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gilt dabei zu beachten, dass der Controller
„nur“ die wesentlichen Punkte auf den Anruf-
beantworter spricht. Länger als eine Minute
sollte die Aufnahme nicht sein. Dies hat einen
weiteren Vorteil: Die Controller sind dabei ge-
fordert, nur die relevanten Themen zu nennen
und alles „Uninteressante“ wegzulassen. Ähn-
lich wie bei der Aufbereitung einer Präsenta-
tion sollten es nicht mehr als 3 Schlüsselbot-
schaften sein. Wichtig ist, dass nicht nur die
Abweichungen aus dem Bericht wiederholt
werden. Die Daten kann der Vertriebsleiter in
der Regel über das Warenwirtschaftssystem
selber abrufen. Vielmehr müssen den Zahlen
mit relevanten Informationen Leben einge-
haucht werden, die der Vertriebsleiter bzw.
Empfänger nicht kennt.
Ein Beispiel eines Telefon-Reports
Hallo Herr X,
anbei die Analyse zu Ihrem Verkaufsbereich
der KW 33:
Key Facts
·
Der Plan Ihres Bereichs wurde insgesamt
um 35 kEUR/15% verfehlt.
·
die Produktgruppe 3 verfehlte den Plan um
25 kEUR/13% – Dies lag primär an der Lie-
ferfehlmenge der Artikel 1, 2 und 3, welche
erst in der Folgewoche wieder vorhanden
sind – Die Ware blieb am Zoll hängen.
·
Kunde Nummer 2 hat weniger Bestellun-
gen getätigt (in Summe -5 kEUR/-10 %
zum Plan), da das Unternehmen unerwartet
mehrere Filialen geschlossen und die fest
eingeplanten Bestellungen storniert hat.
Viele Grüße
Der Außendienstmitarbeiter hat also vom Auto,
während der Fahrt, die Möglichkeit, seinen
Te-
lefon-Report
per Fernabfrage vom Anrufbe-
antworter zu erfassen und bekommt über die
Freisprechanlage somit einen groben Überblick
über die Geschehnisse seines Verkaufsbe-
reichs. By the way: Der Außendienst wird es
dem Controlling danken, wenn die Autofahrt
damit etwas „verkürzt“ wird.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der
Außendienstmitarbeiter seinen Vorgesetzten
über die wichtigsten Abweichungen informieren
kann und der „Stresspegel“ minimiert wird,
ohne dass der Außendienstmitarbeiter einen
Blick auf das Controlling-Tool geworfen hat. Es
ist zu empfehlen, dass auch dem Vertriebsleiter
sämtliche Telefonnummern zu Verfügung ge-
stellt werden, damit dieser bei Interesse die
Abweichungen per Fernabfrage durchführen
kann, wenn er seinen Mitarbeiter nicht erreicht
bzw. auch im Außendienst unterwegs sein wird.
In der heutigen Zeit ist es selbstverständlich
möglich, sämtliche Daten über das Smartphone
bzw. Zugriff auf die Laufwerke zu erhalten, auf
denen die Dateien abgelegt sind. Allerdings
müsste ein Außendienstmitarbeiter hierzu an-
halten und seine Fahrt unterbrechen, um die
Dateien zu öffnen und interpretieren. Mithilfe
des Telefon-Reportings ist dies nicht erforder-
lich und die Fahrt kann ohne Unterbrechung
fortgeführt werden.
Natürlich ließe sich die Frage stellen, wieso
der Außendienstmitarbeiter den Controller
nicht direkt anruft und die Ergebnisse/Abwei-
chungen erfragt. Dies mag sicherlich in klei-
neren Unternehmen funktionieren, in denen
es nur einen Verkaufsleiter und einen Control-
ler gibt – Nur was ist, wenn der Controller An-
sprechpartner für 15 Außendienstmitarbeiter
ist? Jeder Außendienstmitarbeiter hätte das
Bedürfnis, so schnell wie möglich über seinen
Bereich informiert zu werden. Und das Telefon
wäre besetzt, oder der Controller wäre wie im
hier genannten Beispiel nicht am Platz, son-
dern im Meeting.
Alternative Telefonkonferenz?
Eine Alternative wäre eine Telefonkonferenz zu
festgelegten Zeiten. Nur, selten bleibt es dabei
bei den genannten Key Facts und der Call wür-
de länger als 1 Minute dauern, weil der Außen-
dienstmitarbeiter mehr Details erfahren möch-
te – „ach wo ich Sie gerade dran habe ...“
Nicht immer wird dann über die aktuellen Ge-
schehnisse, sondern über abseits relevante
Themen gesprochen, die für das Ergebnis des
Berichts eine untergeordnete Rolle spielen.
Diese Zeit haben weder die Mitarbeiter aus
dem Vertrieb, noch die Angestellten aus dem
Controlling.
Und hier liegt der Schlüssel zum Erfolg für ei-
nen kurzen aber intensiven
Telefon-Report
.
Der Controller könnte innerhalb von rund 15
Minuten alle Außendienstmitarbeiter über die
aktuellen Vorgänge ihres Vertriebsgebiets au-
ditiv informieren. Es geht hierbei nicht um die
letzten Prozentpunkte. Diese können dann
später im Controlling-Bericht eruiert werden.
Eine 70-80 %ige Lösung ist dabei ausrei-
chend. Der Vorstand bzw. die Geschäftsfüh-
rung wird nicht bis ins letzte Detail gehen.
Es sei noch erwähnt, dass nicht jeder Mitarbei-
ter aus dem Vertrieb Dashboards bzw. Excel-
Tools „liebt“, je nachdem wie sie aufbereitet
sind. Ist für uns Controller Excel und Co. mit die
stärkste „Waffe“, ist es für den Vertrieb ein „ich
kann es zwar, aber nur wenn ich muss“-Tool.
Des Weiteren gibt es unterschiedliche Empfän-
gertypen – Auditive (das Gehörte), visuelle (das
Gesehene), das psychomotorische (das Erleb-
te), etc.
Mit dem Telefon-Reporting bietet
das Controlling hier einen „breiteren Ser-
vice“ in der Berichtswelt an und erreicht
noch mehr Befürworter.
Autor
Kristoffer Ditz
ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und verfügt
über mehrjährige Erfahrung im Controlling bei diversen Unterneh-
men aus dem Handel. An der Hochschule Fresenius Fachbereich
Design ist er als freiberuflicher Dozent tätig. Seine Schwerpunkte
sind das Ein- und Verkaufscontrolling sowie Online-Controlling.
E-Mail:
CM Mai / Juni 2017
