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Mehr als nur Compliance
Am Ende gleichen die steuerrechtlichen Rege-
lungen zur Betriebsprüfung eher einer Check-
liste als einem rechtssicheren Lösungsweg. Sie
konkretisieren die Anforderungen, die der Ge-
setzgeber an die Aufbewahrung steuerrelevan-
ter Daten und Dokumente stellt, ohne jedoch
eine bestimmte Technologie zu empfehlen. So
bleibt es Sache der Unternehmen, geeignete
Systeme für die langfristige Aufbewahrung
steuerrelevanter Dokumente zu finden.
Ein
wichtiger Aspekt ist dabei die Integration
des Dokumentenmanagements in die vor-
handenen operativen Systeme.
Es gilt auch,
Daten und Belege aus internen Systemen wie
etwa Kassen, Warenwirtschaft, Finanzbuchhal-
tung oder E-Mail-Server zusammenzuführen.
Ein Anforderungsprofil, das auf Archiv- und Do-
kumenten-Management-Systeme besonders
gut passt. Besonders effektiv ist dabei eine
enge Verzahnung des DMS mit dem ERP-Sys-
tem. Entlang aller Geschäftsprozesse vom An-
gebot bis hin zur Mahnung können Dokumente
einfach per Drag and Drop archiviert werden.
Oft unterstützen auch IT-Werkzeuge für die Da-
tenanalyse das Unternehmen bei der Vorberei-
tung auf den Prüftermin: Mittels Data-Mining-
Tools lassen sich große Datenmengen individuell
und explorativ analysieren und Ad-hoc-Abfragen
durchführen. So lassen sich etwa Buchungen
auf Knopfdruck exportieren und stehen somit
auf der „digitalen Spielwiese“ in diesen Tools für
Prüf- und Analysezwecke zur Verfügung. Bu-
chungen ohne Text, signifikante Umsatzverän-
derungen, auffällige Abweichungen in den Bu-
chungsbeträgen, sogenannte Scheinlieferanten
und empirische Häufigkeiten lassen sich mit we-
nigen Klicks identifizieren. Alle Daten auf einen
Blick, freie Navigation und intuitives Recherchie-
ren helfen, Auffälligkeiten und Zusammenhänge
zu erkennen, bevor der Prüfer sie findet.
Die technische Unterstützung der digitalen Be-
triebsprüfung, beispielsweise über professio-
nelle DMS-Werkzeuge, ist ein Baustein, um
den Prüftermin mit Bravour zu bestehen.
Ne-
ben der guten Vorbereitung gehört aber
auch die offene Kommunikation mit dem
Prüfer dazu.
Denn trotz aller Digitalisierung
steckt in der Betriebsprüfung immer auch ein
menschlicher Faktor.
es, die normierten Verfahren und Prozesse um-
zusetzen und deren Einhaltung zu überwachen.
Zudem sorgt das IKS dafür, dass spätere Ände-
rungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Der Prüfungstermin:
Gut geplant ist halb gewonnen
Keine Frage, digitale Betriebsprüfungen sind
anspruchsvoll. Aber sie sind zu bewältigen,
wenn sie professionell vorbereitet sind. Auf
technischer Seite ist dem Prüfer der Zugriff auf
steuerrelevante Dokumente des geforderten
Zeitraums zu gewähren. Das setzt wiederum
voraus, dass alle relevanten Daten tatsächlich
zur Verfügung stehen und dass die Anwendun-
gen, in denen sie aufbewahrt werden, für den
Betriebsprüfer-Export ausgelegt sind. Sollte
das nicht der Fall sein, ist es eine gute Idee,
veraltete Systeme auszutauschen oder zumin-
dest nachzurüsten.
Doch viel Vorbereitungszeit bleibt den Unterneh-
men nicht.
Die beste Option ist es daher, be-
reits im operativen Geschäft „prüfungskon-
form“ zu arbeiten
. Werden beispielsweise
relevante Dokumente getrennt von irrelevanter
Korrespondenz aufbewahrt, ist es am Tag X
einfacher, den Bewegungsradius des Prüfers zu
begrenzen. Verfahrensanweisungen und Check-
listen helfen, die Vorgaben betrieblich umzuset-
zen. Wer ein DMS einsetzt, kann auf die penible
Datentrennung verzichten: Entsprechende Kenn-
zeichen in Kombination mit Benutzerrechten ge-
nügen, um die Spreu vom Weizen zu trennen.
Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Be-
triebsprüfung letztlich kaum vom herkömm-
lichen Verfahren. Mit einer Ausnahme: Der
Prüfungsumfang wird deutlich verbreitert.
Konnte früher nur stichprobenweise vorge-
gangen werden, geht der Trend inzwischen
zur vollumfänglichen Prüfung. Wie bisher neh-
men sich Betriebsprüfer zudem gezielt be-
stimmte Sachverhalte vor. Das gilt besonders,
wenn bereits im Vorfeld Auffälligkeiten oder
Abweichungen aktenkundig wurden. Hinzu
kommen Bereiche, die traditionell gern ge-
prüft werden, wie etwa Reise- und Bewir-
tungskosten, stornierte Rechnungen, Preis-
nachlässe, Kassenbücher oder die Bewertung
von Anlagen sowie die Umsatzsteuer.
·
interne Kontrollen, die sicherstellen,
dass die Vorschriften zur Verfahrens-
dokumentation eingehalten werden,
·
die am Prozess beteiligten Mitarbeiter,
Abteilungen und externen Dienstleister
mit ihren jeweiligen Rollen und
·
bestehende Zugriffsrechte auf die
gespeicherten Informationen.
Eine detaillierte Beschreibung der Buchfüh-
rungsverfahren und eingesetzten Systeme run-
det das Ganze ab. Sind Teile der betreffenden
Prozesse an externe Dienstleister – zum Bei-
spiel einen Scan-Service – ausgelagert, ist eine
genaue Abgrenzung der Aufgabengebiete er-
forderlich. Das Unternehmen steht natürlich
auch für ausgelagerte Prozesse in der Verant-
wortung.
Änderungen penibel
dokumentieren
Die Verfahrensdokumentation sollte verständ-
lich sein und die betreffenden Prozesse trans-
parent und lückenlos beschreiben. Dabei geht
es nicht allein um manuelle Arbeitsgänge wie
etwa den Scan eingehender Rechnungen, son-
dern auch um digitale Prozesse, die weitgehend
automatisch laufen. Jede Änderung an den
Verfahren ist vollständig zu protokollieren. Das
betrifft beispielsweise:
·
Prozessanpassungen,
·
Programmupdates,
·
Austausch der eingesetzten Hardware und
·
veränderte Zuständigkeiten verantwortlicher
Mitarbeiter.
Der Umfang der Dokumentation hängt von vie-
len Faktoren ab: Hierzu gehören beispielsweise
die eingesetzten Systeme oder die Komplexität
der Abläufe. Eine für alle Betriebe gleicherma-
ßen geeignete Blaupause kann es daher nicht
geben.
Verfahrensdokumentationen sind langfris-
tig über zehn Jahre hinweg aufzubewahren.
Zudem erwartet die Finanzverwaltung, dass
neue Mitarbeiter, die in die betreffenden Pro-
zesse rücken, entsprechend geschult werden.
Daneben erwarten Betriebsprüfer auch ein in-
ternes Kontrollsystem (IKS). Dessen Aufgabe ist
Tipps für die digitale Betriebsprüfung
