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den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess,
wenn die steuerungsrelevanten Sachverhalte
in das Management Reporting integriert
werden. In der Finanzbuchhaltung werden bei
allen Eingangsrechnungen die Zahlungsziele
eingehalten, Mahngebühren werden reduziert
und Skontoerträge werden gesteigert.
Literatur
Brand, Thorsten: Elektronische Rechnungen:
Umsetzung in der Praxis, in: ECM-BLOG,
08.2012
Brand, Thorsten: Die elektronische Rechnung
in der Praxis, in: STB Web Portal für Steuerbe-
rater und Internetagentur für Kanzleien, Inter-
view Viola C. Didier 06.2012
Ohne Verfasser: Alos: Papierlose Prozesse, in:
BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Out-
put-Management, Heft 03.2014, S. 70-71
Ohne Verfasser: Top-Thema: Elektronische
Rechnungen, in: Haufe Online Veröffentlichung,
04.2012
len).
Der ganz große Mehrwert
ergibt sich
für den Anwender einer elektronischen Archi-
vierung dann
bei den nachgelagerten Pro-
zessen
(Kriterien Nr. 5 und 6). Das „Ablegen“
des Rechnungsdokuments und das „Suchen“
von bereits abgelegten Rechnungsdokumen-
ten kann mit Hilfe einer IT-gestützten Lösung
deutlich schneller und kostengünstiger umge-
setzt werden.
Fazit
Der elektronische Rechnungseingang wird in
naher Zukunft in der Unternehmenspraxis all-
gemeiner Standard sein. Die Umsetzung ist
rechtlich zulässig und technisch einfach mög-
lich (Vgl. Brand 2012). Im vorliegenden Bei-
trag wurde aufgezeigt, dass der Weg hin zum
papierlosen Rechnungseingang auch für klei-
nere und mittlere Unternehmen darstellbar ist.
Die Grundvoraussetzung hierfür wurde zu-
nächst durch das Steuererleichterungsgesetz
2011 geschaffen. Mittlerweile haben sich ei-
nige Anbieter auf die IT-technische Abbildung
von Geschäftsprozessen insbesondere für den
Mittelstand spezialisiert. Die angebotenen
Lösungen sind zertifiziert und erfüllen somit
Compliance-Vorgaben und gesetzliche Anfor-
derungen (GDPdU und GoBS). Bei der Imple-
mentierung sind unterschiedliche Umset-
zungsvarianten möglich.
Hier gilt ist es zu
beachten, dass je nach Unternehmens-
größe, Rechnungsvolumen und bereits
vorhandener IT-Infrastruktur im Unter-
nehmen die Projekteinführungskosten
stark differenzieren können.
Mit der Optimierung des Rechnungseingangs-
prozesses beschleunigen Unternehmen ihren
Purchase-to-Pay-Prozess. Zudem wird durch
die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte
die Fehleranfälligkeit reduziert. Neben den
aufgezeigten Rationalisierungseffekten in der
Wirtschaftlichkeitsrechnung ergeben sich
noch weiter Vorteile, die bei einer erfolgrei-
chen Projekteinführung im Tagesgeschäft
sichtbar werden. Die elektronische Archivie-
rung der Rechnungen ermöglicht einen schnel-
len Zugang zu den Originaldokumenten. Mit
Hilfe einer durchgängigen Rechnungsein-
gangsbearbeitung erhalten umsetzende Un-
ternehmen eine vollständige Transparenz über
um den Rationalisierungseffekt anschaulich
darzustellen.
Wirtschaftliche Betrachtung
Der exemplarische Vergleich der beiden Vari-
anten „Papierarchiv“ und „Elektronische Ar-
chivierung“ erfolgt auf der Grundlage einer
Kostenvergleichsrechnung. Das gesamte Re-
chenmodell orientiert sich an einer realen
Projekteinführung bei einem Unternehmen
mittlerer Größe. Die unterstellten Prämissen
und Vorgabezeiten im Berechnungsschema
sind im Vergleich zur Projekteinführung leicht
abgewandelt und annahmenbasiert. Sie die-
nen ausschließlich zur beispielhaften Darstel-
lung einer quantitativen wirtschaftlichen Be-
trachtung.
Beide Varianten werden über einen Zeitraum
von 5 Jahren miteinander verglichen. Die kos-
tenseitige Betrachtung erfolgt in 6 unter-
schiedlichen Kriterien (vgl. Abbildung 2), die
sich in fixe Einrichtungs-/Bereitstellungskos-
ten (Kriterien Nr. 1 bis 3) und in variable Pro-
zesskosten (Kriterien Nr. 4 bis 6) unterschei-
den. In den Prämissen des Rechenmodells
werden die Anschaffungskosten beider Vari-
anten hinterlegt. Der Projektumfang wird bei
der elektronischen Variante auf 30 Anwender-
lizenzen und Dienstleistungskosten in Höhe
von 20 MT festgelegt. Diese Vorgabe stellt in
etwa die Größenordnung eines Einführungs-
projekts eines mittelständischen Unterneh-
mens dar. Es wird zudem unterstellt, dass
die variable Anzahl der Dokumente im ersten
Jahr bei 220.000 Seiten liegt und dann jähr-
lich um 2% steigt.
Der
größte Einspareffekt
wird im Vergleich
zwischen „Papierarchiv“ und „Elektronischer
Archivierung“
in den variablen Prozesskos-
ten
(Kriterien Nr. 4 bis 6) realisiert. Es wird in
der wirtschaftlichen Betrachtung unterstellt,
dass der Aufbereitungs- und Erfassungspro-
zess (Kriterium Nr. 4) der eingehenden Rech-
nungsdokumente auf manuelle Weise (Origi-
naldokumente sortieren, stempeln und vertei-
len) schneller durchgeführt wird als bei der
Variante der elektronischen Erfassung am
Bildschirm (Originaldokumente sortieren,
scannen, digital stempeln und digital vertei-
Prozesseffizienz und Kosteneinsparung im Purchase-to-Pay-Prozess
