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den – das Projekt braucht eine klare Strategie,
in die es eingebettet wird. Und dieser Strategie-
Workshop findet noch vor dem Kick-off des
Projekts statt.
Wer eine Projektstrategie entwickeln möchte,
sollte frühzeitig einen Workshop mit allen wich-
tigen Stakeholdern einberufen und als solchen
auch durchstrukturieren. Vor allem das zustän-
dige Management aus den beteiligten Fach-
bereichen sollte daran mitwirken. Die folgende
Ablaufplanung ist ausgelegt für einen zweitägi-
gen Workshop und zeigt eine Struktur, die auf-
einander aufbaut. So ist für eine sinnvolle Rei-
henfolge, Abwechslung und ein umsetzbares
Endergebnis gesorgt:
1. Rundumblick – den Kontext erfassen
Der Strategie-Workshop beginnt mit einem
Blick in das Umfeld, in dem das IT-Großprojekt
eingebettet ist. Die Teilnehmer des Workshops
beantworten folgende Fragen:
·
Wie stehen das Unternehmen bzw.
die beteiligten Organisationen da?
·
Wie sieht das direkte Umfeld aus?
·
Welche Märkte werden bedient?
·
Welche Trends zeichnen sich auf den
relevanten Märkten ab?
·
Wie ist die wirtschaftliche Situation des
Unternehmens und der Kundschaft?
·
Welche technologischen Trends haben
Auswirkungen auf das Unternehmen?
·
Welche politischen und wirtschaftlichen
Themen sind relevant für die Firma?
·
Gibt es Gesetzänderungen, die umgesetzt
werden müssen?
Den Teilnehmern wird in diesem Teil des
Workshops nochmal die Bedeutung des IT-
Vorhabens vor Augen geführt. Von großer Be-
deutung ist die Diskussion um fachliche wie
technologische Trends. Hier wird in besonde-
rer Weise dafür Sorge getragen, dass auf Sei-
ten des Fachbereichs, aber auch auf Seiten
der IT-Abteilung ein tiefergehendes Verständ-
nis für mögliche Entwicklungen und Notwen-
digkeiten entsteht.
Mit Hilfe der „Kontext-Karte“ hält die Gruppe
die Ergebnisse dieses Rundumblicks fest. Auf
diese Weise nimmt sie die aktuelle Situation
auf – von den aktuellen Trends über die Situ-
ation am Markt bis hin zu den Kunden und ih-
ren Anforderungen. Anhand des Plakats dis-
kutieren und verinnerlichen die Teilnehmer
den aktuellen Kontext, in dem das Projekt
derzeit steht. Projektleiter erleben diesen
Schritt oft als besonders ergiebig, wenn alle
Beteiligten offen ihre Sichtweisen zu Markt,
Kunden, Trends, Wettbewerbern, Unsicher-
heiten und neuen Möglichkeiten austauschen.
Am Ende der Diskussion hat die Gruppe glei-
che Voraussetzungen hinsichtlich der gegen-
wärtigen Situation.
2. Ist-Analyse – Stärken und Schwächen
herausarbeiten
Nach der Analyse des Umfelds richtet die
Gruppe das Augenmerk wieder nach innen.
Es folgt die Ist-Analyse der Projektorgani-
sation. „Wo steht das Projektteam, unge-
schminkt und ehrlich?“ lautet der Auftrag. Im
Grunde handelt es sich um die gute alte
SWOT-Analyse. Doch auch hierfür hat der
Moderator ein schönes Plakat mitgebracht
(siehe Abbildung 3).
Die Teilnehmer teilen sich in Kleingruppen auf.
Jede Gruppe erhält ein Plakat und diskutiert
Stärken und Schwächen sowie Chancen und
Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind.
Die Antworten werden auf den vorgesehenen
Abb. 2: Moderationsplakat in Anlehnung an die Grove Context Map
Turbo Projektmanagement
