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1. Phase: Projektziel- und
Projektdefinition
Die Projektziel- und Projektdefinition stellt den
ersten wichtigen Schritt des Softwareauswahl-
projekts dar (vgl.
Bange/Keller
, 2004, S. 13). Die
Projektzieldefinition dient zur Festlegung des an-
zusteuernden Zustands und ist maßgeblich für
das gesamte Softwareeinführungsprojekt (vgl.
Vering
, 2007, S. 65). Diese Teilphase des Pro-
jektes dient nicht nur der Steuerung des Projek-
tes, sondern auch der späteren Messung des
Projekterfolges sowie der begleitenden Steue-
rung des Projektes. Die Projektziele sind so zu
definieren, dass sie nicht nur den zu erwarten-
den Nutzen, sondern auch die erforderlichen
personellen und organisatorischen Veränderun-
gen, die die Auswahl und spätere Einführung ei-
nes CIS mit sich bringt, umfassen. Im Rahmen
der Projektdefinition werden Rahmenparameter
wie die Projektdauer, das Projektbudget und das
Projektteam zur Erreichung der Projektziele fest-
gelegt (vgl.
Bange/Keller
, 2004, S. 13).
Die zu Beginn des Softwareauswahlprojektes
festgelegte
Projektdauer
kann einen wesentli-
chen Einfluss auf die Auswahl eines CIS haben.
Je sorgfältiger das Projektteam die Ist-Analyse
und die Definition der betriebsspezifischen An-
forderungen durchführen kann, desto sicherer
wird letztendlich die Entscheidung über das
einzuführende CIS sein. Um für das Unterneh-
men dennoch eine zeitnahe Lösung finden zu
können und die Projektkosten nicht unnötig in
die Höhe zu treiben, sollte eine realistische zeit-
liche Grenze gesetzt werden, innerhalb derer
die für das Unternehmen passende Software
ausgewählt werden soll.
In der Praxis hat sich
eine Projektdauer von maximal drei Mona-
ten bewährt.
Eine längere Projektdauer führt
oftmals zu einer Veränderung der vom Projekt-
team festgelegten betriebsspezifischen Anfor-
derungen an ein CIS, der Unternehmensziele,
der Projektmitarbeiter und der Unternehmens-
prozesse, die eine (unnötige) Wiederholung von
Projektphasen und bereits getroffener Ent-
scheidungen erfordern (vgl.
Bange/Keller
,
2004, S. 13).
Die Festlegung des
Budgets
für die Soft-
wareeinführung erweist sich zu Beginn des
Softwareauswahlprojektes als relativ schwie-
rig. Die Kosten des Softwareeinführungspro-
jektes sind letztendlich von der Wahl der Soft-
warelösung für das CIS abhängig. Die Wahl
der Software entscheidet nicht nur über die
Höhe der Kosten für Softwarelizenzen oder
Entwicklungskosten, sondern auch darüber,
welche Kosten auf das Unternehmen durch die
Anschaffung und Installation neuer Hardware,
die Einführung der Software und erforderliche
Mitarbeiterschulungen zukommen (vgl.
Bange/
Keller
, 2004, S. 14). Abbildung 2 gibt einen
Überblick über die grobe Verteilung der Kos-
ten, die im Rahmen eines Softwareeinfüh-
rungsprojekts i. d. R. entstehen.
Die Einführung eines CIS erfordert nach Festle-
gung der Projektziele, der Projektdauer und des
Projektbudgets die Bildung des
Projektteams
.
Teile dieses Einführungsteams sollten bereits
auch Mitglieder des Auswahlprojektes sein (vgl.
Bange/Keller
, 2004, S. 14).
Idealerweise besteht das Projektteam aus ei-
nem Kernteam von zwei bis drei Mitarbeitern
aus der IT-Abteilung und einer entsprechenden
Anzahl von Anwendermitarbeitern, also Cont-
rollern, die als Koordinatoren den Kontakt zu
der Controllingabteilung und dem Management
halten. Bei der Wahl der Teammitglieder aus
der Fachabteilung ist darauf zu achten, dass sie
sich als optimale Teammitarbeiter erweisen.
Die Teammitglieder aus der Fachabteilung soll-
ten nicht nur die erforderliche Zeit für die Pro-
jektarbeit aufbringen können und wollen, son-
dern vor allem die Fach- und ggf. Führungs-
kompetenz im eigenen Arbeitsgebiet besitzen.
Die Teammitglieder sollten lernwillig, psychisch
und physisch belastbar, gut motiviert und in der
Lage sein, das Team zu motivieren. Darüber hi-
naus ist es wichtig, dass die Teammitglieder
aus der Fachabteilung fähig sind, sich in das
Projektteam einzubringen und auf die Ideen der
anderen Projektmitglieder einzugehen. Das
Kernteam, bestehend aus den Mitarbeitern,
aus der IT-Abteilung und den Teammitgliedern
aus der Fachabteilung, kann bei Bedarf um
zwei bis drei Teammitarbeiter erweitert werden.
Um einen vollkommenen Informationsaus-
tausch zwischen den Teammitgliedern gewähr-
leisten zu können, ist eine
Beschränkung der
Teamgröße auf fünf bis sechs Teammitglie-
der
einzuhalten (vgl.
Grupp
, 2000, S. 158).
Die Effizienz und Arbeitsfähigkeit des Projekt-
teams hängt wesentlich von der richtigen
Abb. 1: Auswahlprozess für ein Controlling-Informationssystem
Abb. 2: Kostenverteilung eines Softwareeinfüh-
rungsprojekts (entnommen aus Bange/Keller,
2004, S. 14)
CM März / April 2019
