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Kostenträger elektronisch oder als Ord-
ner anlegen
und legen die Unterlagen jähr-
lich nach Kosteneinzelpositionen ab. Sollten
Sie eine Untergliederung nach Teilprojekten
benötigen, verwenden Sie dazu bitte, z. B. in
SAP, darunter liegende PSP-Elemente. Eine
klare Struktur erleichtert die Erfassung, Auf-
bereitung und Abrechnung, besonders bei
komplexen Vorhaben.
6. Werden Aufträge nach NKBF 2017 an Dritte
vergeben, sind die Vorgaben der Nr. 2.5. für
Unteraufträge zu beachten. Unteraufträge
sind nach den allgemeinen Bestimmungen
für FE-Verträge (BEBF-ZE 98)
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abzuschlie-
ßen. Für die Prüfung sind die Verträge, Be-
stellungen und Rechnungen vorzulegen, da-
mit ggf. Unterauftragsprüfungen frühzeitig
bei den zuständigen Preisüberwachungsbe-
hörden beauftragt werden können.
Vademekum für KMU und
Mittelstand (pauschalierte
Abrechnung)
1. Prüfen Sie, ob Sie unter die KMU-Definition
der EU fallen, denn nur dann können Sie die
pauschalierte Abrechnung beantragen und
erhalten. Zu beachten ist: Nur wenn die pau-
schalierte Abrechnung ausdrücklich geneh-
migt wurde, kann auch danach abgerechnet
werden.
2.
Wenn Sie bislang noch nicht nach Ge-
meinkosten abgerechnet haben, sollten
Sie im Zuwendungsbescheid schauen,
ob die pauschalierte Abrechnung ge-
währt wurde.
Gegebenenfalls sollten Sie
Widerspruch erheben, da Sie ansonsten ein
ausgebautes Kostenrechnungssystem benö-
tigen, um die Nachweispflichten nach
PreisLS zu erfüllen.
3. Wenn Sie einmal eine Abrechnung nach Ge-
meinkosten vorgenommen haben, können
Sie
keine weitere Förderung nach pau-
schalierter Abrechnung
erhalten!
4. Bei den Personalkosten wird das
jährliche
steuerpflichtige Bruttojahresentgelt
ohne Arbeitgeberanteile zur Sozialversi-
cherung
zu Grunde gelegt. Hierzu sehen wir
i.d.R. den Dezembernachweis ein. Häufiger
Fehler bei der Abrechnung ist, dass das (fal-
sche) Feld „Bruttojahresgehalt“ angesetzt
wird. Dies führt häufig zu Rückzahlungen.
hinstellen kann, sondern
eine komplette
Nachkalkulation mit Nachweisen vorlegen
und erläutern muss
.
Zu Nr. 4.8.:
„Der Zuwendungsempfänger (das
Unternehmen) hat alle Unterlagen,
die mit der
Förderung zusammenhängen
, nach Vorlage
des Verwendungsnachweises fünf Jahre aufzu-
bewahren.“ Während bisher „Rechnungsunter-
lagen“ genannt wurden, wird nunmehr „auf alle
mit der Förderung zusammenhängenden Nach-
weise“ abgestellt. Aus Prüfersicht ist hier vor
allem die Aufbewahrung von Stundennachwei-
sen in elektronischer Form und Papierform von
Bedeutung. Gerade bei Betriebsübergängen
oder bei der Prüfung zahlungsunfähiger Unter-
nehmen bei den Insolvenzverwaltern sind diese
häufig nicht mehr auffindbar, mit der Folge,
dass Personalkosten nicht anerkannt werden
können und eine (teilweise) Rückzahlung der
erhaltenen Zuwendung mit Zinsen droht.
Zum Abschluss der zugegeben trockenen Mate-
rie der neuen Nebenbestimmungen möchte ich
Ihnen noch einige Tipps geben, um Rückzahlun-
gen bei einer Kostenprüfung zu vermeiden:
Von allen Unternehmen ist zu
beachten
1.
