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Nutzerschnittstelle und Funktionen
In der Nutzung und Bereitstellung der Berich-
te ist eine Abkehr vom
„Push-“
hin zum
„Pull-Reporting“
zu beobachten. Dieses
zeichnet sich dadurch aus, dass sich die Nut-
zer eigenständig online durch Berichte navi-
gieren und mittels vordefinierter Analysepfade
zwischen den Inhalten jederzeit zu den aktuell
für sie relevanten Informationen gelangen
können („Guided Navigation“).
Trotz der Verfügbarkeit von Pull-Reporting-
Lösungen, wird der Bedarf an klassischen, ge-
druckten Berichtspaketen bzw. formatierten
Review-Präsentationen vorerst wohl nicht
nachlassen. Diese
„letzte Meile“
zum Be-
richtsempfänger ist bis heute zumeist die Do-
mäne der Office Applikationen. Um diesen zu-
sätzlichen Aufwand bei der Überführung der
Informationen bspw. in PowerPoint zu vermei-
den, bieten die moderne BI-Tools den Anwen-
dern mit dem
„Story Telling“
eine Möglich-
keit, aktualisierbare „Stories“ als Online-Be-
richtspakete bzw. Review-Präsentationen ohne
Medienbruch zu erstellen und regelmäßig mit
dem letzten Datenstand zu aktualisieren.
Auch wenn
mobile Reporting-Lösungen
in
den letzten Jahren aus verschiedenen Gründen
häufig polarisierend entweder befürwortet oder
abgelehnt wurden, hat sich die Verfügbarkeit
auf mobilen Endgeräten wie Tablets und
Smartphones zu einer zentralen Standard-An-
forderung entwickelt. Automatische Transfor-
mation der Formate und Inhalte je nach Bild-
schirmgröße („Responsive Design“) macht die
Anwendung intuitiver, einfacher und weniger
wartungsaufwändig.
Berichtstypen, -layouts und -services
Trotz aller Bestrebungen zur Individualisierung
des Reportings bleibt ein übergreifender
„Style
Guide“
zum Zwecke der Bedienbarkeit („Usa-
bility“), Wiedererkennung und Vergleichbarkeit
eine wesentliche Voraussetzung für ein aussa-
gekräftiges und effizientes Berichtswesen. Die
Nutzer haben jedoch im Rahmen eines „Self-
Service“-Reportings die Möglichkeit, bestehen-
de Berichtsseiten an ihre individuellen Anforde-
rungen flexibel anzupassen oder auch eigene
Berichtsseiten auf Basis vordefinierter und ge-
prüfter Module zu konfigurieren.
Der oftmals in Print-Berichten zu beobachten-
de, lediglich die Abweichungen erklärende
Kommentar durch Controller rückt mit der Ver-
breitung des „pull-basierten“ Online-Re-
portings in den Hintergrund bzw. kann durch
regelbasierte automatische „Alerts“ ersetzt
werden. Kommentare im Sinne von
mehrwert-
stiftenden Handlungsempfehlungen
werden
weiterhin vom Controller gefragt sein.
Ergänzenden Mehrwert liefern auch Funktionen
wie
Simulationen im Reporting
. Hier eigenen
sich bspw. interaktive Treiberbaumberichte, bei
denen die Veränderungen der wesentlichen
Stellschrauben durchgespielt und bspw. mit der
Bewertung von Maßnahmenbündeln schnell
und einfach Szenarien definiert und bewertet
werden können.
Organisation und Prozesse
Neben Effektivitätsgewinnen wird durch die Di-
gitalisierung der ohnehin schon hohe Druck auf
die Realisierung von Effizienzgewinnen im Re-
porting verstärkt. Neben einer absoluten Re-
duktion der eingesetzten Ressourcen muss es
durch BI-Tools, die Optimierung von Schnitt-
stellen, den Einsatz von Robotics und den be-
wussten Verzicht auf einzelne Berichte/Aktivitä-
ten nunmehr auch gelingen, die schon seit Jah-
ren erwartete Optimierung der Ressourcenver-
teilung stärker in Richtung „Business Partner“
zu realisieren. Wie Abbildung 2 zeigt, fallen
heute noch mehr als 70% der Ressourcen im
Reporting in den ersten vier Schritten von der
Datenbeschaffung bis zur Berichterstellung/-
verteilung an. Ziel des digitalen Reportings ist
es, den Aufwand insgesamt zu reduzieren und
den relativen Anteil für „Business Partnering“
endlich zu steigern.
Im Zielbild des digitalen Reportings können
Schritte anders ablaufen und weitestgehend
automatisiert werden. Neben moderner IT sind
insbesondere klare Governance- und Entschei-
dungsregeln vorzugeben. Einzelne ausgewählte
Effizienztreiber sind:
·
Vereinfachung
und
Flexibilisierung
des
Standardreportings (mehr „Self-Service“ mit
zentraler Governance)
·
Zentralisierung
und
Automatisierung
von
Routinetätigkeiten und Einsatz von „Robotic
Process Automation“ (RPA)
·
Zentral
verfügbares
Data Warehouse
mit
einheitlichem Master Data Management und
Vermeidung von Schnittstellen
·
Vermeidung
von Medienbrüchen und
par-
allelen Reporting-Lösungen
(lokales
„Schatten-Reporting“)
·
Sicherstellen einer hohen
Datenqualität
(Vereinheitlichung der operativen Prozesse)
Mit der Digitalisierung stehen die gesamten BI-
Architekturen zur Diskussion und befinden sich
im Umbruch. Insgesamt ist eine hohe Dynamik
am Markt für BI-Tools zu beobachten. Viele An-
bieter stellen ihr Tool-Portfolio grundsätzlich
neu auf, um die Anforderungen an Integration,
Usability, Self-Service, Schnelligkeit und Aus-
bau des Funktionsumfangs (Interaktion, Work-
flows, Collaboration, etc.) zu steigern. Für die
Auswahl eines geeigneten BI-Werkzeugs emp-
Abb. 2: Mehr Effizienz durch „machine-based Reporting“
CM Mai / Juni 2017
