Zeit und Zutritt 29 Die Verlagerung ins Digitale ersetzt nicht nur die Ausgabe vor Ort, sondern senkt auch den Aufwand, der rund um physische Karten entsteht. Kosten fallen vor allem bei der Produktion der Karten an, dem Ersatz und der Rücknahme von Identifikationsmedien. Verliert jemand seine RFID-Karte, muss diese schließlich ersetzt werden. Ähnlich verhält es sich beim Besuchermanagement: Ob gewollt oder ungewollt – oftmals behalten Externe nach dem Besuch ihre Zutrittskarte als Souvenir. An dieser Stelle entlasten Mobile Credentials den Empfang, weil der klassische Ausgabe- und Rücknahmeprozess entfällt. Zugleich punkten sie bei Folgebesuchen: Sind die Daten einmal im System hinterlegt, lässt sich der digitale Besucherausweis ohne großen weiteren Aufwand reaktivieren. Von Ausweis bis Zeiterfassung Der Nutzen mobiler Ausweise endet nicht an der Tür, sondern greift auch auf interne Prozesse über. Entscheidend ist, dass Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Besuchermanagement zusammenspielen. Erst dann entsteht ein Mehrwert, der über die reine Digitalisierung der Karte hinausgeht. Wer an mehreren Standorten arbeitet, profitiert von einer Lösung, die Berechtigungen standortübergreifend steuert und – als Multi-Credential-Management – unterschiedliche Medien zusammenführt. Wer das Smartphone am Terminal für Zeiterfassung und Zutritt gleichermaßen nutzt, bündelt beide Vorgänge in einem einzigen Medium. Sicherheit und Datenschutz Bei richtiger Konfiguration durch PIN, Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Wischmuster können Mobile Credentials sicherer sein als klassische Ausweise. Im Gegensatz zur Plastikkarte greifen diese Sperren, sobald das Gerät verloren geht. Der Ausweis liegt zudem verschlüsselt auf dem Gerät; erst das Lesegerät im Terminal prüft beim Buchen, ob eine gültige Berechtigung vorliegt. Dennoch machen Mobile Credentials Sicherheit nicht automatisch besser, sondern verlagern diese vielmehr. Aus der Plastikkarte wird ein Endgerät mit Betriebssystem, Apps und Nutzerverhalten. Geräteverwaltung, Updates, verlorene Geräte und Phishing müssen deshalb von Anfang an im Sicherheitskonzept berücksichtigt werden. Mobile Credentials sind mehr als eine Komfortfrage, ändern mit Blick auf das Datenschutzrecht jedoch weniger, als viele annehmen. Ob Plastikkarte oder Smartphone – sobald ein System erfasst, wer sich wann und wo einbucht, gilt die DSGVO. Die Grundsätze bleiben gleich: nur erforderliche Daten erheben, Zweck und Löschfristen festlegen, Zugriffe beschränken. Neu ist allein die App als datenverarbeitende Komponente auf einem womöglich privaten Gerät – samt der Frage, auf welche Smartphone-Funktionen sie zugreift. Akzeptanz bleibt Voraussetzung Trotz aller Vorteile bleibt ein heikler Punkt. Dieser heißt „Bring Your Own Device“. Nicht alle Beschäftigten wollen ihr privates Smartphone beruflich nutzen, und nicht jedes Unternehmen stellt ein Diensthandy. Wer alle Beschäftigten inkludieren will, muss verlässliche Alternativen vorhalten sowie mobile und physische Ausweise parallel nutzbar machen. Die Teilnahme über Privatgeräte sollte freiwillig bleiben und private Inhalte sollten technisch von den betrieblichen Funktionen getrennt sein. Hinzu kommt: Mobile Credentials bringen zwar spürbare Erleichterung, bleiben aber an das Smartphone gekoppelt. Wer sein Gerät verlegt, beschädigt oder mit leerem Akku dasteht, braucht einen Plan B. Folglich sollten Unternehmen mögliche Recovery-Wege früh definieren – etwa einen klar definierten Sperrprozess für verlorene Credentials, ein Ersatzmedium und einen klaren Ablauf beim Gerätewechsel. Physische Fallbacks, klare Zuständigkeiten und transparente Regeln gehören von Anfang an dazu. Worauf es bei der Anbieterauswahl ankommt Unternehmen, die auf Mobile Credentials umsteigen, sollten bestimmte Fragen priorisieren: Deckt das System den gesamten Berechtigungs-Lebenszyklus ab? Lassen sich Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Besuchermanagement in einem System abbilden und steuern? Funktionieren mobile und physische Ausweise parallel? Sind Berechtigungen standortübergreifend verwaltbar – und gibt es Prozesse für Verlust, Gerätewechsel und Datenschutz? Ein Vorteil entsteht vor allem dann, wenn die Komponenten aus einer Hand kommen, zum Beispiel wenn Zeiterfassung und Zutrittskontrolle über Mobile Credentials in einer Systemplattform zentral verwaltet werden können. Wichtig ist es auch, den Beschäftigten ohne festen Arbeitsplatz, die zum Beispiel im Außendienst oder Homeoffice tätig sind, die Möglichkeit zu bieten, ihre Arbeitszeiten mobil zu erfassen. Solche kombinierbaren Ansätze zeigen, worauf es ankommt: Unterschiedliche Arbeitsrealitäten sollten sich in einem stimmigen Gesamtbild abbilden lassen, statt in Insellösungen zu zerfallen. Zukunft braucht ein Nebeneinander Wallets und Mobile Credentials sind keine Modeerscheinung, sondern Teil einer größeren Entwicklung. Das heißt nicht, dass physische Medien in der Arbeitswelt sofort verschwinden. Denkbar ist vielmehr ein Nebeneinander aus mobilen Ausweisen, klassischen Karten und ergänzenden Apps für bestimmte Beschäftigtengruppen. Ein Wallet allein schafft noch keine digitale Arbeitsorganisation, sondern ist ein Baustein von vielen. Der eigentliche Fortschritt entsteht durch die Frage, wie gut Unternehmen Aspekte wie Identität, Identifikationsmedium, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zusammendenken. Und wichtiger noch: Wie Unternehmen dabei die Menschen mitnehmen, die den digitalen Weg noch nicht gehen können oder wollen. SAMUEL WYSS ist Teamlead Product Management – Access Control bei der Interflex Datensysteme GmbH.
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