Beantragen Sie alle anfallenden Kosten-
einzelpositionen:
Materialkosten, Fremd-
leistungen, Personal- und Reisekosten usw.
Wenn diese nicht beantragt und genehmigt
sind, können diese später auch nicht aner-
kannt werden.
2. Kosten werden
nur im Zuwendungszeit-
raum
anerkannt. Wenn Sie vorher oder da-
nach Aufwand treiben, ist dieser nicht för-
derfähig.
3. Es werden nur
Nettobeträge
anerkannt.
4. Werden
Skonti
gewährt, sind diese zu zie-
hen, auch wenn Sie diese nicht in Anspruch
genommen haben.
5. Häufig ist der Projektleiter bereits ausge-
schieden, wenn wir zur Prüfung kommen.
Wenn erst jetzt (Stunden-)Belege gesucht
und eine Nachkalkulation erstellt werden
müssen, ist der Verdruss und Zeitaufwand
der / des Nachfolger(s)/in riesengroß. Führen
Sie das Zuwendungsvorhaben
von Anfang
an als ein Projekt
, in dem Sie hierfür
einen
Entwicklungsleistungen anstatt durch eigenes
festangestelltes Personal durch Dritte erbracht
werden. Das BMBF hat dieser Entwicklung
Rechnung getragen, indem es eine Regelung
aufgenommen hat, nach der
„Fremdpersonal,
Dienstleistungen Dritter, nicht sozialversi-
cherungspflichtiges Personal usw.“ nicht in
die Basis für den Zuschlag eingehen darf
.
Dies galt zwar schon immer, war aber in den
Nebenbestimmungen nicht explizit enthalten.
Mit dieser Regelung will der Zuwendungsgeber
sicherstellen, dass der Zuwendungsempfänger
und nicht die Leistungserbringung Dritter ge-
fördert wird.
Zu Nummer 2.4.4.:
Bei den Personalkosten in
Satz 1
müssen jetzt nicht mehr umsatz-
und gewinnabhängige Zahlungen beim Lei-
tungspersonal gänzlich eliminiert werden
.
Damit erfolgt eine Gleichstellung mit der Ab-
rechnung nach Gemeinkosten. Dort gab es eine
vergleichbare Regelung nicht. Die neue Rege-
lung erleichtert zwar die Prüfung, da die Höhe
der Tantiemen in KMU häufig nur ganz wenigen
Personen bekannt waren und auch nicht be-
kannt werden sollten, es entbindet den Prüfer
jedoch nicht von der Pflicht, die „Angemessen-
heit“ und „Branchenüblichkeit“ des Geschäfts-
führergehalts zu prüfen. Geändert hat sich bei
der Stundensatzermittlung, dass beim Divisor
neuerdings nur die theoretisch möglichen Jah-
resarbeitsstunden herangezogen werden dür-
fen, selbst wenn die produktiven Jahresarbeits-
stunden darüber liegen. In Nr. 2.4.5 wird klar-
gestellt, dass Kosten für Fremdpersonal sowie
Dienstleistungen Dritter nicht mit dem 100 Pro-
zent-Satz zu beaufschlagen sind. Die Vorher-
sehbarkeit, was anerkannt werden kann, wird
dadurch verbessert.
4. Abschnitt: Nachweis und Prüfung der
Verwendung
Zu Nr. 4.4.:
Dort wird jetzt ein
„zahlenmäßi-
ger Nachweis“
, bestehend aus einer Nachkal-
kulation und einem Nachweis über die Finanzie-
rung des Vorhabens gefordert. Dies war zwar
schon bisher so, stellte begrifflich jedoch auf
einen „zahlenmäßigen Verwendungsnachweis“
ab. Für die Prüfung hat dies zur Folge, dass ein
Unternehmen dem Prüfer nicht einfach Ordner
mit Belegen und den Verwendungsnachweis
Tipps für Kostenprüfungen
