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12/16 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
DR. FABIAN KRAPF
ist
wissenschaftlicher MItarbeiter
am Institut für Betriebliche
Gesundheitsberatung (IFBG).
DR. UWE KLAUS SCHNEIDER
ist Rechtsanwalt, Fachanwalt
für IT-Recht und Sozius der
Kanzlei Vogel & Partner.
die Korrektur bereits getätigter Anga-
ben wünschen oder ihre Einwilligung
zurückziehen möchten.
Papier oder digital: Formale
Aspekte bei der Einwilligung
Bei der formalen Ausgestaltung der Ein-
willigung kann zwischen Papierform und
elektronischer Variante unterschieden
werden. Wird die Einwilligung in Papier-
form eingeholt, so müssen ihr die oben
genannten Informationen beiliegen. Zu-
dem ist eine handschriftliche Unterzeich-
nung nötig. Bei einer Einwilligung in
elektronischer Form ist zu beachten, dass
eine eindeutige und bewusste Erklärung
zu erfolgen hat. Dies kann mittels einer
Check-Box realisiert werden, bei der die
betroffene Person an der entsprechenden
Stelle ein Häkchen setzt. Dieser Vorgang
muss vom verantwortlichen Anbieter
protokolliert werden. Technisch muss
gewährleistet sein, dass während des Ein-
willigungsvorgangs die oben genannten
Informationen einsehbar sind und auch
später jederzeit abgerufen werden kön-
nen. Dazu hat sich in der Praxis ein zwei-
stufiges Verfahren bewährt: Zusammen
mit der Einwilligung im engeren Sinne,
die zwingend zu passieren ist, indem ein
Häkchen gesetzt wird, findet sich auf der
gleichen Seite ein eindeutig beschriebe-
ner Link, der auf eine separate Seite mit
weiteren Detailinformationen zum Daten-
umgang und Datenschutz führt.
DR. UTZ NIKLAS WALTER
ist wissenschaftlicher Leiter
des Instituts für Betriebliche
Gesundheitsberatung (IFBG).
Freiwilligkeit
Eine (Weiter-)Beschäftigung des Beschäftigten darf nicht an die
Teilnahme an BGF-Maßnahmen mitsamt der Erhebung und Nutzung
personenbezogener Daten gekoppelt sein.
Bestimmtheit
Die Einwilligung erfolgt stets für einen bestimmten und vorab defi-
nierten Zweck und stellt somit keine Generalermächtigung dar.
Angemessenheit
Vorformulierte Einwilligungstexte dürfen die betroffenen Mitarbeiter
nicht unangemessen benachteiligen. Sie unterliegen derselben Ange-
messenheitskontrolle wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB).
Widerruflichkeit
Die abgegebene Einwilligung kann im Verlauf der BGF-Maßnahmen
widerrufen werden, ohne dass Konsequenzen zu befürchten sind
(siehe Freiwilligkeit).
Informiertheit
Der Einwilligung muss eine detaillierte Aufklärung vorausgehen
(„informed consent“).
•
BGF und Datenschutz lassen sich in Einklang bringen
•
Datenumgang technisch und organisatorisch sicher ausgestalten
•
betrieblichen Datenschutzbeauftragten sowie gegebenenfalls Betriebsrat frühzeitig
einbeziehen
•
Datenumgang für Beschäftigte transparent machen
•
Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter einholen
•
Anforderungen an eine Einwilligung beachten, unter anderem deren Freiwilligkeit
FAZIT UND HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN
Blutdruckwerte vom Betriebsarzt). Bezüg-
lich der weiteren Verarbeitung sollten die
Beschäftigten zudem informiert werden,
an welchem Ort Daten verarbeitet wer-
den. Es sollte Klarheit bestehen, ob Da-
ten nur auf dem Client des Beschäftigten
(PC, Tablet, Smartphone oder anderes
Device) gespeichert werden, auf dem sie
nach Ende der Maßnahme eigenständig
gelöscht werden können, oder auf einem
Server beispielsweise des Arbeitgebers,
des BGF-Dienstleisters oder eines Rechen-
zentrums.
Datenzugriff: Ergänzend sollten die
Befragten dahingehend aufgeklärt wer-
den, wer Zugriff auf die eingegebenen
beziehungsweise automatisch ermit-
telten Daten hat. Zugriffsrechte können
sich beispielsweise auf den Mitarbeiter
selbst beschränken oder aber für tech-
nische Administratoren bestehen (zum
Beispiel BGF-Dienstleister, Rechenzen-
tren, auch extern eingebundene Dienst-
leister) und medizinisches Fachpersonal
(zum Beispiel Betriebsarzt).
Darüber hinaus sollte aus der Aufklä-
rung hervorgehen, welche Ergebnisse
den verschiedenen Parteien abschlie-
ßend zugänglich gemacht werden sollen
und dürfen – insbesondere, welche Form
der Rückmeldung die Beschäftigten
erhalten (zum Beispiel individueller
Gesundheitsbericht) und welche der Ar-
beitgeber (zum Beispiel Projektbericht
mit aggregierten und anonymisierten
Ergebnissen).
Ebenso müssen die Hauptverantwort-
lichen genannt sein, an die sich die Be-
schäftigten wenden können, wenn sie
Fragen zur Datenverarbeitung haben,
Um rechtlich wirksam zu sein, muss eine Einwilligung die folgenden fünf Vorausset-
zungen erfüllen. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die ausreichende Infor-
miertheit des Zustimmenden gelegt werden.
Anforderungen an die Einwilligung
CHECKLISTE
