19 Recruiting unterschiedliche Voraussetzungen zu erfüllen: Für einfache Tätigkeiten kann beispielsweise die Bereitschaft zur Unterrichtung nach § 34a GewO ausreichen; für andere Positionen sind eine IHK-Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, einschlägige Berufserfahrung oder weiterführende Qualifikationen erforderlich. Hinzu kommen Anforderungen wie Deutschkenntnisse, Zuverlässigkeit, Schichtbereitschaft und ein einwandfreies Führungszeugnis. Paul fragt diese Themen im Dialog ab und lässt nicht eher nach, bis alle Informationen vorhanden sind. Ein manuelles Nachfassen ist in diesem Prozess nicht notwendig. Im Median hat Paul die Bewerberunterlagen innerhalb von neun Minuten vervollständigt und erstellt anhand der informellen Anfrage einen strukturierten Datensatz mit Unterlagen. Fehlen den Bewerberinnen und Bewerbern die formalen Voraussetzungen, empfiehlt Paul dem Recruiting, eine Absage zu versenden. Paul ist dabei rund um die Uhr aktiv – auch am Wochenende und nachts. Seine Einsatzzeiten lassen sich flexibel und unkompliziert an individuelle Anforderungen anpassen. Eine vorurteilsfreie Vorauswahl ist dem Unternehmen sehr wichtig. 51 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber für Sportevents haben zum Beispiel einen internationalen Hintergrund. Die KI überprüft das B2-Niveau der Sprachkenntnisse in LiveInterviews mit den Kandidatinnen und Kandidaten, denn die Selbsteinschätzung von Sprachkenntnissen weicht häufig stark von der tatsächlichen Sprachkompetenz ab. Paul prüft nur, ob ein B2-Niveau vorhanden ist. Herkunft und Akzente sind der KI ebenso egal wie die jeweilige Akzentfärbung der Sprechenden. Menschen erledigen die qualifizierte Auswahl Am Ende dieses Prozesses steht eine qualifizierte Vorauswahl. Die eingereichten Unterlagen sowie Aufzeichnungen von Live-Interviews werden vom Recruiting geprüft. Die endgültige Entscheidung über die Bewerbung liegt also weiterhin bei den Menschen. Sollte die qualifizierte Vorauswahl positiv ausfallen, folgt der nächste Schritt: Paul vereinbart Termine mit den Bewerberinnen und Bewerbern. Es gibt dann noch ein einziges Gespräch vor Ort. Der Anteil der Bewerberinnen und Bewerber, denen nach einem Vor-Ort-Gespräch noch abgesagt wird, ist gering. Die KI-gestützte Bewerber-Vorqualifizierung arbeitet verlässlich. Da bei den meisten Bewerbungen benötigte Informationen fehlen, geht Paul diese Lücken aktiv an. 90 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber schließen den kompletten, von Paul betriebenen Screening-Prozess ab. Damit das verlässlich funktioniert, war eine intensive Trainingsphase bei der Einführung der KI notwendig: Paul wurde nicht von Anfang an autonom auf die Bewerbenden losgelassen. In den ersten Monaten musste jede Antwort von Menschen freigegeben werden. Die KI wurde immer wieder überprüft, bis Teilprozesse gut funktionierten. Sie wurde nicht nur justiert, sondern auch kulturell angepasst. Es fand sozusagen ein monatelanges „Onboarding“ von Paul statt, bei dem das Engagement des Recruitingteams eine Schlüsselrolle spielte. Akzeptanz im Unternehmen Die Einführung der KI-Lösung wurde im Unternehmen von Anfang an eng durch das Recruitingteam begleitet, das die KI zu „seinem Projekt“ machte. Es brachte aktiv Ideen für die Weiterentwicklung der Lösung ein und gestaltete den Einsatz der KI auf diese Weise mit. Während der Implementierungsphase wurde deutlich, dass sich die Technologie gezielt an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Besonders wichtig war dabei die unterstützende Rolle der KI: Sie übernimmt repetitive und zeitintensive Aufgaben, während die finale Entscheidung über Bewerbungen weiterhin bei den Recruiterinnen und Recruitern liegt. Dadurch wurde das Team spürbar entlastet und konnte sich stärker auf die strategischen Aspekte der Personalauswahl konzentrieren. Die KI hat sich als tatkräftige Unterstützung für das Recruiting erwiesen: Heute werden Bewerbungen schneller bearbeitet und neue Mitarbeitende können mit geringerem Zeitaufwand eingestellt werden. Es werden auch deutlich mehr Menschen eingestellt, obwohl das Unternehmen die Budgets für das Sourcing nicht erhöht hat. Das liegt daran, dass Paul dank niedriger Bewerbungshürden, intensiven Nachhakens bei allen Bewerbungen und dank seiner Konzentration auf die harten Fakten bei der Qualifikation die vorhandenen Kanäle besser ausschöpft. Aktuell werden durch die KI-Unterstützung rund 20 Prozent aller Bewerberinnen und Bewerber eingestellt. Vorher lag diese Quote bei rund fünf Prozent. KI in HR – der nächste Schritt Wegen den positiven Erfahrungen im Recruiting soll die KI auch für weitere HR-Prozesse im Unternehmen eingesetzt werden, um diese zu optimieren. Laut einer aktuellen Studie von Professor Jutta Rump ist das Effizienzpotenzial durch Digitalisierungs- und KI-Prozesse in der Personalverwaltung mit 45 bis 60 Prozent unter allen HR-Funktionen am größten. Daher will VD Mayr die neue KI-Power langfristig auch für Verwaltungsprozesse nutzen, zum Beispiel in der Disposition. Im Vordergrund stehen die Fragen: Was braucht der Kunde? Welche Mitarbeitenden passen dazu? Um die passenden Antworten zu finden, bietet sich ein Matchingprozess an, der sich mit Paul gut optimieren lässt. MARKUS VOLLERTHUN ist Geschäftsführer von VD Mayr. ELLADA KESIDOU ist im Personalbereich von VD Mayr unter anderem zuständig für HR-Operations und Recruiting.
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