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Die Auswahl des Outsourcing-Partners wird
auf der Basis der in der Vorbereitungsphase
festgelegten Bewertungskriterien vollzogen.
Unterstützt wird dieser Selektionsprozess von
einem Scoring-Modell (vgl. Dittrich / Braun,
2004, S. 127f.), mit dem eine Objektivierung
der Partner-Auswahl gewährleistet werden soll
(vgl. Lautenbach, 2008, S. 213f.). Bei der
Identifizierung der Bewertungskriterien können
neben allgemeinen Kriterien wie Erfahrungen
des potenziellen Partners, Standorte, Perso-
nalsituation, Geschäftsumgebung, Infrastruk-
tur oder die verfügbaren Kapazitäten auch
spezifische Kriterien wie evtl. bestehende
Geschäftsbeziehungen definiert werden. Als
ein zentraler Erfolgsparameter hat sich in der
Praxis
die Kompatibilität der Unterneh-
menskulturen von auslagernden Unterneh-
men und BPO-Provider
erwiesen. Der Selek-
tion des BPO-Partners folgt die Durchführung
sich, die nur schwer aufgefangen werden kön-
nen und die Gesprächsatmosphäre mit den
von einer Auslagerung betroffenen Mitarbei-
tern belasten würden.
Selektionsphase
Gegenstand der Selektionsphase ist die Aus-
wahl des BPO-Providers im Rahmen eines
engen Informationsaustauschs und sollte meh-
rere Verhandlungs- bzw. Abstimmungsrunden
umfassen. Diese Vorgehensweise ermöglicht
es dem auslagernden Unternehmen, ein klares
und umfassendes Bild des zukünftigen Part-
ners, dessen Leistungsfähigkeit sowie die kul-
turelle Nähe zu erhalten.
Grundlage bildet
dabei eine umfangreiche Due Diligence,
mit der der Informationsaustausch struk-
turiert wird.
offensichtlich. Diese Aufgabe ist für das Pro-
jekt erfolgskritisch, da Fehleinschätzungen zur
Machbarkeit zu einem späteren Zeitpunkt
kaum noch korrigiert werden können.
Voraus-
setzung für die Studie ist eine detaillierte
Übersicht der Prozesse, die im Unterneh-
men ausgeführt werden.
Sofern die Mach-
barkeitsstudie zu einer positiven Bewertung
bezüglich der Durchführbarkeit kommt, ist da-
mit die Grundlage für die Entwicklung einer
Struktur für die Initiierung des Outsourcing-
Projekts gegeben (z. B. Zeitplan, Benennung
der Projektbeteiligten). Als Ergebnis dieser
Phase wird zeitnah die Entwicklung einer wi-
derspruchsfreien Spezifikation der Anforderun-
gen angestrebt (Suchprofil), auf deren Basis in
der nächsten Phase eine Auswahl des BPO-
Partners bzw. des Providers erfolgen soll.
Bei den Projektbeteiligten sollte dabei ein Mix
aus strategischen Entscheidungsträgern und
Prozessverantwortlichen gesucht werden, die
die auszulagernden Prozesse im Detail kennen
(vgl. Lautenbach, 2008, S. 213).
Die Kommu-
nikation mit den von einer potenziellen
Auslagerung betroffenen Mitarbeitern
stellt dabei einen besonders kritischen
Punkt dar.
Eine zu frühzeitige Information
führt zu einer vorzeitigen Beunruhigung der
Mitarbeiter, eine eher späte Information birgt
das Risiko von aufkommenden Gerüchten in
Abb. 4: BPO-Projektphasen mit Controlling-Relevanz
Abb. 5: Schrittfolge einer BPO-Ausschreibung; Quelle: Gross / Bordt / Musmacher, 2006, S. 153
CM Januar / Februar 2016
