Die Nutzung von KI in der Lohn- und Gehaltsabrechnung steht erst am Anfang. Sorge vor fehlerhaften oder verzerrten Ergebnissen: Sechs von zehn Unternehmen bewerten dieses Risiko als kritisch. Angesichts der hohen finanziellen und rechtlichen Relevanz von Entgeltabrechnungen ist die Angst vor falschen Berechnungen oder systematisch verzerrten Entscheidungen besonders groß. Eng damit verknüpft ist die mangelnde Transparenz von KI-Entscheidungen, die mehr als die Hälfte der Befragten als wesentliches Risiko einstuft. Hinzu kommen Bedenken bezüglich Datensicherheit und Datenschutz sowie rechtliche Unsicherheiten, die jeweils die Hälfte der Unternehmensvertreter nennen. Auf der operativen Ebene spielen mangelndes Know-how und unzureichende Datenqualität eine wesentliche Rolle. Fast die Hälfte der Unternehmen sieht Defizite bei Kompetenzen und Ressourcen, um KI-Anwendungen in der Payroll fachlich und technisch verantworten Digitalisierung und Automatisierung, dahinter folgen die steigenden Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Regulierung sowie Kostendruck und Effizienzanforderungen (siehe Abbildung). Der Wissensabfluss durch das Ausscheiden erfahrener Abrechnungsspezialistinnen und -spezialisten ist für mehr als die Hälfte der Befragten ein triftiger Grund, ihre Payroll neu aufzustellen. Der zunehmende Einsatz von KI wird von immerhin 40 Prozent der befragten Unternehmensvertreter als Auslöser für notwendige Maßnahmen angesehen. KI wird damit nicht nur als Werkzeug, sondern auch als eigenständiger Veränderungsfaktor wahrgenommen, der Prozesse in der Payroll langfristig verändern wird. KI als Lösungsmöglichkeit Auch zur Lösung der genannten Herausforderungen kann Künstliche Intelligenz beitragen. Besonders groß sind die Erwartungen der Befragten im Bereich Digitalisierung und Automatisierung: Manuelle Routinen sollen reduziert und mögliche Fehler früher erkannt werden. Entsprechend nennen 87 Prozent der Unternehmen Prozessüberwachung und Fehlererkennung als Bereiche, in denen KI den größten praktischen Nutzen bringen kann. Doch die hohen Erwartungen an KI in der Prayroll spiegeln sich noch nicht in einer breiten operativen Nutzung wider. Die Befragung zeigt vielmehr ein Bild früher Umsetzungsphasen: Es gibt erste produktive Anwendungen und zahlreiche Versuche. Die meisten Unternehmen sind aber noch weit entfernt von einem durchgängigen KI-Betrieb. Erst 28 Prozent der Betriebe nutzen laut dieser Studie entsprechende Anwendungen, nur vier Prozent setzen sie produktiv und regelmäßig ein. Die meisten Anwender sammeln noch Erfahrungen: 52 Prozent arbeiten mit Pilotprojekten, 44 Prozent testen KI in einzelnen Anwendungsbereichen. Gleichzeitig plant mehr als ein Drittel der Unternehmen bislang gar keinen Einsatz von KI in der Entgeltabrechnung. KI als Risikofaktor Der Grund für die Zurückhaltung liegt in einer Reihe von befürchteten Risiken. An erster Stelle steht aus Sicht der Unternehmen, die KI noch nicht nutzen, die 26 HR-Software personalmagazin HR-Software 2026 64 61 61 51 40 39 29 Digitalisierung und Automatisierung Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Regulierung Kostendruck und Effizienzanforderungen Wissensabfluss durch Ausscheiden erfahrener Mitarbeitender Einsatz von Künstlicher Intelligenz Fachkräftemangel Veraltete Payroll-Systeme Treiber von Veränderungen in der Payroll Antworten auf die Frage „Welche Faktoren werden aus Ihrer Sicht in den nächsten drei Jahren die Veränderung in der Payroll am stärksten treiben?“ mit „sehr starker Treiber“ und „starker Treiber“ Quelle: IW Consult, SPS Germany, 2026 Angaben in Prozent
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