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Effektivität
Viele Berichtsersteller gehen beim Entwurf von
Reports intuitiv vor, weil ihnen das Grundlagen-
wissen zu Datenanalyse, menschlicher Wahr-
nehmung und empfängergerechter Gestaltung
fehlt. Dies birgt die Gefahr, dass Reports als
Kommunikationsinstrument scheitern und
schlimmstenfalls irreführende Aussagen und
falsche Schlüsse kommuniziert werden. In der
Konsequenz sind Missverständnisse und auch
falsche Entscheidungen keine Seltenheit. Eine
fehlerfreie Informationsverarbeitung durch die
Berichtsleser wird u. a. durch die Verwendung
von manipulationsfreien Darstellungen sicher-
gestellt.
Das Negativ-Beispiel in Abbildung 3 zeigt das
Manipulationspotenzial von Diagrammen auf,
von dem Berichtsersteller in der Report-Gestal-
tung zuweilen bewusst, vielfach jedoch unbe-
wusst Gebrauch machen. Der Berichtsleser er-
hält über die Höhe der Säulen den „optischen“
Eindruck, dass der Deckungsbeitrag von Filiale
2 nur der Hälfte von Filiale 1 entspricht und
Filiale 6 doppelt so viel Deckungsbeitrag erwirt-
schaftet wie Filiale 5. Das Positiv-Beispiel in
Abbildung 4 zeigt mit den identischen Daten,
dass die Unterschiede keineswegs so gravie-
rend sind. Der Grund für die Fehlinterpretation
von Abbildung 3 liegt in der fehlerhaften Skalie-
rung der Y-Achse, die anstatt bei „0“ mit „20“
beginnt. Zudem werden die Farben in Abbil-
dung 3 lediglich zur Dekoration genutzt, wäh-
rend den Farben in Abbildung 4 eine inhaltliche
Bedeutung zukommt: Rot für negative bzw. grün
für positive Abweichungen vom Referenzwert
(im Beispiel ein Planwert von 30 Mio. EUR).
Ebenso können z. B. unterschiedliche Maximal-
Skalierungen, 3D-Diagramme oder die Ver-
wendung ungeeigneter Diagramm-Typen bei
den Berichtsempfängern zu Missverständnis-
sen und Fehlinterpretationen führen.
Persistenz
Bei der Erstellung von Controlling-Berichten ist
die Versuchung groß, überwiegend oder aus-
schließlich Zahlen zu zeigen. Für den Ersteller
solcher Reports ist es jedoch schwierig, ledig-
lich auf Grundlage von Zahlen überzeugende
Effizienz
Um den Berichtslesern eine schnelle Informati-
onsaufnahme zu ermöglichen, werden in der
Berichtsgestaltung sog. präattentive Attribute
verwendet (vgl. Abbildung 2). Präattentive Attri-
bute sind Stilmittel, die die Aufmerksamkeit der
Berichtsleser gezielt auf bestimmte Informatio-
nen im Report lenken.
Insbesondere die Farbe ist ein mächtiges Stil-
mittel und sollte daher in Berichten nicht wahl-
los, sondern ökonomisch und akzentuierend
eingesetzt werden. Die Farbe sollte demnach
stets eine konkrete Bedeutung haben und nicht
als dekoratives Element verwendet werden.
Zielsetzung
Um den Erfolg eines Projektes nachhalten zu
können, müssen die Projekt-Ziele messbar
sein. Als Primärziel des Projekts hatte das Pro-
jekt-Team die „Optimierung der Informations-
qualität im Berichtswesen des Firmenkunden-
geschäfts“ festgelegt. Diese Vorgabe wurde zu-
nächst mit der Forderung einer schnellen (effi-
zienten) und zugleich fehlerfreien (effektiven)
Informationsaufnahme und -verarbeitung durch
die Berichtsleser operationalisiert. Als dritte
Stellgröße neben Effizienz und Effektivität war
die Persistenz wesentlicher Teil des Zielbildes
(vgl. Abbildung 1), also die Reproduzierbarkeit
der Informationen eines Berichts zu einem spä-
teren Zeitpunkt (z. B. in einer nachgelagerten
Entscheidungssituation).
Abb. 1: Kriterien der Informationsqualität
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Abb. 2: Präattentive Attribute der Informationsgestaltung (Auswahl)
Verdauliche Controlling-Berichte anstatt Buchstabensuppe und Zahlensalat
