35 KI in HR VERLAG Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, D-79111 Freiburg Kommanditgesellschaft, Sitz Freiburg Registergericht Freiburg, HRA 4408 Komplementärin: Haufe-Lexware Verwaltungs GmbH, Sitz Freiburg, Registergericht Freiburg, HRB 5557 Geschäftsführung der Komplementär-GmbH: Dr. Carsten Block, Iris Bode, Frank Enders, Matthias Schätzle, Carsten Schröder, Christian Steiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 812398835 REDAKTION Reiner Straub (Herausgeber), Matthias Haller (Chefredakteur), Nicola de Paoli, (redaktion@personalmagazin.de) FREIE JOURNALISTIN Daniela Furkel REDAKTIONSASSISTENZ Linda Schmidt E-Mail: linda.schmidt@haufe-lexware.com Tel. 0761 898-3172 ABONNENTEN-SERVICE UND VERTRIEB E-Mail: zeitschriften@haufe.de, Tel. 0800 5050445 (kostenlos) ANZEIGEN & ANBIETERPORTRÄTS Dominik Castillo (verantwortlich), Tel. 0931 2791-751, dominik.castillo@haufe.de Yvonne Göbel (Disposition), Tel. 0931 2791-470, yvonne.goebel@haufe-lexware.com Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Unternehmensbereich Media Sales, Niederlassung Würzburg GRAFISCHE UMSETZUNG Ruth Großer, Julia Vukovic, Hanjo Tews DRUCK L.N. Schaffrath GmbH & Co. KG DruckMedien, Geldern ILLUSTRATION KI-generiert; Nina Lemm / @art_and_intelligence VERBREITUNG Dieses Sonderheft erscheint jährlich. Es liegt in einer Auflage von 27.300 Exemplaren der Zeitschrift Personalmagazin Ausgabe 10/2026 bei. URHEBER- UND VERLAGSRECHTE Das Personalmagazin-Sonderheft HR-Software sowie alle enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Sonderhefts darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlags vervielfältigt oder verbreitet werden. Unter dieses Verbot fällt insbesondere die gewerbliche Vervielfältigung, die Aufnahme in digitale Datenbanken und die Vervielfältigung auf sonstige Datenträger. Alle Angaben beruhen auf eigenen Recherchen und Herstellerangaben. Der Verlag übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit. Aktuelle Informationen zu den Zeitschriften und Online-Angeboten der Haufe Group siehe: www. mediacenter.haufe.de eingebunden zu werden. Werden neue KIAnwendungen ohne ausreichende Kommunikation eingeführt, entsteht schnell der Eindruck, menschliche Entscheidungen würden schrittweise ersetzt. Unternehmen müssen deshalb erklären können, an welchen Stellen KI unterstützen soll, wo weiterhin Menschen entscheiden und welche Grenzen automatisierte Systeme bewusst haben. Die Hoffnung der Unternehmen, mithilfe von KI personelle Engpässe abzufedern und administrative Aufgaben zu reduzieren, kann nur teilweise erfüllt werden. Denn die Aufgabenstellungen verlagern sich. Während bestimmte Routinetätigkeiten automatisiert und somit neue Freiräume geschaffen werden, steigt gleichzeitig der Bedarf an Mitarbeitenden, die Prozesse einordnen, Ergebnisse bewerten und Verantwortung übernehmen können. Gerade im HR-Bereich entstehen dadurch neue Anforderungen an Kommunikation, Schulung und organisatorische Steuerung. Mitarbeitende müssen lernen, KI-Systeme sinnvoll zu nutzen, ohne automatisierte Ergebnisse unkritisch zu übernehmen. Auch die Anforderungen an die Führungskräfte nehmen zu. Sie müssen Veränderungen nachvollziehbar begleiten und Akzeptanz innerhalb der Organisation schaffen können. Was Arbeitgeber jetzt tun sollten Damit KI im Personalwesen Wirkung erzeugt, benötigen Unternehmen vor allem klare organisatorische Grundlagen. Dazu gehört zunächst eine realistische Einschätzung der eigenen Prozesse. Nicht jeder eignet sich für eine sinnvolle Automatisierung. Daher ist es sinnvoll, zunächst Verantwortlichkeiten, Kommunikationswege und Entscheidungsstrukturen zu überprüfen, bevor neue Systeme eingeführt werden. Ebenso wichtig sind verbindliche Leitlinien für den Einsatz von KI-Anwendungen. Mitarbeitende sollten genau wissen, welche Tools genutzt werden dürfen, welche Daten verarbeitet werden können und an welchen Stellen menschliche Kontrolle zwingend erforderlich bleibt. In diesem Zuge gewinnen Schulungen massiv an Bedeutung. Unternehmen sollten Mitarbeitende nicht nur technisch einweisen, sondern auch vermitteln, wie KI-Systeme Entscheidungen vorbereiten, welche Fehlerquellen entstehen können und wo automatisierte Ergebnisse kritisch hinterfragt werden müssen. Sinnvoll hierbei ist ein schrittweises Vorgehen. Statt komplette HR-Prozesse sofort umfassend zu automatisieren, bieten sich zunächst kleinere Pilotprojekte an. Dadurch lassen sich praktische Erfahrungen sammeln, Risiken frühzeitig erkennen und interne Akzeptanz schrittweise aufbauen. Und es gilt, IT, Datenschutz und Führungskräfte frühzeitig einzubinden. Viele Probleme entstehen nicht durch die Technologie selbst, sondern durch fehlende Abstimmung zwischen den beteiligten Bereichen. Je klarer Verantwortlichkeiten definiert werden, desto besser lassen sich neue Systeme langfristig kontrollieren und sinnvoll in bestehende Abläufe integrieren. Unterstützen statt neue Unsicherheit erzeugen Nicht die Geschwindigkeit neuer Systeme wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor, sondern die Fähigkeit, Technologie kontrolliert, nachvollziehbar und organisatorisch sinnvoll einzusetzen. KI kann Prozesse beschleunigen, administrative Aufgaben reduzieren und HR-Abteilungen entlasten. Sie ersetzt jedoch weder Verantwortung noch Kommunikation oder organisatorisches Verständnis. Genau deshalb bleibt die wichtigste Aufgabe weiterhin menschlich: Entscheidungen so zu gestalten, dass Technologie Unternehmen unterstützt, statt neue Unsicherheit zu erzeugen. RENÉ SCHRÖDER ist Gründer und Geschäftsführer der Regsus Consulting GmbH in München. Seit über 20 Jahren begleitet er IT-Transformationen. Sein Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich.
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