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prüfern gestempeltes Testat genügt nicht. Aus
Sicht des Bundesfinanzministeriums (BMF) gibt
es überhaupt keine Systeme, die per se revisi-
onssicher sind. Der Grund: Für den Staat ist die
Technik nur eine Seite der Medaille. Und die
beste Technik läuft ins Leere, wenn die betrieb-
lichen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe
den GoBD zuwiderlaufen.
Nur beides zusammengenommen kann GoBD-
konform sein.
Deshalb verlangen die Finanz-
behörden zusätzlich eine ausführliche Ver-
fahrensdokumentation.
Und genau die fehlt
in vielen Unternehmen oder sie ist schlicht zu
unpräzise.
Anhand der Verfahrensdokumentation machen
sich Betriebsprüfer ein Bild, wie die eingesetz-
ten Systeme und Prozesse arbeiten und ob
diese GoBD-konform sind. Das heißt, sie stellt
Abläufe transparent dar und informiert unter
anderem über:
·
die eingesetzten IT-Systeme,
·
die Indizierung und Speicherung
der Dokumente,
·
die Art und Weise, wie Dokumente
und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet,
ausgegeben und aufbewahrt werden,
·
den gesamten Prozess der digitalen Archi-
vierung, inklusive Posteingang, Scanvorgang
und anschließender Belegvernichtung,
·
die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz
vor Verfälschungen, Datenverlusten oder
unautorisierten Änderungen,
·
das eingesetzte Datensicherungskonzept,
·
Änderungen, Protokollierung und Versions-
verfolgung,
Vorgängen stehen und die für die finanzielle
Bewertung des Unternehmens bedeutungslos
sind. Hierzu zählen etwa erfolglose Angebote,
Werbebriefe oder Terminkalender. Derartig un-
bedeutende Unterlagen dürfen vernichtet wer-
den, sobald sie obsolet sind.
Solange die steuerrechtlichen Vorschriften be-
achtet werden, können Unternehmen frei ent-
scheiden, wo sie ihre Steuerdaten aufbewah-
ren. Einzige Bedingung:
Der Aufbewahrungs-
ort sollte möglichst im Inland liegen.
Aus-
nahmen sind aber durchaus möglich, etwa bei
Cloud-basierten Archiven, deren Server im EU-
Ausland stehen. In diesem Fall genügt es, wenn
die steuerrechtlichen Vorschriften eingehalten
werden und der Fernzugriff gewährleistet ist.
Handbuch zur digitalen
Belegarchivierung
Haarig könnte es bei einer zusätzlichen Anfor-
derung der Finanzbehörden werden: Die GoBD
verdeutlichen, dass allein der Einsatz eines
Buchhaltungssystems mit Betriebsprüfer-Ex-
port oder eines rechtskonformen Dokumenten-
managements nicht ausreicht. Selbst das Sie-
gel „revisionssicher“ oder ein von Wirtschafts-
Veränderungen vorgenommen werden und die
jederzeitige Lesbarmachung per Bildschirm-
ausgabe möglich ist.
Das einfache Speichern auf der Festplatte
genügt allerdings nicht, um Steuerdoku-
mente rechtskonform aufzubewahren.
Ein
einfacher Archivordner unter Outlook auch
nicht. Vielmehr ist hierfür eine ganze Reihe er-
gänzender Maßnahmen wie etwa Datensiche-
rungen, Zugriffsrechte oder spezielle Kontroll-
mechanismen nötig.
Vorgaben, die sich
prinzipiell nur mit einem professionellen
Dokumenten-Management-System (DMS)
umsetzen lassen
, das zudem in regelmäßigen
Abständen auf Revisionssicherheit zu prüfen ist.
Unterschiedliche
Aufbewahrungsfristen
Bei der Frage nach der Aufbewahrungsdauer
gelten für digitale Steuerdaten grundsätzlich
die gleichen Regeln wie für Papierdokumente.
Entscheidend hierfür ist § 140 Abgabenord-
nung (AO). Für Kapitalgesellschaften sind zu-
sätzlich die Vorschriften des Handels- und des
Steuerrechts zu beachten. Steuerrechtlich gilt
derzeit:
·
Bilanzen, Belege, Vor- und Neben-
rechnungen = zehn Jahre
·
Handelsbriefe = sechs Jahre
Doch Vorsicht, die Stoppuhr startet erst zum
Ende des Geschäftsjahres, in dem der Jahres-
abschluss erstellt wird. Das ist in der Regel das
Folgejahr. Laufende Steuerverfahren unterbre-
chen die Frist. Gleiches gilt für vorläufig erstell-
te Steuerbescheide.
Allerdings ist längst
nicht jedes geschäftliche Dokument aufbe-
wahrungspflichtig
. Das gilt speziell für Infor-
mationen, die in keinem kausalen Zusammen-
hang mit steuerrechtlich relevanten
Autor
Wilhelm Baumeister
ist bei proALPHA als Product Manager Accounting tätig und
beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit Themen rund um
Betriebsprüfungen.
Abb. 3: Anzahl der Betriebe nach Größenklassen im Berichtszeitraum 1.1.2015 bis 31.12.2015
CM März / April 2018
