am Ende geht es nicht darum, eine Stelle irgendwie zu besetzen. Es ist auch nicht die Zielsetzung, möglichst viele Bewerbungen zu erhalten. Vielmehr geht es darum, dass der Mensch, den man einstellt, im Unternehmen seine Leistung wirklich entfalten kann. Gibt es weitere relevante Kennzahlen? Einfach zu erheben, aber nur selten betrachtet werden die Conversion Rates zwischen den einzelnen Bewerbungsphasen: Wo verlieren wir Kandidatinnen und Kandidaten im Prozess? Sind wir zu langsam? Machen wir an bestimmten Stellen einen schlechten Job? Auch die Source Quality ist wichtig. Jobbörsen, Active Sourcing, Headhunter et cetera kosten erheblich. Die entscheidende Frage ist, welcher Kanal diejenigen liefert, die im Recruitingprozess weit kommen oder sogar eingestellt werden – also nicht nur die Quantität, sondern die Qualität. Eine weitere Kennzahl ist die Costper-Hire: Was kostet eine Einstellung? Das wissen viele nicht. Auch die Frühfluktuation ist aufschlussreich. Es gibt Unternehmen, die eine hohe No-Show-Rate am ersten Arbeitstag haben. Das ist ein deutliches Warnsignal. Wer sich all diese Kennzahlen anschaut, hat eine gute Indikation, wo Stellschrauben sind. Sie lassen sich oft zügig drehen, aber man muss wissen, wo. Laut einer Studie von Bearing Point fehlt knapp einem Drittel der Unternehmen eine systematische Datenintegration oder ein konsistentes Reporting. Liegt es daran, dass die einzelnen Systeme nicht richtig miteinander kommunizieren? Nach meiner Erfahrung gibt es zahlreiche Anbieter und Systeme, die wirklich gut darin sind, Daten bereitzustellen, auch in strukturierter, normierter Form. Doch es gibt auch Anbieter, die ihre Daten stark abschotten und darauf achten, dass Auswertungen nur in ihrem System stattfinden. Das erschwert eine übergreifende Betrachtung und kann nicht die Zukunft sein, weil Unternehmen ein gesamtheitliches Reporting aufbauen müssen. Doch nicht immer liegt es daran, dass die Systeme nicht miteinander kommunizieren, wenn Unternehmen an einer ganzheitlichen Auswertung von HR-Daten scheitern. Oft ist es eine organisatorische Frage: Wer verantwortet, dass die Systeme zusammenkommen? Wer darf das alles sehen? Also verhindert die funktionale Aufteilung von HR in Recruiting, Lohn und Gehalt et cetera, dass die Daten zusammengeführt werden? Genau. Jeder Bereich hat seine eigenen Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte, aber ein übergreifender Blick auf die Daten fehlt. Unsere Erfahrung ist, dass Unternehmen, die ein systematisches, übergreifendes HR-Reporting haben, über ein kleines, übergeordnetes Team verfügen, das relativ wenige Einschränkungen in der Sicht hat. Sie bringen alle Daten zusammen und dürfen auch sehr viel sehen. Das muss man in Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sauber regeln. Das darf nicht unterschätzt werden.
