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Das Projekt-Team entwickelte daher vier ele-
mentare Konzepte, die kollektiv die Richtlinie für
Informationsqualität im Berichtswesen bilden
(vgl. Abbildung 8):
°
Selektionskonzept
°
Notationskonzept
°
Kommunikationskonzept
°
Distributionskonzept
In zunehmend datengetriebenen Unternehmen
und Organisationen wird die Auswahl relevanter
Informationen sowie deren Gestaltung und
Erklärung immer wichtiger. „Ein komplexer
werdendes Umfeld, rasant wachsende Daten-
mengen und zunehmender Zeitdruck erfor-
dern optimal aufbereitete Berichte für Ent-
scheidungsträger“, so Dr. Stefan Bergsmann
von Horváth & Partners.
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Selektionskonzept
Das Selektionskonzept befasst sich mit der
inhaltlichen Abgrenzung von Berichten: Welche
Berichtsadressaten erhalten welche Infor-
mationen?
Das Gießkannen-Prinzip „jeder bekommt alles“
ist in Zeiten der Informationsüberflutung kein ge-
eignetes Mittel, um den Berichtslesern eine effi-
ziente Informationsaufnahme und zugleich ef-
fektive Informationsverarbeitung zu ermögli-
chen. Hier bedarf es einer differenzierten Aus-
wahl der relevanten Informationen, die sich aus
Informationsbedarf und -nachfrage der Berichts-
(z. B. in einer Entscheidungssituation) nicht re-
produzierbar. Daher ist es für das Berichtswesen
von Bedeutung, den Berichtslesern mit relevan-
ten Informationen eine interessante Geschichte
zu erzählen. Da die Kapazität des Langzeit-
gedächtnisses unbegrenzt ist, können Informa-
tionen einige Stunden bis zu mehreren Jahren
gespeichert werden.
Voraussetzungen
Vor dem Relaunch der bestehenden Vertriebs-
steuerungsreports wurden vom Projekt-Team
zunächst die konzeptionellen Voraussetzungen
für die operative Umsetzung geschaffen. Um im
Berichtswesen eine hinreichende Effizienz, Ef-
fektivität und Persistenz zu erzielen, bedarf es
eines Regelwerks für die Auswahl, Gestaltung,
Erklärung und Verteilung der Informationen.
Verarbeitung und Speicherung von Informa-
tionen im menschlichen Gedächtnis wider (vgl.
Abbildung 7).
Auf der 1. Stufe werden im sensorischen Ge-
dächtnis die Informationen aufgenommen. Das
sensorische Gedächtnis ist somit der erste
Wahrnehmungsfilter und kann die eingehenden
Informationen nur sehr kurz (bis zu ca. einer
Sekunde) erhalten. Nur wenn eine Information
die Aufmerksamkeit des Berichtslesers erlangt,
wird sie in das Arbeitsgedächtnis weitergelei-
tet. Daher ist im Berichtswesen der gezielte
Einsatz von präattentiven Attributen ein ele-
mentares Stilmittel, um die Aufmerksamkeit
des Berichtslesers zu erlangen und auf be-
stimmte Bereiche im Report zu lenken.
Das Arbeitsgedächtnis auf der 2. Stufe kann
die aus dem sensorischen Gedächtnis einge-
henden Informationen für einige Sekunden bis
zu wenigen Minuten bewahren. In dieser Zeit
werden die aufgenommenen Informationen ver-
arbeitet und mit dem bereits gespeicherten
Wissen aus dem Langzeitgedächtnis abgegli-
chen. In dieser Phase erfolgt das (richtige) Ver-
ständnis der Information, weshalb im Berichts-
wesen der Einsatz von Darstellungen mit Mani-
pulationspotenzial zu vermeiden ist.
Ob eine Information auf der 3. Stufe in das
Langzeitgedächtnis aufgenommen wird, hängt
davon ab, ob die Information als interessant
oder relevant wahrgenommen wird. Ist das
nicht der Fall, geht die Information nach weni-
gen Minuten verloren. Nicht mehr vorhandene
Informationen sind zu einem späteren Zeitpunkt
Abb. 7: Gedächtnisformen
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Abb. 8: Konzepte im Informationsmanagement
Verdauliche Controlling-Berichte anstatt Buchstabensuppe und Zahlensalat
