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sche Anforderungen, um die Grundsätze ord-
nungsmäßiger Buchführung auch in der digi-
talen Form der Buchhaltung zu erfüllen (vgl.
Abbildung 1).
Eine Betriebsprüfung kann sowohl vollständig
als auch teilweise digital erfolgen. Letzteres ist
zum Beispiel der Fall, wenn die Buchhaltung
zwar digital geführt, die dazugehörigen Belege
jedoch papierbasiert archiviert werden. Klar
geregelt ist, dass Betriebsprüfer grundsätzlich
nur auf steuerrelevante Informationen aus dem
zur Prüfung ausgeschriebenen Zeitraum zu-
greifen dürfen. Die betreffenden Daten vom
Restbestand abzugrenzen, ist Sache des Un-
ternehmens.
Bei klassischen Geschäftsdokumenten lässt
sich dies relativ einfach bewerkstelligen. An-
ders sieht es hingegen an der „Quelle unstruk-
turierter Informationen” schlechthin aus: dem
E-Mail-Posteingang. Hier trudeln laufend elek-
tronische Geschäftsbriefe oder Mitteilungen von
Kollegen ein. Je nach Nutzerverhalten wird die
gesammelte Korrespondenz wahlweise grob in
Ordnern oder gar nicht sortiert.
Selten werden
dabei E-Mails im Sinne der GoBD archi-
viert.
In Ermangelung einer klaren Trennung
aus steuerrelevanten und -irrelevanten Infor-
mationen sind Betriebsprüfer dann berechtigt,
steuerrechtlich bedeutsame Informationen im
gesamten E-Mail-Archiv zu suchen. Daher ist es
in jedem Fall sinnvoll, die wichtigen Daten auto-
matisch mithilfe eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems zu filtern und gesetzeskonform
zu archivieren.
Drei Zugriffsarten – Unternehmen
müssen auf alle vorbereitet sein
Beim
unmittelbaren Zugriff (Z1)
arbeiten
Betriebsprüfer direkt vor Ort mit den betriebli-
chen IT-Systemen. Hierfür stellt das Unterneh-
men einen limitierten Zugang zur Verfügung.
Betriebsprüfer können die Daten dabei ledig-
lich lesen. Zusätzlich schließt der unmittelbare
Zugriff sämtliche Auswertungen ein. Das Un-
ternehmen muss weder die Installation exter-
ner Prüfungsprogramme erdulden noch spezi-
elle Auswertungsmodule anschaffen. Doch
dafür erwarten die Finanzbehörden vollum-
fänglichen Zugriff auf alle vorhandenen Aus-
wertungsfunktionen, auch wenn diese vom
Unternehmen selbst gar nicht genutzt werden.
Kopieren, Ändern oder Löschen von Daten
Abb. 1: Rechtliche Quellen der GoBD (eigene Darstellung)
Abb. 2: Zugriffsarten der Finanzbehörden (eigene Darstellung)
CM März / April 2018
