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Distributionskonzept
Die gezielte Auswahl der Empfänger unter-
schiedlicher Berichte ist grundlegende Voraus-
setzung einer effizienten Informationsaufnahme
und effektiven Informationsverarbeitung durch
die Berichtsleser. Das Distributionskonzept im
Berichtswesen beschreibt, wer welche Reports
in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt
über welchen Distributionskanal erhält. Die
Orchestrierung von Selektions- und Distri-
butionskonzept stellt demnach sicher, dass
den Entscheidungsträgern die richtige Infor-
mation zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur
Verfügung steht.
Umsetzung
Auf Grundlage der konzeptionellen Vorarbeiten
wurden in dieser Projekt-Phase die bestehenden
Vertriebssteuerungsreports im Firmenkunden-
geschäft der Berliner Sparkasse überarbeitet.
Der Relaunch der Berichte war eher eine Evolu-
tion und weniger eine Revolution des vorhande-
nen Berichtswesens. Zum einen hatten die Re-
ports vor dem Relaunch bereits eine vergleichs-
weise hohe Entwicklungsreife erreicht, zum an-
deren sollten die Berichtsleser sukzessive an die
neuen Berichtsformate herangeführt werden.
Abbildung 11 zeigt exemplarisch den Aus-
schnitt eines Reports
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aus dem Berichtsportfo-
lio, der in dieser Projekt-Phase überarbeitet
wurde. Die Schwäche dieser Darstellungsform
ist offensichtlich: Zum einen wird nicht unmit-
telbar deutlich, in welcher Höhe eine Filiale zum
Gesamterfolg beiträgt. Zum anderen werden
die Unterschiede im Zielerreichungsgrad mit
einem dreistufigen Farbkonzept nach dem
dargestellt. Aus einem Kreisdiagramm kann
jedoch nicht „optisch“ abgeleitet werden, in
welchem Verhältnis ein Marktanteil größer
(oder kleiner) ist als ein anderer. Insbesondere
bei etwa gleich großen Marktanteilen kann
aus einem Kreisdiagramm eine Reihenfolge
der Marktanteile „optisch“ nicht zuverlässig
abgeleitet werden. Ein Balkendiagramm hinge-
gen ermöglicht einen schnellen und zuverlässi-
gen „optischen“ Vergleich der Reihenfolge.
Dies liegt daran, dass der Vergleich von Flä-
chen und Winkeln (Kreisdiagramm) ungleich
schwieriger ist als der Vergleich von Längen
oder Abständen (Balkendiagramm). Wenn also
Daten eines bestimmten Skalenniveaus mit
zu einfachen Diagrammtypen visualisiert wer-
den, entsteht dadurch für den Betrachter ein
Informationsverlust.
Um die Kernaussage zu unterstützen, kann bei
Bedarf auch mit Hervorhebungen und Kom-
mentaren gearbeitet werden. Dabei muss man
sich jedoch bewusst sein, dass dadurch andere
Informationen in den Hintergrund gerückt wer-
den. Wichtig ist hier die Verwendung von ein-
deutigen Bezeichnungen und einer klaren Spra-
che ohne Füllwörter und Floskeln.
lerdings nutzlos, wenn die Gestaltung von Ta-
bellen und Diagrammen zwar den Anforderun-
gen eines solchen Regelwerks genügen, diese
jedoch nicht die Aussage des Berichts unter-
stützen oder aber willkürlich im Bericht positio-
niert werden. Ein nach dem Notationskonzept
„handwerklich“ richtig gestaltetes Diagramm
passt damit nicht zwangsläufig auch zur Aus-
sage des Berichts. Zudem kann eine Darstel-
lung für die zugrunde liegenden Daten zu ein-
fach oder zu komplex sein. Für die schnelle und
richtige Interpretation der Informationen ist
daher die Auswahl des richtigen Darstellungs-
typs unerlässlich.
Grundsätzlich sind Tabellen gut geeignet, um
Detailwerte zu zeigen oder einen paarweisen
Vergleich von Werten zu ermöglichen. Entwick-
lungen, Trends, Zusammenhänge und Unter-
schiede in den Daten kann eine Tabelle jedoch
nicht so transportieren, dass sie vom Betrach-
ter als Kernbotschaft des Berichts schnell
wahrgenommen werden können. Dies ist die
Aufgabe von Diagrammen, wobei der Einsatz
des richtigen Diagrammtyps maßgeblich für
den Transport der Botschaft ist. Die Auswahl
des geeigneten Diagrammtyps wird durch das
Skalenniveau der zu visualisierenden Daten
bestimmt. Dies bedeutet, dass gering skalierte
Daten nicht mit einer hoch komplexen Visuali-
sierung dargestellt werden sollten und vice
versa. Abbildung 10 zeigt, welche Diagramm-
typen sich für die Darstellung von Daten eines
bestimmten Skalenniveaus eignen. Mehr als
die in Abbildung 10 genannten Diagrammtypen
werden im Berichtswesen grundsätzlich nicht
benötigt.
Ein Beispiel: Häufig werden hoch skalierte Daten
wie z. B. Marktanteile in einem Kreisdiagramm
Abb. 10: Skalenniveaus von Daten und Diagrammtypen
Abb. 11: Bericht vor dem Relaunch
Verdauliche Controlling-Berichte anstatt Buchstabensuppe und Zahlensalat
