54
zeitlich und logisch leicht einordnen lassen.
Klassische Ordnungskriterien wie Kontierung
und Belegnummern gelten auch im virtuellen
Umfeld.
Verfügbarkeit
Verfügbar sind Daten, wenn sie über den gefor-
derten Zeitraum aufbewahrt werden. Als zweite
Voraussetzung gilt ein effizienter Zugriff. Die
eingesetzten IT-Systeme müssen hierfür auf
alle drei Optionen vorbereitet sein, die den Prü-
fern im Rahmen der Betriebsprüfung zur Verfü-
gung stehen. Such- und Sortierroutinen sind
dabei hilfreich.
Für Mittelständler könnten die Regelungen
durchaus problematisch sein, denn GoBD-
Konformität stellt einen nicht unerhebli-
chen organisatorischen Aufwand dar.
Zen-
trale Systeme wie Finanzbuchhaltung oder Wa-
renwirtschaft erfüllen in der Regel die Anforde-
rungen. Doch das lässt sich längst nicht von
jedem Vorsystem behaupten.
Prüfungskonforme
Belegarchivierung
Mit den GoBD stellt die Finanzverwaltung digi-
tale Dokumente erstmals auch formal mit
Papierbelegen gleich.
Für Unternehmen
herrscht damit in zwei wesentlichen Punk-
ten Klarheit:
1. Papierdokumente dürfen nach
dem Einscannen vernichtet werden.
2. Digitale Rechnungen werden
(auch ohne Signatur) beim Vorsteuerabzug
nicht beanstandet.
Allerdings hat die Sache einen Haken: Betriebs-
prüfer dürfen auf Originalbelegen bestehen.
Dabei ist es Sache des Unternehmens, hierfür
den Beweis zu erbringen. Bei selbst erstellten
digitalen Dokumenten ist das Original stets die
Version, die erstmals in digitaler Form gespei-
chert wurde. Bei eingehenden Dokumenten ist
es zum Beispiel der Datei-Anhang einer E-Mail.
Kommt die Rechnung per Post, ist das Papier
das Original und der Scan die Kopie. Werden
die Regeln der GoBD beachtet, kann die Kopie
das Original ersetzen, sofern keine inhaltlichen
Während in operativen Systemen Daten ohne-
hin strukturiert erfasst und Belege nachvoll-
ziehbar gespeichert werden, sieht das im Be-
reich der Geschäftskorrespondenz ganz anders
aus. Hier stammen die Dokumente aus unter-
schiedlichen Quellen, liegen in diversen Forma-
ten vor und gelangen über verschiedene Wege
ins Unternehmen. Prinzipiell hat der Steuer-
pflichtige ein Wahlrecht, ob Dokumente digital
oder analog aufbewahrt werden. Es gilt der
Grundsatz, dass ein sachverständiger Dritter
innerhalb angemessener Zeit prüfen können
muss. Für digitale Dokumente gelten die glei-
chen Anforderungen wie an traditionelle Pa-
pierbelege:
Unveränderbarkeit
Dokumente und Daten sind so zu speichern,
dass nachträgliche Änderungen ausgeschlos-
sen sind. Sollte es – egal, aus welchen Gründen
– dennoch dazu kommen, sind die Eingriffe
exakt zu protokollieren. Zusätzlich müssen alle
Versionen aufbewahrt werden, sodass die
historische Entwicklung durchgehend nachvoll-
ziehbar bleibt.
Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Informationen sind
vollständig aufzubewahren. Dazu gehören unter
anderem Buchungsbelege, Jahresabschlüsse,
Zollunterlagen sowie alle Unterlagen, soweit sie
für die Besteuerung von Bedeutung sind. Es
muss ausgeschlossen sein, dass Dokumente
gelöscht oder sonst irgendwie verloren gehen.
Auch darf es beim Auslesen der Daten zu kei-
nen Fehlern kommen, etwa weil ein Dokument
korrupt ist. Vollständigkeit bedeutet in diesem
Sinne auch langfristige Sicherheit.
Nachvollziehbarkeit
Nachvollziehbar ist laut Steuerrecht eine „ge-
ordnete Aufbewahrung, die es einem sachver-
ständigen Dritten erlaubt, die Unterlagen in an-
gemessener Zeit zu prüfen“. Über die Frage,
was ordentlich ist, kann man bekanntlich strei-
ten. Die Betriebsprüfer dürften jedoch struktu-
rierte, indizierte Einträge erwarten, die sich
sind im Rahmen der Betriebsprüfung nicht er-
laubt (vgl. Abbildung 2).
Beim
mittelbaren Zugriff (Z2)
wird der Be-
triebsprüfer von einem fachkundigen Mitarbei-
ter des Unternehmens unterstützt. Dieser wer-
tet auf Weisung des Prüfers die Unternehmens-
daten aus und stellt die Ergebnisse im „Read
only”-Modus zur Verfügung.
Bei der dritten Variante, der
Datenträgerüber-
lassung (Z3)
, stellt das Unternehmen dem Be-
triebsprüfer steuerrelevante Daten auf einem
Datenträger zur Verfügung. Der strukturierte
Betriebsprüfer-Export ist eine Aufgabe, die mo-
derne Unternehmenslösungen standardmäßig
beherrschen. Neben Stamm- und Bewegungs-
daten erwarten die Prüfer auch Hintergrund-
informationen, etwa zu Datenstruktur, Daten-
feldern oder externen Verknüpfungen.
Welche der drei Varianten bei der Betriebsprü-
fung zum Einsatz kommt, entscheidet grund-
sätzlich der Betriebsprüfer. Er kann auch meh-
rere Verfahren parallel nutzen. Üblicherweise
werden strukturierte Buchungsdaten im Rah-
men der Datenträgerüberlassung analysiert,
während der Zugriff auf digitalisierte Belege
über die Systeme des Unternehmens läuft.
Das erwarten die Betriebsprüfer
Stellt sich die Frage, für welche digitalen Daten
und Dokumente sich Betriebsprüfer überhaupt
interessieren. Die GoBD stecken den Rahmen
eher weit: Etwas kryptisch sprechen die Fi-
nanzbehörden von „Büchern”. Damit ist jedoch
nicht allein das Hauptbuch der Finanzbuchhal-
tung gemeint. Es geht vielmehr um alle IT-Sys-
teme, die Steuerdaten erzeugen, verändern,
verarbeiten, speichern oder übermitteln. Das
trifft beispielsweise auf Vertriebs- und Ein-
kaufsbelege aus einem integrierten ERP-
System als auch auf Vor- und Nachsysteme zu,
wie beispielsweise Kassen, Zeiterfassungs-
terminals, elektronische Waagen oder Steuer-
software einschließlich der Schnittstellen. Kurz
gesagt, die Prüfer interessieren sich für alle
Systeme, die steuerlich relevante Belege pro-
duzieren oder Geschäftsvorfälle verarbeiten.
Tipps für die digitale Betriebsprüfung
