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Sie den berühmten roten Faden aus! Es war ein-
mal ein Unternehmen, das hatte große Absatz-
probleme … und wenn Ihr weiter so schlaft …
Textlänge
„Wer’s nicht einfach und klar sagen kann,
der soll schweigen und weiterarbeiten, bis
er´s klar sagen kann.“, Sir Karl Popper (Po-
cketPower; S.11)
Zumeist ist die Textlänge durch den Berichts-
aufbau vorgeschrieben. Durch das Inhaltsver-
zeichnis haben wir das grobe Feld schon mal
abgesteckt. Trotzdem schreiben wir meist zu
detailliert. Auffällig oft bei den Dingen, die uns
liegen oder zu denen wir viele Informationen
haben. Aber muss das alles gesagt werden?
Ein guter Bericht sagt nur so viel, wie er Inhalt
hat.
Kürzen Sie wo es nur geht!
Ein gutes
Schlecht-Beispiel ist „Nach Erreichung des Ziel-
punktes nahm ich eine Situationsanalyse vor,
die ein Military Success-Ereignis zur Folge hat-
te“. Cäsar vereinfachte „Ich kam, sah und sieg-
te“) (PocketPower, S. 11). Schreiben Sie nur so
viel Text zur Abweichung, wie diese Anteil an
der gesamten Ergebnisabweichung hat! Diese
Harmonie von Zahl und Text verhindert wir-
kungsvoll abschweifende Kommentierungen.
Textsprache
Wie Sie schreiben, so werden Sie wahrgenom-
men (Karrierehandbuch S. 98)!
Schreiben Sie
aktiv und als Teil des Ganzen!
Sie sind kein
Externer, der distanziert die Themen beobach-
tet. Generell gilt: Beim Texten bekommen Sie
nicht wie bei einer Präsentation eine unmittelba-
re Rückmeldung. Bei einer Präsentation können
Sie leicht feststellen, ob Sie verstanden wurden,
nicht aber beim Texten. Formulieren Sie also all-
gemeinverständlich,
versuchen sie
die Sach-
verhalte zu vereinfachen!
Sie sollen verstan-
den werden. Schreiben Sie, als würden Sie es
einem Zehnjährigen erklären! Nicht in der detail-
reichen Aussage liegt Ihr Mehrwert, sondern in
der
griffigen Situationsbeschreibung.
Nutzen Sie
Verben
! Zu oft wird substantiviert
(z. B. „Durchführung“ statt „erledigen“, „Stel-
lungnahme“ statt „Meinung sagen“, etc.). Ver-
Unschön sind auch Konjunktionen.
Da wird
oft herrlich fabuliert über ein Thema, aber eine
greifbare Aussage verweigert. Hauptsache das
Thema wurde im Bericht erwähnt. Seien Sie
stattdessen konkret! Was ist die Chance bzw.
das Risiko? Gibt es schon erste Zahlen oder
Einschätzungen? Eine verbreitete Unsitte ist es
auch
Euphemismen
zu nutzen. Diese
be-
schönigenden Wortschöpfungen
wie Dein-
vestition, Angebotsoptimierung oder Beitrags-
anpassung gehören nicht in einen Controlling-
bericht.
Ähnlich gelagert sind
Plastikworte
. Hierunter
fallen Worte wie Prozess, Struktur, System,
Portfolio, Ressource und Kommunikation. Plas-
tikworte spiegeln nur Fachwissen vor, sind aber
inhaltlich weitläufig definierbar. Sie beeindru-
cken zwar, bleiben aber
seelenlos und abs-
trakt
. (Märtin, S. 95). Politiker nutzen Plastik-
worte gern. Sie nutzen bewusst diese inhalts-
losen Hüllen nach dem Motto: Soll doch jeder
darunter verstehen, was er will. Wenn es ganz
Dicke kommt, wurde ich falsch verstanden.
Trennen Sie auch sprachlich die Vergangenheit
von der Gegenwart. Die
Zeitformen im Text
müssen wechseln.
Der Zukunftsbezug ist in
Berichten, leider meist auch inhaltlich, nur rar
vorhanden.
Nutzen Sie
Fremdwörter und Abkürzungen
sparsam!
Diese müssen erklärt werden, wenn
sie nicht zum Standardvokabular der Unterneh-
mung gehören. Kennt der Leser nicht die Be-
deutung, so zwingen wir Ihn nachzufragen.
Dies ist den meisten aber zu peinlich und so
entgeht ihnen diese Information.
Standardi-
sieren Sie!
Legen Sie Abkürzungen fest. Pfle-
gen Sie ein unternehmensweites Abkürzungs-
verzeichnis! Entscheiden Sie, ob ein Euro Zei-
chen „€“ oder die Abkürzung „EUR“ verwendet
wird! Standardisieren gilt auch für den einzel-
ben wurden schon in der Schule als Tun-Wörter
vorgestellt. Märtin und Muschitz (S. 33) bevor-
zugen, bildlich gesprochen,
schwitzende Ver-
ben
. Verzichten Sie also auf die beliebten „füh-
ren“, „erfolgen“, „bestehen“, „sich befinden“
oder „sich handeln um“! (Muschitz, S. 33).
Vermeiden Sie den Einsatz von
Spagatver-
ben
! Zu oft steht eine Verbhälfte am Anfang
und der 2. Teil am Ende des Satzes (Beispiel:
„Am Projekt waren Abteilung X, Firma B und
Abteilung Z beteiligt“, besser ist hier: „Am
Projekt beteiligt waren neben den Abteilungen
X und Y auch die Firma B.“) ( Schlote; S. 24,
Gottschling S. 73/74)
Texten Sie konkret und klar!
Vermeiden Sie
Phrasen ebenso wie Füllwörter!
Verbannen
Sie
„man“
und
„jemand“
aus Ihren Texten!
Ebenfalls können Vorsilben oft gestrichen wer-
den. Es reicht, dass etwas „steigt“, wieso muss
es „ansteigen“? Selbst beim „einsparen“ kön-
nen Sie sparen (PocketPower, S. 35).
Vermeiden Sie auch
umständliche Formulie-
rungen
wie „zum jetzigen Zeitpunkt“ (besser:
„jetzt“), „Steigerung in Höhe von“ (besser:
„steigt um“) oder „Durchführung einer Prü-
fung“ (besser: „prüfen“)! (Schlote, S. 21) Ähn-
lich verhält es sich bei
hochtrabenden Be-
zeichnungen
a la „finanzielle Mittel“ oder
„Lichtzeichenanlage“. Hier sind Geld und Am-
pel deutlich verständlicher. Auch zu vermeiden
sind
Begriffsschlangen
(z. B. Schadstoffkon-
zentrationsmessung). Hier könnten Sie „die
Menge an Schadstoffen, die am Arbeitsplatz
gemessen wurden“ texten. Das wäre zwar län-
ger, aber auch verständlicher für den Leser.
(Schlote, S. 50) Schlimm sind auch überflüssi-
ge
Verdopplungen
wie z. B. geplantes Budget
oder Zukunftsprognose. Ist eine Prognose
nicht Zukunft genug? (Schlote, S.68) Da wie-
hert doch der weiße Schimmel.
Autor
Jörg Belter
ist Beteiligungscontroller in einem Hamburger Dienstleistungs-
unternehmen.
E-Mail:
Controllingberichte verständlich schreiben
