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2-01.2019
CASE STUDIES
Die
Steffens Heimbau Woh-
nungsgesellschaft
mit Sitz
in Düsseldorf gehört zur Un-
ternehmensgruppe Steffens
Wohnen, deren Wurzeln auf ein
1880 gegründetes Baugeschäft
zurückgehen. Achim Feldmann
und Leif Steffens, Geschäftsführer
der Steffens Heimbau, nennen
technische Aspekte und notwen-
dige Softwareerneuerungen als
Ausgangspunkt für den Start einer
Digitalisierungsoffensive des Fami-
lienunternehmens: „Wir verwalten
lokal in Düsseldorf unseren eige-
nen Bestand. 2017 entschieden
wir uns für die Implementierung
einer neuen ERP-Lösung. Deshalb
haben wir uns tiefen Einblick in die
Struktur unserer Businessprozesse
und das Potenzial des neuen Sys-
tems verschafft, um eine grundle-
gende Digitalisierung anzugehen.
In der Prozesswelt überprüften wir,
wie wir möglichst viele analoge
Abläufe digital gestalten konn-
ten. Auch war wichtig, welche
Veränderungen und Investitionen
in Sachen Hard- und Software
notwendig waren.“
Das Projekt zog eine ganze Reihe
weiterer Entscheidungen nach
sich. Achim Feldmann: „Wir
mussten festlegen, wie wir die
verschiedenen Elemente von
IT-Infrastruktur und Businesssoft-
ware künftig betreiben wollten.
Bei der ERP-Lösung beschlossen
wir beispielsweise, statt eine voll
integrierte Version zu implemen-
tieren, einzelne Bausteine nach
dem Best-of-Breed-Konzept von
anderen Anbietern einzubeziehen.
Wir verwenden jetzt ein externes
Archivsystem, das wir auch zur
Prozesssteuerung nutzen können.
Den Betrieb der Infrastruktur
haben wir als Cloud-Lösung
implementiert, da wir hier die ge-
wünschte Flexibilität und Skalier-
barkeit gegeben sehen. Bei einer
klassischen Wohnungsabnahme
lassen sich die Prozesse heute per
Tablet abwickeln. Die Integration
einer ganzen Reihe von Dritt
anbieter-Lösungen hatte natürlich
zur Folge, dass wir uns intensiv mit
den nötigen Schnittstellen befas-
sen mussten. Das hat den Vorteil,
dass wir für die künftige Ankopp-
lung weiterer Lösungen und die
Erweiterung des Partnerpools über
das nötige Schnittstellen-Know-
how verfügen.“
Als Empfehlung für Nachahmer
weisen Achim Feldmann und Leif
Steffens auf einige entscheidende
Aspekte eines Digitalisierungs-
vorhabens hin: „Digitalisierung ist
eine Führungsentscheidung, die
unter Einbeziehung der Mitar-
beiter getroffen und umgesetzt
werden muss. Voraussetzung für
eine effiziente und erfolgreiche
Digitalisierung ist die grundsätz-
liche Bereitschaft, alle Abläufe
im Unternehmen neu zu denken,
Herkömmliches loszulassen und
sich den neuen Technologien und
ihren Möglichkeiten zu öffnen.“
Mission
Umdenken
Beim Berliner Immobilienunter-
nehmen
Becker & Kries
blickt
man auf über 70 Jahre Engage-
ment in der Immobilienwirtschaft
zurück. Ausgangspunkt für den
Einstieg des Unternehmens in die
Digitalisierung war vor allem die
Unumgänglichkeit einer Steige-
rung der Effizienz, wie Christian
Günther, bei Becker & Kries
verantwortlich für Controlling,
Asset Management Wohnen und
IT-Management, erklärt:
„Auf die Verwaltungsbranche
kommen immer neue Anforderun-
gen und Aufgaben zu. Allein die
sich ständig weiterentwickelnden
politischen Vorgaben führen zu
tiefen Eingriffen in die Prozess-
gestaltung. Dies schafft man nur
durch Effizienzsteigerung. Im Jahr
2016 begannen wir daher mit der
Umsetzung eines Digitalisierungs-
programms, das uns fit für die
kommenden Marktanforderungen
machen sollte. Zentrale Themen
dafür waren zunächst die Integrati-
on mobiler Anwendungen und die
Digitalisierung von Dokumenten.
Voraussetzung hierfür war eine
komplette Neugestaltung unserer
IT-Infrastruktur, von der Datenver-
kabelung bis zur Anschaffung von
Doppelmonitoren. Bestehende
Prozesse mussten intensiv über-
prüft werden. Wie sollen unsere
Arbeitsabläufe künftig aussehen?
Wie soll beispielsweise die Mieter-
akte gestaltet sein? Welche Daten
müssen wie ausgewertet werden?
Welche Mitarbeiter sind daran be-
teiligt und welche Veränderungen
kommen auf sie zu? Fragen dieser
Art waren unter Einbeziehung
der betreffenden Mitarbeiter und
Abteilungen eindeutig zu beant-
worten.“
Den Einstieg in das Digitalisie-
rungsprojekt schildert Christian
Günther so: „Wir begannen mit der
Digitalisierung der Mieterakten und
dehnten dies schnell auf sämtliche
Akten aus. Tausende von Ordnern
in unseren Schränken wurden
gescannt und die Dateien in die
Wohnungswirtschafts
software
eingespielt, wodurch alle Daten
leichter zugänglich wurden und
einfacher zu verwalten sind. Heute
können unsere Mitarbeiter jeder-
zeit an jedem Ort auf ihre Akten
zugreifen.“
Mehr Effizienz, beschleunigte Pro-
zesse, weniger Ressourcenbedarf
– diese Erfahrungen bestätigen die
Richtigkeit des Digitalisierungspro-
jekts bei Becker & Kries. Doch dies
ist nicht alles, was das Unterneh-
men an Vorteilen verbuchen kann.
Christian Günther: „Der Einstieg ins
digitale Zeitalter mildert auch die
große Herausforderung, die der
Fachkräftemangel für unser Unter-
nehmen mit sich bringt. Zukünftig
gehen zahlreiche Mitarbeiter in den
Ruhestand, die sich bei der Situa-
tion am Arbeitsmarkt nur schwer
ersetzen lassen. Digitalisierte
Prozesse und Technologien nehmen
hier etwas vom Druck weg.“
Effizienz gegen den
Fachkräftemangel
„Bei der ERP-Lösung im-
plementierten wir einzelne
Bausteine nach dem Best-
of-Breed-Konzept auch von
anderen Anbietern.“
Leif Steffens,
Steffens Heimbau Wohnungs-
gesellschaft, Geschäftsführer
„Der Einstieg ins digitale
Zeitalter mildert die große
Herausforderung, die der
Fachkräftemangel für uns
mit sich bringt.“
Christian Günther,
Becker & Kries, Prokurist
Controlling, IT-Management & Ausbildung
