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halte. Das in dieser Projekt-Phase entwickelte
Notationskonzept enthielt daher verbindliche
Gebote und Verbote für die Gestaltung von Ta-
bellen und Diagrammen. Die Verprobung dieses
zunächst eher eng ausgelegten Regelwerks bei
den Berichtserstellern ergab jedoch, dass es zu
wenige Freiheitsgrade enthielt, um bestimmte
bankfachliche Fragestellungen in Tabellen und
Diagrammen abzubilden. Um die Freiheitsgrade
zu erhöhen, wurden die strengen „Dos“ und
„Don’ts“ des entwickelten Notationskonzepts
um weniger dogmatische „Allows“ und
„Avoids“ erweitert. Damit erhielt das Notations-
konzept die notwendige „Freiheit im Korsett“,
woraus eine deutlich verbesserte Akzeptanz bei
den Berichtserstellern resultierte, ohne jedoch
den Kern und das Ziel eines Notationskonzepts
aufzugeben.
Kommunikationskonzept
Das Kommunikationskonzept befasst sich mit
der kontextbezogenen Erklärung der Berichts-
inhalte: Welche Berichtselemente (Tabellen,
Diagramme, Texte) in welcher Kombination
transportieren die Informationen und die zent-
rale Aussage des Berichts auf optimale Weise?
Im Marketing orientieren sich Aufbau und Ge-
staltung von Werbeträgern an den perzeptionel-
len Fähigkeiten der Zielgruppen. Die Kernbot-
schaft des Werbeträgers (d. h. das Produkt und
seine Vorteile) sollen vom Betrachter schnell
und präzise wahrgenommen werden, um damit
eine Handlung (d. h. die Kaufentscheidung) her-
beizuführen. Das Produkt und damit die Visiten-
karte des Controllers ist der Bericht. Hier scheint
es jedoch oft keine Rolle zu spielen, welche Ge-
staltungselemente der Report enthält, wie diese
angeordnet sind, ob die Aussage des Berichts
schnell und richtig wahrgenommen wird und ob
daraus auch die richtigen Erkenntnisse und Ent-
scheidungen abgeleitet werden. Daher benötigt
auch das Berichtswesen eine konzeptionelle
Grundlage für die Kommunikation der Botschaft
eines Reports.
Ziel des Kommunikationskonzepts ist es, mit
den Daten im Report eine schlüssige Geschich-
te zu erzählen (Storytelling). Jeder publizierte
Bericht sollte daher eine Botschaft bzw. Kern-
aussage besitzen. Ein Notationskonzept ist al-
an der Schnittstelle zum Adressaten durch eine
mangelhafte Berichtsgestaltung verloren gehen.
Das Notationskonzept beschreibt Leitlinien für
die inhaltliche Gestaltung von Berichten. Es
enthält verbindliche Regeln für die Darstellung
von Tabellen und Diagrammen sowie die For-
mulierung von Texten. Ziel des Notationskon-
zepts ist es, das Berichtswesen zu normieren
und damit Standards für die Gestaltung von Re-
ports zu schaffen. Auf diese Weise können
mehr Informationen in kürzerer Zeit verarbeitet
und richtig interpretiert werden, da die zentrale
Botschaft des Berichts in den Mittelpunkt
rückt. Darüber hinaus ermöglicht die Standar-
disierung eine persistente Nutzung der Infor-
mation über das Langzeitgedächtnis.
Die Forderung von Notationsstandards und Ge-
staltungsregeln im Berichtswesen wird jedoch
allzu oft missverstanden: Es geht nicht darum,
Reports schöner oder attraktiver zu gestalten,
sondern verständlicher und informativer. Neben
einer Verbesserung der Informationstranspa-
renz können zudem durch Standardisierung die
Kosten der Berichtserstellung nachhaltig redu-
ziert werden.
Der Review der bestehenden Vertriebssteue-
rungsreports im Firmenkundengeschäft der
Berliner Sparkasse offenbarte zum Teil erhebli-
che Unterschiede in der Gestaltung von Tabel-
len und Diagrammen. Insbesondere identifizier-
te das Projekt-Team in den verschiedenen Re-
ports unterschiedliche Bezeichnungen, Be-
schriftungen, Farbkonzepte und Leserichtungen
sowie verschiedenartige Diagrammtypen für
die Darstellung gleicher oder vergleichbarer In-
adressaten ableiten lassen (vgl. Abbildung 9).
Darüber hinaus stellt das Selektionskonzept
sicher, dass die Informationen verschiedener
Berichte widerspruchsfrei dargestellt und un-
gewollte Redundanzen vermieden werden.
Notationskonzept
Das Notationskonzept adressiert die Gestaltung
von Berichtselementen: Wie werden ausge-
wählte Informationen in Tabellen, Diagrammen
und auch Texten grundsätzlich dargestellt?
Steuerungs- und entscheidungsrelevante In-
formationen werden in Unternehmen und Or-
ganisationen vorrangig in Berichten bereitge-
stellt. Damit Berichte verständlich sind, müs-
sen sie jedoch sorgfältig entworfen und ge-
staltet werden. Dieser Prozess erstreckt sich
von der Analyse und Selektion der Daten, über
die Wahl des richtigen Tabellen- oder Dia-
grammtyps, bis hin zum Einsatz visueller und
narrativer Elemente.
Berichte müssen die Leser in die Lage verset-
zen, die relevanten Informationen schnell und
fehlerfrei zu identifizieren, um daraus neue Er-
kenntnisse zu gewinnen und richtige Entschei-
dungen abzuleiten. Reports sind damit die
Schnittstelle zwischen der Informationsbereit-
stellung und Nutzung der Informationen durch
die Empfänger. Der nicht zu unterschätzende
Aufwand für Datenbeschaffung, Sicherstellung
der Datenqualität, Analyse der Daten, Auswahl
der relevanten Informationen und Erstellung der
Berichte ist vergebens, wenn die Informationen
Abb. 9: Ableitung und Selektion der relevanten Informationen
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CM Juli / August 2018