16 HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 Bei der Digitalisierung von RecruitingProzessen besteht nach wie vor erhebliches Potenzial. Das zeigt sich zum Beispiel bei den Mitarbeiterempfehlungsprogrammen. Zwar setzen inzwischen 59 Prozent der Unternehmen solche Programme ein (plus 16 Prozent im Vergleich 2025), aber die meisten arbeiten dabei mit manuellen Lösungen wie Excel. Nur elf Prozent der befragten Unternehmen nutzen digitale Systeme für Mitarbeiterempfehlungen, trotz klarer Effizienz- und Professionalisierungsvorteile. Das ermittelte die Studie „Recruiting Trends 2026“ im Auftrag von Jobcluster. Die Studie betrachtete auch den Einsatz von Bewerbermanagementsystemen. Hier zeigt sich ein ähnliches Bild: 82 Prozent der Unternehmen haben ein Bewerbermanagementsystem installiert, aber 18 Prozent setzen weiterhin auf manuelle Prozesse mit Excel und Co. Mehr als zwei Drittel dieser Firmen (69 Prozent) planen auch in nächster Zeit keine Einführung einer Recruiting-Software, trotz der Vorteile für Effizienz, Transparenz, Datenschutz und Candidate Experience. Die meisten davon sehen einfach keine Notwendigkeit für eine Software (46 Prozent), viele halten auch die Kosten für zu hoch (27 Prozent) oder haben keine Ressourcen dafür (19 Prozent). Nur wenige der Befragten (jeweils acht Prozent) geben an, ein Bewerbermanagementsystem sei zu kompliziert oder sie hätten kein passendes System gefunden. Auch beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz besteht starke Zurückhaltung in den Recruiting-Bereichen. 68 Prozent der befragten Unternehmen geben an, aktuell keine KI-Lösungen zu nutzen. Der Anteil aktiver Nutzer ist laut den aktuellen Studienergebnissen sogar leicht rückläufig und liegt bei 31 Prozent (Vorjahr: 34 Prozent). Wird KI eingesetzt, beschränkt sich dies überwiegend auf unterstützende Anwendungen, etwa bei der Texterstellung oder im Kampagnenmanagement für Social-Media-Recruiting. Die Umfrage zeigt weiter: Die Bedeutung von HR-Kennzahlen nimmt zu. 86 Prozent der Unternehmen erheben entsprechende Daten (plus fünf Prozent). Allerdings erfolgt die Datenerfassung in der Hälfte der Fälle manuell, während nur 36 Prozent der Firmen auf automatisierte, digitale Lösungen zurückgreifen. Viele wollen weder Software noch KI Digitales Recruiting Bild: Nina Lemm / @art_and_intelligence
17 Out of the box Rund um die Ausbildung hat sich innerhalb weniger Jahre ein eigenständiges Technologie-Ökosystem entwickelt, stellte das Portal Ausbildung.de fest, das seit 2023 den deutschen Azubi-Tech-Markt kartographiert. Seitdem hat die Anzahl der Player stark zugenommen, insbesondere im Recruiting. „Noch spannender als das Wachstum ist die Verschiebung dahinter“, kommentiert Geschäftsführer Felix von Zittwitz: „Recruiting entwickelt sich weg von reiner Reichweite hin zu Passungslogiken. Der Markt entfernt sich zunehmend von klassischen Jobanzeigen hin zu Lösungen, die Bewerberqualität, Cultural Fit und Conversion optimieren.“ 10 Wochen dauert die Time-to-Hire im Durchschnitt – eineinhalb Wochen länger als im Herbst 2025. Obwohl sich viel mehr Menschen bewerben als im Vorjahr, sind die Bewerbungen weniger zielgerichtet. 44 Prozent der Jobsuchenden zielen auf ein breiteres Spektrum an Rollen ab, 38 Prozent bewerben sich auf mehr Stellen als bisher. Das macht es schwieriger, die Richtigen herauszufiltern. Quelle: Stepstone: Hiring Trends Update Frühling-Sommer 2026 Bewerber setzen auf KI, HR bleibt skeptisch KI verändert die Recruiting-Prozesse auf beiden Seiten des Arbeitsmarkts, allerdings unterschiedlich schnell: Während die meisten Bewerberinnen und Bewerber KI selbstverständlich für Unterlagen und die Vorbereitung auf Gespräche nutzen, befinden sich viele Unternehmen noch in einer frühen Phase des KI-Einsatzes. Sie sehen den Vorteil von KI vor allem in der Unterstützung bei administrativen Aufgaben (52 Prozent) oder erwarten eine Zeitersparnis bei der Vorauswahl von Bewerbungen (45 Prozent). Sie erwarten also vor allem Entlastung im Arbeitsalltag, sehen aber weniger strategische Einsatzmöglichkeiten. Das zeigt eine Yougov-Umfrage im Auftrag von Tellent, für die 390 Stellensuchende und 271 HR-Mitarbeitende befragt wurden. Laut dieser Studie haben nur sieben Prozent der befragten Unternehmen KI fest in ihre Recruiting-Tools integriert. Gleichzeitig testen viele Arbeitgeber entsprechende Funktionen oder suchen nach geeigneten Lösungen (35 Prozent). 