Workforce Management 21 Noch immer planen Unternehmen Arbeitszeiten in ExcelTabellen und kommunizieren die Einsätze per E-Mail oder Whatsapp. Das ist unflexibel und kann teuer werden. Doch bestehende Prozesse einfach zu digitalisieren reicht nicht aus. Warum softwaregestützte Schichtplanung ein strategisches HR-Thema ist. Donnerstagabend, 20.30 Uhr. Eine Nachricht erscheint auf dem Handy: „Morgen Frühdienst statt Spätschicht?“ Für Planer ist das eine einfache Lösung: Der Personalbedarf muss gedeckt sein, damit die Schicht läuft. Für die betroffene Mitarbeiterin beginnt in diesem Moment jedoch ein ganz anderes Kapitel: Wer kümmert sich morgen früh um die Kinder? Muss der Partner seinen Termin verschieben? Ist der Wechsel überhaupt möglich? Auch wenn keine formale Verpflichtung besteht, die Anfrage anzunehmen, ist der soziale Druck in vielen Betrieben real. Solche Situationen sind kein Ausnahmefall. Sie sind in vielen Unternehmen operativer Alltag. Sie machen deutlich, worum es bei der Dienstplanung im Kern geht und was dabei allzu oft aus dem Blick gerät: Arbeitszeit ist Lebenszeit. Ein Dienstplan ist kein neutrales Verwaltungsdokument. Er ist ein direkter Eingriff in die Lebensrealität von Menschen. Weshalb Planungsqualität wichtig ist Die Qualität eines Dienstplans wirkt weit über die Personaleinsatzplanung hinaus. Sie beeinflusst, wie Mitarbeitende ihren Arbeitgeber erleben und ob sie ihm langfristig treu bleiben. Das zeigt sich besonders deutlich an einem Zusammenhang, der häufig falsch interpretiert wird: der wachsenden Teilzeitquote. Die verbreitete Annahme lautet, Mitarbeitende wollten schlicht weniger arbeiten. Die Realität sieht anders aus: Starre Schichtpläne, mangelnde Flexibilität und ständige kurzfristige Änderungen zwingen Menschen dazu, ihre Verfügbarkeit einzuschränken – als Schutzmaßnahme für ihr Privatleben. Wer als Arbeitgeber mehr Vollzeitstellen möchte, muss zuerst besser planen. Darüber hinaus beeinflusst Planungsqualität den Krankenstand, die Produktivität und zunehmend auch die Arbeitgeberattraktivität: Bewerberinnen und Bewerber fragen heute im Vorstellungsgespräch gezielt nach Planungssicherheit und Flexibilität. Eine Studie der Forschungsgruppe um C. Hofer von 2024 belegt, dass Mitarbeitende, die ihre Dienstplanung als unfair erleben, eine dreimal höhere Kündigungswahrscheinlichkeit haben. Gute Dienstplanung ist damit kein HR-Nebenschauplatz. Sie ist ein messbarer Wettbewerbsfaktor. Planung mit Excel, Telefonketten und Bauchgefühl Wie groß der Handlungsbedarf ist, zeigt ein nüchterner Blick in die betriebliche Praxis. In einer Vielzahl der Betriebe dominieren nach wie vor Excel-Tabellen, Telefonketten und Whatsapp-Gruppen. Entscheidungen werden nach Bauchgefühl getroffen, nicht auf Basis von Daten. Planungsfehler entstehen dabei nicht aus böser Absicht, sondern weil die Komplexität der Aufgabe die menschliche Kapazität schlicht übersteigt. Arbeitszeitgesetz, individuelle Verträge, Betriebsvereinbarungen, Qualifikationsprofile, Urlaubswünsche, Fairness-Kriterien, schwankende Bedarfe und kurzfristige Ausfälle – was ein Planer gleichzeitig im Kopf haben müsste, ist manuell nicht fehlerfrei beherrschbar. Viele Unternehmen bewegen sich damit rechtlich in einer Grauzone, ohne es zu bemerken. Die Symptome sind im Betrieb sichtbar: Kurzfristige Änderungen häufen sich, Konflikte um die faire Verteilung von Wochenend- und Nachtdiensten entstehen, Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz – die Deskless Workers – sind von Informationen abgehängt. Planerinnen und Planer verbringen durchschnittlich 20 Stunden pro Monat allein mit administrativen Aufgaben. Viel Zeit, die für Führung und den direkten Austausch mit der Belegschaft fehlt. Was schlechte Dienstplanung kostet All das hat einen konkreten Preis. Überstunden kosten rund 50 Prozent mehr als reguläre Arbeitszeit, Leiharbeit schlägt mit bis zu 70 Prozent Aufschlag zu Buche, und Rekrutierungskosten von 5.000 Euro und mehr pro Neubesetzung multiplizieren sich mit jeder vermeidbaren Kündigung. Eine Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 500 operativen Mitarbeitenden ergibt bei einer Fluktuation von zwölf Prozent, einem Leiharbeiteranteil von drei Prozent und durchschnittlich vier Überstunden pro Person und Monat ein Einsparungspotenzial von über 360.000 Euro jährlich, allein durch bessere, intelligente Planung. Benchmarks aus der Praxis zeigen realistische Größenordnungen: 25 Prozent weniger Überstunden, 30 Prozent weniger Leiharbeit, 50 Prozent weniger Planungsaufwand und drei Prozent weniger Fluktuation sind erreichbare Ziele. Was einen guten Dienstplan ausmacht Den perfekten Dienstplan gibt es nicht, das ist schlichtweg eine Illusion. Kein System der Welt könnte das leisten. Es ist nicht möglich, alle Wünsche zu erfüllen, damit es nie Konflikte oder unzufriedene Mitarbeitende gibt. Ein guter Plan deckt individuell festgelegte Parameter wie Unternehmensinteressen, Servicelevel und Mitarbeiterzufriedenheit bestmöglich unter den gegebenen Rahmenbedingungen ab und ist dabei transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Was Qualität konkret ausmacht, lässt sich in vier Dimensionen beschreiben:
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjc4MQ==