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Digitale Rechnungsprüfung
Die sachlichen Anforderungen einer Rech-
nungsprüfung ändern sich durch die Umstel-
lung auf die automatisierte Variante nicht.
Wurde bei der Rechnungsprüfung früher der
manuelle Freigabeprozess durch eine zusätzli-
che Prüfung durch den Vorgesetzten ab einer
bestimmten Betragsgrenze unterstützt, so
lässt sich dieser Kontrollprozess auch mit der
digitalen Variante abbilden. Für die technische
Umsetzung bieten sich zum Beispiel so ge-
nannte digitale Freigabestempel an.
Sobald eine Rechnung in der Posteingangs-
stelle elektronisch mit dem Eingangsdatum
und dem prüfungsberechtigten Mitarbeiter-
kürzel registriert wurde, wird sie mit jedem
für den weiteren Freigabe- oder Ablehnungs-
prozess erforderlichen Stempel automatisch
an den nächsten verantwortlichen Mitarbei-
ter weitergeleitet (Vgl. Alos 2014). Dabei än-
dert sich der Status des Rechnungsdoku-
ments im fortlaufenden Prozess. Mit der Kop-
pelung von Rechnungsstatus und verant-
wortlichen Mitarbeitern durch einen digitalen
Stempel erhält man einen vollständigen
Überblick über alle Eingangsrechnungen und
deren Zustände in Echtzeit. Alle Verarbei-
tungsaktionen werden zudem protokolliert,
so dass eine Historiengenerierung für den
Prüfungsprozess möglich ist. Weiterhin wer-
den auf diese Weise Vertretungsregelungen
und Eskalationen transparent und lückenlos
umsetzbar (vgl. Abbildung 1).
Die Nutzung eines digitalen Workflows für die
Rechnungseingangsprüfung entlastet Unter-
nehmen und Anwender. Grundsätzlich be-
stimmen das anfallende Dokumentenvolumen
und die gewünschten Anforderungen, die in
einem Workflow abgebildet werden sollen, die
Höhe der Implementierungskosten in Bera-
tungsaufwand und Hard- und Software. Im
nächsten Abschnitt wird eine exemplarische
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beschrieben,
Abb. 2: Beispielhafte Wirtschaftlichkeitsrechnung
CM Januar / Februar 2016