29 Prozent setzen noch keine Form von KI im Recruiting ein. Recruiting Employer Branding Retention AzubiAdministration Azubi-Recruiting wird zum Tech-Thema 43 17 20 11 Quelle: Ausbildung.de 2023 2026 Anzahl der Player auf dem deutschen Azubi-Tech-Markt 94 43 39 18
HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 18 Ein Jahr KI – eine Bilanz Von Markus Vollerthun und Ellada Kesidou Das Sicherheitsunternehmen VD Mayr stellt rund 600 neue Mitarbeitende pro Jahr ein – das Recruiting kam an seine Grenzen. Mithilfe einer KI-Lösung sollten Kapazitäten freigesetzt und mehr Kandidatenfreundlichkeit ermöglicht werden. Nach einem Jahr zieht das Unternehmen Bilanz. Die Sicherheitsbranche beschäftigt in Deutschland rund 270.000 Menschen. Das Münchener Traditionsunternehmen VD Mayr ist eine lokale Größe in dieser Branche und arbeitet zum Beispiel für einen bekannten Automobilhersteller und einen Bundesligaverein. Das Unternehmen beschäftigt aktuell rund 1.500 Personen. Branchenbedingt ist die Fluktuation hoch. Zudem will das Unternehmen wachsen, ohne zusätzliche Kapazitäten in der Recruitingabteilung aufbauen zu müssen – auch vor dem Hintergrund der starken saisonalen Schwankungen beim Personalbedarf. Aktuell stellt das Unternehmen rund 600 Mitarbeitende pro Jahr ein. Damit kommen die Kapazitäten der Recruitingabteilung an ihre Grenzen. Deshalb hat man im April 2025 die KILösung Paul’s Job eingeführt. Das Ziel: Mehr Kapazitäten im Prozess ohne zusätzliche Manpower, mehr Kandidatenfreundlichkeit und eine sachliche Prüfung von Anforderungsstandards. Bewerbung per Whatsapp Zum Sourcing nutzt VD Mayr Indeed, Social Media und die eigene Karriereseite. Zwar können Jobsuchende noch den klassischen Weg per Formularbewerbung wählen, die meisten entscheiden sich jedoch aktuell für Whatsapp. Um den Prozess anzustoßen, reicht es für Kandidaten aus, eine Frage nach einem Job zu stellen. Lebenslauf oder Anschreiben sind nicht nötig. Den Rest übernimmt mittlerweile die „Paul“ genannte KI. Die KI prüft die formalen Kriterien Dieser „Rest“ ist nicht trivial. Das Unternehmen rekrutiert von Aushilfen im Eventbereich bis hin zu qualifizierten Sicherheitsmitarbeitenden, geprüften Schutz- und Sicherheitskräften, Schichtleitern oder Objektschützern. Je nach Einsatzbereich sind
19 Recruiting unterschiedliche Voraussetzungen zu erfüllen: Für einfache Tätigkeiten kann beispielsweise die Bereitschaft zur Unterrichtung nach § 34a GewO ausreichen; für andere Positionen sind eine IHK-Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, einschlägige Berufserfahrung oder weiterführende Qualifikationen erforderlich. Hinzu kommen Anforderungen wie Deutschkenntnisse, Zuverlässigkeit, Schichtbereitschaft und ein einwandfreies Führungszeugnis. Paul fragt diese Themen im Dialog ab und lässt nicht eher nach, bis alle Informationen vorhanden sind. Ein manuelles Nachfassen ist in diesem Prozess nicht notwendig. Im Median hat Paul die Bewerberunterlagen innerhalb von neun Minuten vervollständigt und erstellt anhand der informellen Anfrage einen strukturierten Datensatz mit Unterlagen. Fehlen den Bewerberinnen und Bewerbern die formalen Voraussetzungen, empfiehlt Paul dem Recruiting, eine Absage zu versenden. Paul ist dabei rund um die Uhr aktiv – auch am Wochenende und nachts. Seine Einsatzzeiten lassen sich flexibel und unkompliziert an individuelle Anforderungen anpassen. Eine vorurteilsfreie Vorauswahl ist dem Unternehmen sehr wichtig. 