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sendung von elektronischen Rechnungen die
bisherige Signaturpflicht nicht mehr erforder-
lich. Daraus ergeben sich entsprechende Än-
derungen im deutschen Umsatzsteuergesetz
§14 USTG. Hiernach gibt es bei der buchhal-
terischen Behandlung zwischen elektroni-
schen Rechnungen und Papierrechnungen
keine Unterschiede mehr. Elektronische Rech-
nungen werden wie Papierrechnungen ge-
bucht. Für sie gelten ebenfalls die Grundsätze
ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhal-
tungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze
zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPdU) (Vgl. Brand 2012 und
Haufe 2012). Diese Änderungen durch den
Gesetzgeber ermöglichen jetzt auch gleicher-
maßen kleineren und mittelständischen Un-
ternehmen, sich mit der Optimierung des
Rechnungseingangsprozesses zu beschäfti-
gen, ohne dabei in größere IT-technische Re-
striktionen zu laufen.
Damit die Umstellung auf den elektronischen
Rechnungseingang gelingt, müssen Unterneh-
men und Projektverantwortliche einige wesent-
liche Punkte und Besonderheiten beachten. In
erster Linie geht es darum,
zunächst einen
überschaubaren und eigenen auf das Un-
ternehmen zugeschnittenen Workflow für
den elektronischen Rechnungseingang zu
definieren.
Workflow Rechnungsprüfung
Der automatische Ablauf einer Rechnungs-
prüfung wird in einem Standard-Workflow
definiert. Der gesamte Prozess umfasst Ein-
zelarbeitsschritte, die sukzessive durchlaufen
werden.
Elektronische Erfassung
der Eingangsrechnungen
In den meisten Projekten, die zur Einführung
einer elektronischen Rechnungseingangsprü-
fung implementiert werden,
erfolgt die Er-
fassung und Digitalisierung der Eingangs-
rechnungen als in-house-Variante.
Die
eingehenden Originaldokumente werden im
Unternehmen selbstständig erfasst und digi-
talisiert. In der Posteingangsstelle sortieren
eigene Mitarbeiter alle eingehenden Rechnun-
gen vor und scannen diese anschließend ein.
Einige Dienstleister solcher Workflows bieten
einen externen Scanning- und OCR-Service
an. Bei dieser Variante lagert das Unterneh-
men den Arbeitsschritt der elektronischen Er-
fassung der Eingangsrechnungen an einen
Drittanbieter aus. Eingehende Papierdoku-
mente werden durch einen Dienstleister vor-
sortiert, vorbereitet, eingescannt und per OCR
ausgelesen und anschließend validiert. Der
Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass die
erforderlichen Rechnungsdaten zeitnah im
ERP-System der Auftraggeber verfügbar sind.
Durch den besonderen technischen Validie-
rungsprozess kann die Datenqualität höher als
bei der in-house-Variante sein.
Zuordnung und Indexierung
der Eingangsrechnungen
Die eingescannten Dokumente werden auto-
matisch in den elektronischen Briefkörben der
prüfungsberechtigten Mitarbeiter gesammelt
und der Originalbeleg zusätzlich im Archiv ab-
gelegt. Grundsätzlich gelten für elektronische
Rechnungen die gleichen Aufbewahrungs-
pflichten wie für Papierrechnungen.
Elektroni-
sche Rechnungen müssen 10 Jahre lang
aufbewahrt werden
und ihre Belege sind für
die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivie-
ren (Vgl. Haufe 2012).
Durch den elektronischen Erfassungsprozess
stehen die wesentlichen Metadaten einer
Rechnung als strukturierter Datensatz zur
Verfügung, damit eine digitale Weiterverarbei-
tung möglich ist. Bei der Indexierung wird der
ausgelesene Text nach relevanten Inhalten
durchsucht und entsprechenden vordefinier-
ten Datenfeldern zugeordnet. Typischerweise
werden die relevanten Kopfdaten, wie zum
Beispiel Lieferantenbezeichnung, Rechnungs-
nummer sowie Eingangs- und Belegdatum
und Gesamtbeträge, einer Eingangsrechnung
ausgelesen. Die Überprüfung der gelesenen
Werte erfolgt aufgrund von vorab definierten
Regeln und Berechnungen, die zum Beispiel
durch den Abgleich mit bestehenden (Stamm-)
Daten aus dem ERP-System unterstützt wird
(Vgl. Alos 2014).
Abb. 1: Freigabeprozess eines Rechnungsdokuments mit Buchungsstempel
Autor
Dipl.-Kfm. (FH) Thorsten Steinhardt
ist Leiter Controlling und Finanzen bei der Firma RONDO FOOD
GmbH & Co. KG in Krefeld. Er ist Autor einiger Publikationen
und hält Vorträge zum Thema Produktionscontrolling.
E-Mail:
Prozesseffizienz und Kosteneinsparung im Purchase-to-Pay-Prozess
