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Die Informations- und Kommunikationstech-
nologie hat heute längst die Arbeit der Finanz-
behörden erfasst.
Einen wichtigen Meilen-
stein bei der Schaffung einer digitalen
Finanzverwaltung stellt die digitale Be-
triebsprüfung dar.
Deren inhaltliche
Vorgaben wurden 2015 mit den „Grundsätzen
zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewah-
rung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter-
lagen in elektronischer Form sowie zum Daten-
zugriff (GoBD)” konkretisiert. Ein entsprechend
ausgerichtetes ERP-System hilft, gesetzliche
Normen zu erfüllen.
Zunehmende Bedeutung von Doku-
menten-Management-Systemen
Die digitalen Dokumentenberge deutscher Un-
ternehmen wachsen rasant. Denn nahezu alle
Unternehmensprozesse wie das Rechnungs-
wesen oder die Warenwirtschaft werden heute
digital gesteuert. Sie produzieren eine Flut aus
geschäftsrelevanten Dokumenten, die nicht
zuletzt aus buchhalterischer Sicht elektronisch
vorgehalten werden müssen. Und weil die Ent-
wicklung branchenübergreifend in allen Betrie-
ben ähnlich ist, steigt gleichzeitig das Volumen
digitaler Dokumente, die von außen in die Un-
ternehmen gelangen. Mit der wachsenden Digi-
talisierung geht auch ein verändertes Nutzer-
verhalten einher. Weil sich digitale Dokumente
mit wenigen Handgriffen schnell und nahezu
kostenlos austauschen lassen, machen An-
wender davon geradezu inflationär Gebrauch.
Häufig sind sie mehr als einmal im Unterneh-
men vorhanden – mitunter sogar in verschiede-
nen Versionen. Erschwerend kommt hinzu,
dass elektronische Dokumente über mehrere
Kanäle in die Firmen gelangen wie zum Beispiel
über E-Mails, EDI, Rechnungs- oder Self-Ser-
vice-Portale. Dadurch sind sie oft über mehrere
Systeme verteilt. Ein Transparenzproblem, das
immer mehr Unternehmen veranlasst, in Do-
kumenten-Management-Systeme (DMS) zu
investieren. Indem alle Dokumente zentral
gespeichert werden, übernimmt das DMS die
Rolle des zentralen „Point of lnformation“.
Ring frei für die digitale
Betriebsprüfung
Auch Betriebsprüfer gewinnen den Vorteilen
des papierlosen, digitalen Büros einiges ab: Sie
erhoffen sich von der Digitalisierung mehr In-
formationen und damit eine umfangreichere
Datenbasis für die Betriebsprüfung. Digitale
Betriebsprüfungen sind effizienter und deutlich
breiter angelegt als klassische Prüfungen nach
Aktenlage. So ist es kaum verwunderlich, dass
inzwischen rund 70 Prozent der Betriebs-
prüfungen digital
ablaufen.
Die GoBD selbst konkretisieren die steuerrecht-
lichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige
Buchführung und die Erfüllung von Aufzeich-
nungspflichten. Sie vereinheitlichen schon bis-
her bestehende Verwaltungsregelungen und
passen diese an aktuelle technische Buchfüh-
rungsstandards und die Rechtsprechung an.
Aufgrund der durchgreifenden Veränderungen
in der für die Buchführung genutzten Technik
formulieren die GoBD EDV-spezifische techni-
Tipps für die digitale Betriebsprüfung
von Wilhelm Baumeister
Tipps für die digitale Betriebsprüfung
