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werden bestimmte Informationen extrahiert,
analysiert und mit bekannten Dokumenten ab-
geglichen. Anhand vorab festgelegter Muster
und Textkombinationen erfolgt eine Klassifizie-
rung und die Weiterleitung an die entsprechen-
de Fachabteilung. Im Vorfeld wird das System
mit bereits klassifizierten Dokumenten trainiert
und erwirbt das Wissen über Muster, Textfrag-
mente etc.
Als selbstlernendes System er-
weitert es ständig das vorhandene Wissen
und nutzt Erfahrungswerte, um Dokumente
richtig zu kategorisieren und entsprechend
weiterzuleiten.
Sollte ein Dokument falsch zu-
geteilt worden sein, kann der Anwender dies
korrigieren. Das manuell klassifizierte Doku-
ment dient dann wiederum als Vorlage für ähn-
liche Dokumente. Je länger das System im Ein-
satz ist, desto besser wird seine Performance.
Von Nutzen ist diese Fähigkeit vor allem in den
Posteingangsstellen von Unternehmen. Betrie-
be mit einem großen Volumen an täglicher Ein-
gangspost profitieren von diesem selbstlernen-
den System. Da die Kommunikationswege in
den letzten Jahren vielfältiger geworden sind,
haben Unternehmen heute nicht nur mit traditi-
onellen Briefsendungen, sondern auch mit ei-
ner Vielzahl an Eingangspost via Social Media,
E-Mail etc. zu kämpfen. Darüber hinaus gelan-
gen die Anfragen in den verschiedensten For-
maten (PDF, Microsoft-Office-Dokument etc.)
sowohl in strukturierter als auch in unstruktu-
rierter Form ins Unternehmen, wodurch die Zu-
teilung für die Mitarbeiter immer schwieriger
und zeitintensiver wird. Insight Engines können
dabei helfen, diese Dokumentenflut in den Griff
zu bekommen.
Fußnoten
1
KPMG AG (2017): „Mit Daten Werte schaffen“;
[Stand: 07.07.2017].
2
Feldman, S; J. Duhl, J. R. Marietta und A.
Crawford (2005): The Hidden Costs of Informa-
tion Work, IDC White Paper 2005.
Rasche Integration ins Unternehmen
High-End Produkte wie Insight Engines kön-
nen ganz unkompliziert und ohne mühsame
und zeitraubende Projekte im Unternehmen
integriert werden.
Die rasche Implementie-
rung der intelligenten Technologie erfolgt
mittels Konnektoren.
Leistungsfähige Lö-
sungen erlauben dank über 450 Konnektoren
für verschiedenste Datenquellen wie Netzlauf-
werke, SAP, Microsoft SharePoint und eine
Vielzahl an ECM-Systemen eine Integration
mit geringem Aufwand. Damit bieten sie für
Unternehmen aus den unterschiedlichsten
Branchen und Größenordnungen einen ein-
fachen und effizienten Weg, um ihr internes
Unternehmenswissen nutzen zu können. Die
umfangreiche 360-Grad-Sicht und die daraus
resultierende Vernetzung aller relevanten Un-
ternehmensinformationen ermöglicht eine
adäquate Verarbeitung der Daten und stellt
dadurch sicher, dass die Bereitstellung von In-
formationen, die in Zeiten der Digitalisierung
mit immer höheren Anforderungen verknüpft
ist, reibungslos abläuft.
Möglichkeiten über Möglichkeiten
Die eingesetzte selbstlernende Technologie
dient dazu, dass Daten und Informationen
schnellstmöglich gefunden, extrahiert, analy-
siert, interpretiert und bestmöglich genutzt
werden können. Sie ist in der Lage, Daten im
richtigen Kontext aufzubereiten, zu verknüpfen,
Zusammenhänge zu erkennen und zu einer
konsolidierten Sicht zusammenzufassen. Doch
bieten diese Systeme noch weitere Anwen-
dungsmöglichkeiten:
Beispielsweise können
Insight Engines für die automatisierte Klas-
sifizierung und Distribution von Dokumen-
ten eingesetzt werden.
Hierbei werden die
Dokumente im ersten Schritt gescannt. Danach
Effizientes Zeitmanagement
Unternehmen verschwenden wertvolle Res-
sourcen, weil relevante Informationen ver-
streut im gesamten Unternehmen gespeichert
werden. Der IDC-Studie „The Hidden Costs of
Information Work“ zufolge ist ein einzelner
Mitarbeiter 9,6 Stunden nur damit beschäf-
tigt, nach Informationen zu suchen – das sind
rund 24 Prozent seiner gesamten Arbeitswo-
che.
2
Dadurch wird ersichtlich, dass der Ar-
beitsalltag der Mitarbeiter durch die mühsame
Suche nach relevanten Fakten negativ beein-
flusst wird. In Zeiten wie diesen spielt effizien-
tes Zeitmanagement aber eine übergeordnete
Rolle. Alle Prozesse müssen mit geringem
Zeitaufwand ablaufen (Business Process Im-
provement), damit Unternehmen erfolgreich
arbeiten können. Diese Lösungen stellen ein
effektives Tool zur Optimierung des unterneh-
mensinternen Zeitmanagements dar. Sie er-
möglichen den Abruf von Informationen, ohne
die eigentlichen Core-Systeme zu öffnen.
Mithilfe eines intelligenten Suchindexes
lassen sich alle relevanten Daten einfach
suchen und zusammenhängend visuali-
sieren.
So ist es nicht mehr erforderlich, ein-
zelne Anwendungen und Programme zu öff-
nen, um sie nach der gewünschten Informati-
on zu durchforsten. Die Vorschaufunktion bie-
tet die Möglichkeit, alle Daten vorab zu
sichten, um dadurch schneller an die benötig-
ten Informationen zu kommen.
Intelligente
Lösungen verfügen darüber hinaus über
eine mobile Suchfunktion.
Diese ermöglicht
einen Zugriff auf die gesamte Wissensbasis
zu jeder Zeit und an jedem Ort. Informationen
lassen sich aufrufen, ohne das die dazugehö-
rige Applikation installiert ist. Die Vorschau-
funktion erlaubt es, alle Daten auf allen Syste-
men zu lesen, da die Kernsysteme dafür nicht
geöffnet werden. Dies ermöglicht eine ra-
schere Abwicklung von Prozessen.
Autor
Gerald Martinetz
ist Mindbreeze Enthusiast und verantwortet den Vertrieb für
den Bereich Insight Engine bei der Mindbreeze GmbH, einem
Anbieter von Softwareprodukten für Enterprise Search, Big
Data und Wissensmanagement. Die Produkte ermöglichen
eine konsolidierte Sicht auf das Unternehmenswissen – unab-
hängig davon, wo und wie dieses gespeichert ist.
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