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Viele mittelständische und kleinere Unterneh-
men nutzen mittlerweile den elektronischen
Rechnungseingang, um den „Purchase-to-
Pay-Prozess“ mit Hilfe geeigneter IT-Systeme
zu unterstützen. Der elektronische Rech-
nungseingang umfasst alle Bereiche des
papierlosen Empfangs von Rechnungsdaten,
deren weitere Bearbeitung in Form von IT-ge-
stützten Workflows und die elektronische Ar-
chivierung der Rechnungsdokumente.
Die
Vorteile des elektronischen Rechnungs-
eingangs bestehen vorwiegend in be-
schleunigten, fehlerfreien und durchgän-
gigen Prozessen in der Finanzbuchhal-
tung.
Prozesseffizienz wird erreicht, indem
regelmäßig wiederholende Arbeitsschritte
automatisiert werden, um Zeit und Kosten
einzusparen. Dies erhöht die Transparenz und
die Kontrolle über den gesamten Purchase-
To-Pay-Prozess im Unternehmen. Die gesetz-
liche Gleichstellung von Papierrechnungen
und elektronischen Rechnungen erleichtert
zudem die technische Realisierung des Rech-
nungseingangs und beflügelt den Trend hin
zu einer durchgängigen Automatisierung des
Gesamtprozesses.
Umsetzungsrelevanz
aus der Sicht von KMU‘s
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es
durchaus sinnvoll, den Rechnungseingang zu
optimieren, birgt er doch ein hohes Potenzial
zur Automatisierung. Die Prozesskosten und
der administrative Aufwand für die Bearbei-
tung von Papierrechnungen sind komplex,
weil die einzelnen Arbeitsschritte mit einem
hohen manuellen Aufwand verbunden und zu-
dem sehr fehleranfällig sind. Täglich wird eine
Vielzahl von Eingangsrechnungen im Unter-
nehmen per Hand erfasst, geprüft und freige-
geben. Die manuelle Rechnungsbearbeitung
erfordert
ein hohes Maß an Disziplin und
Sorgfalt durch den Mitarbeiter in der Kre-
ditorenbuchhaltung
, um beispielsweise Er-
fassungsfehler, Doppelzahlungen und die
Nichtnutzung von Skonti und weiteren Kondi-
tionen zu vermeiden.
Durch das Steuererleichterungsgesetz 2011
wurde der Umgang mit elektronischen Rech-
nungen wesentlich vereinfacht (EU-Rech-
nungsrichtlinie vom 13.07.2010 (2010/45/
EU). Vor dem 01.07.2011 war es zwingend er-
forderlich, dass bei der Versendung elektroni-
scher Rechnungen die Unversehrtheit des
Rechnungsinhalts durch eine besondere elek-
tronische Signatur nachgewiesen werden
musste. Seit dem 01.07.2011 ist für die Ver-
Prozesseffizienz und Kosteneinsparung
im Purchase-to-Pay-Prozess
von Thorsten Steinhardt
CM Januar / Februar 2016
