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In der Finanzbuchhaltung immer wieder ge-
fürchtet:
die „letzte Meile” beim Abschluss
.
Wenn die Arbeit eines gesamten Monats auf
wenige Tage komprimiert wird, um den Ab-
schluss für das Reporting und den Finanzbericht
vorzubereiten. Es ist immer wieder das Gleiche:
Buchhaltung und Controlling häufen viele Über-
stunden an und suchen bei Unstimmigkeiten
lange und aufwendig nach deren Ursachen.
Ähnlich ergeht es den Mitarbeitern in der Fi-
nanzplanung und -Analyse (FP&A). Sie müssen
bis zum Ende eines Monats warten, bis sie wich-
tige Finanzprognosen und -planungen abschlie-
ßen können,
anstatt ihre Forecasts tagesak-
tuell zu erstellen.
Ist FP&A im Schwebezu-
stand, dann ist es auch der CFO. Das ist nicht
die Art und Weise, wie eine moderne Finanzor-
ganisation geführt werden sollte. In vielen Unter-
nehmen ist aber genau das immer noch der Fall.
Aber es gibt eine
Lösung, das sogenannte
„Continuous Accounting“
, also kontinuierli-
che Abschlüsse, Buchungen, Abstimmungen,
Analysen und Kontrollen. Durch die Automati-
sierung von Finanzprozessen wie zum Beispiel
der Kontenabstimmung, Abweichungsanalyse
und des Transaktionsabgleichs
wird der Fi-
nanzabschluss von einem punktuellen zu
einem fortlaufenden Prozess
. Anstatt eines
Peaks am Ende des Monats, Quartals oder
Jahres gibt die Finanzbuchhaltung dabei den
Rhythmus ihrer Tätigkeiten selbst vor. Das Kon-
zept ist zukunftsweisend: Finanzabschluss im
Takt des Geschäfts. Anstatt die Buchhaltung in
Hochphasen ausschließlich damit zu beschäfti-
gen, Finanzdaten aufzusummieren und abzu-
gleichen, auf Unstimmigkeiten zu prüfen und zu
berichtigen, erledigt sie diese Aufgaben und die
notwendigen Anpassungen
beim Continuous
Accounting sozusagen in kleinen Häpp-
chen, über die Tage verteilt
. Dadurch erge-
ben sich wichtige Vorteile für die Finanzbuch-
haltung und für die Gesamtorganisation.
Automatisierte Prozesse
für höchste Genauigkeit
Spreadsheets sind die größte Herausforderung
der Finanzbuchhaltung. Zwar sind Enterprise
Resource Planning (ERP) Systeme längst ein in-
tegraler Bestandteil jeder Finanzorganisation,
aber ihre Funktionalitäten reichen nicht weit ge-
nug. Viele Unternehmen sind deshalb nach wie
vor auf Spreadsheets angewiesen und investie-
ren viele Stunden in
manuelle Routinetätig-
keiten, um die Lücke zwischen ihrem ERP-
System und ihrem Finanzabschluss zu
schließen.
Das Hauptproblem bei der Nutzung
von Spreadsheets für die damit verbundenen
Aufgaben und Prozesse ist die hohe Fehleran-
fälligkeit. Hier verrichten Menschen manuelle
Arbeit; und Menschen machen Fehler. Jeder
Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung kann be-
stätigen, dass es sehr aufwendig ist, Fehler in
Spreadsheets aufzudecken. Insbesondere wenn
die Zeit so knapp ist wie beim Finanzabschluss.
Bei solch komplexen Abläufen steigt dann das
Risiko einer Regelverletzung, beispielsweise
nach Section 404 des Sarbanes Oxley Acts
(SOX). Mit einer konsequenten Prozessautoma-
tion lassen sich Finanzdaten effizient sammeln,
verwalten, analysieren und nachverfolgen. Un-
ternehmen profitieren von einem Höchstmaß an
Nachvollziehbarkeit und Transparenz, die mit
Spreadsheets niemals erreicht werden könnten.
Mit der Geschwindigkeit
des Business Schritt halten
Das Business kennt keine Pause. Es läuft rund
um die Uhr. An 365 Tagen im Jahr. Monats-,
Quartals- und Jahresabschluss hingegen sind
Aktivitäten mit punktuellen Lastspitzen. Dabei
verdichtet sich für die Finanzbuchhaltung die
Arbeit eines gesamten Monats auf fünf oder
weniger Tage. Dies ließe sich verhindern, indem
eine große Aufgabe in viele kleine aufgeteilt
wird. Die Mitarbeiter im Finanzbereich gewin-
nen damit die Kontrolle über ihren Arbeitsalltag
zurück. Statt geballt am Ende einer Periode
können sie den Finanzabschluss bereits wäh-
rend des gesamten Abschlusszyklus bewerten.
Continuous Accounting ermöglicht es, mit der
Geschwindigkeit des Business Schritt zu hal-
ten. Die Finanzbuchhaltung kann jederzeit auf
die Daten für den Abschluss zugreifen, tages-
Abb. 1: Record to Report Process
Paradigmenwechsel in der
Finanzbuchhaltung
Wie Unternehmen von Continuous Accounting
profitieren
von Petra Ellmerich
Paradigmenwechsel in der Finanzbuchhaltung
