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gefertigten Modulen und Funktionalitäten,
denn Modifizierungen von Standardsoftware
sind regelmäßig teuer und wartungsaufwän-
dig. Daher gilt: Erfolgreiche Projekte nutzen
Standardfunktionalitäten.
Change Management
Veränderungen am bestehenden Planungs-
prozess, insbesondere der Übergang zu einer
Top-down-Planung, wie in Abschnitt „Kon-
zept“ beschrieben, führen häufig zu Wider-
ständen in der Organisation, die im Extremfall
den Projekterfolg gefährden können. Daher
sollten
frühzeitig akzeptanzsichernde
Maßnahmen im Sinne eines Change Ma-
nagements
ergriffen werden. So müssen bei
der Implementierung eines neuen Planungs-
prozesses neben der technischen Umsetzung
in den IT-Systemen auch die Denkstrukturen
der Mitarbeiter verändert werden, denn die
Zustimmung und das Commitment aller Betei-
ligten sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für
das Gelingen des Projekts. Mithilfe von
Change- und Kommunikationsmaßnahmen
sollten die Beteiligten von der Umstellung
überzeugt und der Kulturwandel aktiv voran-
getrieben werden. Die Mitarbeiter müssen
verstehen, welche Bedeutung und Auswirkun-
gen ihre Eingaben in das neue Planungs-
system haben und das Management muss
wissen, was es zukünftig an Daten geliefert
bekommt und wie diese zustande gekommen
sind (z. B. bei Reduktion der Plan-Detailie-
rungstiefe). Ebenfalls sind Maßnahmen, wie
z. B. Schulungen und Trainings in einem Kom-
munikationsplan aufzunehmen, um die Ak-
zeptanz aller beteiligten Akteure zu gewinnen.
Fußnoten
1
Quelle: Patrick Riepl / Steffen Gross: Gestal-
tungsmerkmale eines durchgängigen und effi-
zienten Controllingkreislaufs, in: Finanz- und
Rechnungswesen – Jahrbuch 2014, Seite 213-
240, WEKA Business Media AG 2014.
Nach erfolgreicher Testdurchführung und Frei-
gabe wird das System für die geschulten An-
wender produktiv gesetzt. Der sogenannte
Go-Live
, d. h. die eigentlich Inbetriebnahme,
beinhaltet den Transport des Entwicklungs-
systems, über das Qualitätssystem (auch Test-
system genannt) ins Produktivsystem. Das
Planungssystem ist nun produktiv und der erste
Planungszyklus kann durchgeführt werden.
Um Einführungsrisiken zu minimieren, sollte für
den ersten Planungszyklus im neuen IT-System
eine
Supportphase
eingeplant werden. Dabei
wird eine eigene Supportorganisation aufge-
baut, mit einer klaren Struktur und Abläufen bei
Problemmeldungen.
Erfolgsfaktoren
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Umset-
zung von Planungssystemen ist
als Aus-
gangslage ein sauberes Fachkonzept
. So
kann der Aufwand in der Umsetzungsphase
deutlich gesenkt werden. Erfahrungsgemäß ist
es ebenfalls von zentraler Bedeutung, dass die
Fachabteilung auch in der Implementierung als
„Eigentümer“ des Planungssystems agiert und
aktiver Treiber des Projekts ist.
Ein aus-
schließlich IT-getriebener Ansatz birgt die
Gefahr von Fehlentwicklungen und Akzep-
tanzproblemen.
Neben der ausgewählten
Software sind die Kompetenz des IT-Umset-
zungsteams und die Zusammenarbeit mit den
Fachberatern im Projekt entscheidend. Eben-
falls zu empfehlen ist die Verwendung von vor-
technischen Machbarkeit, so liegt das Augen-
merkt auf der Umsetzbarkeit, der Wartbarkeit,
der Benutzerfreundlichkeit sowie der Perfor-
mance des Systems. Der technische Blueprint
ist die Basis für die Durchführung bzw. Umset-
zung des Systembetriebs.
Die Phase der
Umsetzung
– auch Customizing
genannt – beinhaltet regelmäßig die zentrale
Datenmodellierung, Datenwürfel werden aufge-
baut, Planungsmasken erstellt, Schnittstellen
angepasst sowie ein Berechtigungskonzept und
Workflows eingerichtet. Die Umsetzungsphase
beinhaltet ebenfalls die umfangreiche techni-
sche Dokumentation.
Im sogenannten
Testing
werden typische Pla-
nungs- und Verrechnungsflüsse als Testcase
abgebildet. Testfälle werden vorab aus fach-
licher und technischer Sicht festgelegt, Test-
daten müssen generiert und detaillierte Ablauf-
skripte erstellt werden. In einem abschließen-
den User-Acceptance-Test wird das Planungs-
system und die abgebildete Planungslogik von
der Fachabteilung freigegeben. Am Ende der
Testphase erfolgt die vollständige Systemab-
nahme. Für die Phase Testing inkl. Abnahme
und Freigabe sollten rechtzeitig Ressourcen der
Fachabteilung und ggf. des zukünftigen Be-
triebsteams eingeplant werden.
In der
Schulungsphase
werden ein Schu-
lungskonzept sowie zielgruppenspezifische
Schulungsunterlagen erstellt. Schulungen resp.
das Coaching der Anwender finden am Pla-
nungssystem, ggf. mit Dummy-Zahlen, statt.
Autoren
Daniela Stippich
ist Managing Consultant im Bereich „Controlling & Finance“ bei
Horváth & Partners Management Consultants am Standort Zü-
rich. Durch ihre Beratungstätigkeit verfügt sie über mehrjähri-
ge Erfahrung in der Unternehmenssteuerung, Kosten- und
Leistungsrechnung sowie der Optimierung von Planungs- und
Reportingprozessen inkl. Umsetzungsbegleitung.
E-Mail:
Dr. Christian Offenhammer
ist Senior Projekt Manager bei Horváth & Partners Manage-
ment Consultants am Standort Zürich. Der Autor verfügt über
mehrjährige Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von
Projekten im Bereich Controlling und Finanzen. Zudem ist der
Autor Lehrbeauftragter an der Universität St. Gallen.
E-Mail:
CM März / April 2016