51 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber für Sportevents haben zum Beispiel einen internationalen Hintergrund. Die KI überprüft das B2-Niveau der Sprachkenntnisse in LiveInterviews mit den Kandidatinnen und Kandidaten, denn die Selbsteinschätzung von Sprachkenntnissen weicht häufig stark von der tatsächlichen Sprachkompetenz ab. Paul prüft nur, ob ein B2-Niveau vorhanden ist. Herkunft und Akzente sind der KI ebenso egal wie die jeweilige Akzentfärbung der Sprechenden. Menschen erledigen die qualifizierte Auswahl Am Ende dieses Prozesses steht eine qualifizierte Vorauswahl. Die eingereichten Unterlagen sowie Aufzeichnungen von Live-Interviews werden vom Recruiting geprüft. Die endgültige Entscheidung über die Bewerbung liegt also weiterhin bei den Menschen. Sollte die qualifizierte Vorauswahl positiv ausfallen, folgt der nächste Schritt: Paul vereinbart Termine mit den Bewerberinnen und Bewerbern. Es gibt dann noch ein einziges Gespräch vor Ort. Der Anteil der Bewerberinnen und Bewerber, denen nach einem Vor-Ort-Gespräch noch abgesagt wird, ist gering. Die KI-gestützte Bewerber-Vorqualifizierung arbeitet verlässlich. Da bei den meisten Bewerbungen benötigte Informationen fehlen, geht Paul diese Lücken aktiv an. 90 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber schließen den kompletten, von Paul betriebenen Screening-Prozess ab. Damit das verlässlich funktioniert, war eine intensive Trainingsphase bei der Einführung der KI notwendig: Paul wurde nicht von Anfang an autonom auf die Bewerbenden losgelassen. In den ersten Monaten musste jede Antwort von Menschen freigegeben werden. Die KI wurde immer wieder überprüft, bis Teilprozesse gut funktionierten. Sie wurde nicht nur justiert, sondern auch kulturell angepasst. Es fand sozusagen ein monatelanges „Onboarding“ von Paul statt, bei dem das Engagement des Recruitingteams eine Schlüsselrolle spielte. Akzeptanz im Unternehmen Die Einführung der KI-Lösung wurde im Unternehmen von Anfang an eng durch das Recruitingteam begleitet, das die KI zu „seinem Projekt“ machte. Es brachte aktiv Ideen für die Weiterentwicklung der Lösung ein und gestaltete den Einsatz der KI auf diese Weise mit. Während der Implementierungsphase wurde deutlich, dass sich die Technologie gezielt an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Besonders wichtig war dabei die unterstützende Rolle der KI: Sie übernimmt repetitive und zeitintensive Aufgaben, während die finale Entscheidung über Bewerbungen weiterhin bei den Recruiterinnen und Recruitern liegt. Dadurch wurde das Team spürbar entlastet und konnte sich stärker auf die strategischen Aspekte der Personalauswahl konzentrieren. Die KI hat sich als tatkräftige Unterstützung für das Recruiting erwiesen: Heute werden Bewerbungen schneller bearbeitet und neue Mitarbeitende können mit geringerem Zeitaufwand eingestellt werden. Es werden auch deutlich mehr Menschen eingestellt, obwohl das Unternehmen die Budgets für das Sourcing nicht erhöht hat. Das liegt daran, dass Paul dank niedriger Bewerbungshürden, intensiven Nachhakens bei allen Bewerbungen und dank seiner Konzentration auf die harten Fakten bei der Qualifikation die vorhandenen Kanäle besser ausschöpft. Aktuell werden durch die KI-Unterstützung rund 20 Prozent aller Bewerberinnen und Bewerber eingestellt. Vorher lag diese Quote bei rund fünf Prozent. KI in HR – der nächste Schritt Wegen den positiven Erfahrungen im Recruiting soll die KI auch für weitere HR-Prozesse im Unternehmen eingesetzt werden, um diese zu optimieren. Laut einer aktuellen Studie von Professor Jutta Rump ist das Effizienzpotenzial durch Digitalisierungs- und KI-Prozesse in der Personalverwaltung mit 45 bis 60 Prozent unter allen HR-Funktionen am größten. Daher will VD Mayr die neue KI-Power langfristig auch für Verwaltungsprozesse nutzen, zum Beispiel in der Disposition. Im Vordergrund stehen die Fragen: Was braucht der Kunde? Welche Mitarbeitenden passen dazu? Um die passenden Antworten zu finden, bietet sich ein Matchingprozess an, der sich mit Paul gut optimieren lässt. MARKUS VOLLERTHUN ist Geschäftsführer von VD Mayr. ELLADA KESIDOU ist im Personalbereich von VD Mayr unter anderem zuständig für HR-Operations und Recruiting.
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjc4MQ==