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Bei den beiden Alternativen zur Verifizierung
von Beteiligungsinformationen kann in der Pra-
xis kein eindeutiger Trend ausgemacht werden.
Eher hat
sich eine Kombination aus beiden
Alternativen durchgesetzt
. Ein generelles
N-Augen-Prinzip für alle Stamm- und Bewe-
gungsdaten ist im Hinblick auf die Datenqualität
von Konzernen sicherlich gewünscht. Allerdings
müssen sie sich auch fragen, welcher organi-
satorische Aufwand für welche Informationen
gerechtfertigt ist, da jeder Kontroll- oder Frei-
gabeschritt zu einer zeitlichen Verzögerung
(etwa bei Krankheit) und zusätzlichem Aufwand
führen kann. Bei der Entscheidung für eine
der beiden Alternativen kann zudem auch die
gewünschte Informationsbereitstellung für
weitere Systeme und Unternehmensbereiche
maßgeblich sein.
Des Weiteren sind in Konzernen die Freigabe-
prozesse für Stammdaten einerseits und Be-
wegungsdaten andererseits oft unterschied-
lich. Während für Bewegungsdaten von Beteili-
gungen – beispielsweise bei Kauf- und Ver-
kaufstransaktionen oder der Erfassung von
Kapitalinformationen und Buchwertänderun-
gen – häufig ein mehrstufiger Freigabeprozess
(N-Augen-Prozess) etabliert wird, können
Stammdaten in der Regel direkt durch den Er-
fasser freigegeben werden. Als Ausnahme
hiervon sind Änderungen des Unternehmens-
namens, wie etwa der gesetzliche Name oder
bestimmte zugeordnete Identifikationsmerk-
male der Gesellschaft, vorstellbar und in der
Praxis vielfach üblich.
Die Bereitstellung und Verifizierung von Beteili-
gungsdaten haben entscheidenden Einfluss
auf deren Qualität und die zügige Verfügbarkeit
für die internen und externen Informationsan-
forderungen von Konzernen. Ihnen stehen hier-
für mehrere Alternativen und deren Kombinati-
on zur Verfügung, die abhängig von der Bedeu-
tung einzelner Unternehmensdaten ausgestal-
tet werden können. So sind in der Regel
Bewegungsdaten, wie zum Beispiel Quotenän-
derungen, strenger zu prüfen als Stammdaten,
wie etwa der Ansprechpartner Controlling. Bei
dem einen wie dem anderen muss darauf ge-
achtet werden, dass die Ausgestaltung der
Prozesse effizient und der organisatorische
Aufwand für die einzelnen Informationstypen
gerechtfertigt ist.
migration aus dem Altsystem) zunächst mit
der zentralen Datenpflege. Erst nach einer in
der Regel vier- bis achtwöchigen Stabilisie-
rungsphase erfolgt der dezentrale Roll-out an
die Tochterunternehmen. Zugleich ist dies
der Startschuss für die dezentrale Pflege der
Daten.
Die schnellere, unmittelbare Daten-
erfassung dort, wo die Änderungen anfal-
len, ist der wesentliche Vorteil der dezen-
tralen gegenüber der zentralen Daten-
erfassung.
Neben der Datenpflege spielt auch die Daten-
verifizierung eine wichtige Rolle. So können Da-
ten nach ihrer Erfassung entweder direkt im
System verwendet werden, oder sie unterliegen
zuvor einem so genannten N-Augen-Prinzip zur
Freigabe.
Verifizierung von Beteiligungsinfor-
mationen: direkte Datenfreigabe
Die Daten können direkt nach der Eingabe im
System von dem Benutzer freigegeben werden.
Sie unterliegen keinem weiteren Freigabepro-
zess und stehen unmittelbar allen anderen Be-
nutzern zur Verfügung.
Verifizierung von Beteiligungs-
informationen: Datenfreigabe mit
Genehmigungsschritten
Hier unterliegen Änderungen an Unterneh-
mensinformationen einem Freigabeprozess: Sie
sind daher erst dann für andere Benutzer sicht-
bar, wenn die Daten durch den Reviewer oder
den Benutzer selbst geprüft und freigegeben
worden sind. Es können – je nachdem, welche
Daten einer Beteiligung geändert wurden – un-
terschiedlich viele Freigabeschritte hinterlegt
werden.
griff auf das System der Zentrale noch auf die
zentral verwalteten Beteiligungsinformationen.
Die Daten werden in einem bestimmten zeitli-
chen Abstand – etwa halbjährlich oder quar-
talsweise – aktualisiert. Häufig erfolgt dabei die
Datenübermittlung über so genannte Daten-
blätter zu den Tochtergesellschaften, die an die
Verantwortlichen der Beteiligung geschickt
werden. Diese Daten werden von den Tochter-
gesellschaften kontrolliert, mit den nötigen
Kommentierungen an die zentrale Bearbei-
tungsstelle des Konzerns zurückgesendet und
dort schließlich im System erfasst.
Bereitstellung von Beteiligungs-
informationen: dezentrale Pflege
Die dezentrale Pflege der Unternehmensinfor-
mationen wird unmittelbar durch die einzelnen
Tochtergesellschaften vorgenommen, die ihre
Beteiligungsdaten eigenständig im System er-
fassen, sodass keine Informationen außerhalb
des Systems an den Konzern übermittelt wer-
den müssen. Die Daten werden direkt im Sys-
tem und unmittelbar nach der jeweiligen Än-
derung aktualisiert.
Alle Informationen wer-
den also an der Stelle gepflegt, wo sie an-
fallen.
Sowohl die zentrale wie die dezentrale Daten-
pflege werden heute von Konzernen eingesetzt.
Für welche der beiden Alternativen sie sich ent-
scheiden, ist maßgeblich von ihrer organisatori-
schen Struktur abhängig. Bei der Bereitstellung
von Beteiligungsinformationen ist allerdings in
den beiden letzten Jahren vermehrt der
Trend
zur dezentralen Datenpflege zu beobachten
.
In der Regel beginnen die meisten Konzerne
nach der Implementierung einer Beteiligungs-
management-Software (inklusive einer Daten-
Autor
Dr. Marco Wittigayer
ist seit 2008 bei der zetVisions AG im Bereich Consulting tätig.
In 2010 übernahm er die Leitung des Bereiches Consulting.
Heute verantwortet er als Head of Professional Services
Dienstleistungen und Support rund um das Lösungsportfolio
im Beteiligungsmanagement und Stammdatenmanagement
der zetVisions AG.
E-Mail:
Best Practice Beteiligungsmanagement
