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Die in der Marktanalyse gefundenen Software-
lösungen werden anhand der K.O.-Kriterien se-
lektioniert und daraus eine
Longlist abgeleitet
(max. zehn Softwarelösungen).
Im nächsten Schritt erfolgen die
Auswertung
des Kriterienkatalogs und die Ableitung
der Shortlist.
Dazu wird der Kriterienkatalog
an die Software-Anbieter der Longlist versen-
det und befüllt retourniert. Anhand des Wis-
sens über die Softwareanbieter und der beant-
worteten Kriterienkataloge lassen sich nach
formaler Punktevergabe ein Nutzenindex und
zusammen mit den Informationen zu Lizenz-,
Investitions- und Betriebskosten ein Kosten-
Nutzen-Index bestimmen. Nebst diesen „har-
ten“ Bewertungskriterien lässt der Rücklauf
der beantworteten Kriterienkataloge auch
Rückschlüsse auf die Interessenslage der ein-
zelnen Software-Anbieter zu (z. B. vollständig
befüllter Kriterienkatalog, ausführliche Antwor-
ten etc.). Die Shortlist sollte nicht mehr als fünf
Kandidaten beinhalten.
Durchführung Showcase:
Die verbleibenden
Anbieter werden zur Showcase-Präsentation
eingeladen. Ein Showcase bezeichnet eine Vor-
stellung des (Planungs-) Systems vor Ort. Um
zu gewährleisten, dass die relevanten Punkte
im System demonstriert werden, ist es sinnvoll
einen Präsentationsleitfaden für den Showcase
zu erstellen, welcher mit ausreichendem Vor-
lauf den eingeladenen Anbietern als „Dreh-
buch“ zur Verfügung gestellt wird. Die Aufgabe
des Anbieters ist die Demonstration der im
Showcase geforderten Aufgaben. Der Show-
case umfasst vereinfachte, aber dennoch typi-
sche, für das Unternehmen relevante Auf-
gaben. Die im Präsentationsleitfaden beschrie-
benen Aufgaben werden wie beim Kriterien-
katalog zu Evaluationszwecken mit einem
Punktesystem bewertet.
Das Ergebnis der
Evaluation
des Kriterienka-
talogs und des Showcase erlaubt ein Ranking
der verbleibenden Softwarelösungen (vgl. Ab-
bildung 9). Als Ergänzung können Referenzbe-
ware-Leistungsspektrums, d. h. die Funktion
der Software (z. B. Abbildung von Planungs-
funktionalitäten), kann der Markt differenziert
werden. Die Markanalyse dient somit der Iden-
tifikation relevanter Softwarelösungen und
konkret der Erstellung von standardisierten
Anbieterprofilen.
Bei der
Definition des Kriterienkatalogs
empfiehlt sich ein Vorgehen in zwei Schritten.
Zuerst werden K.O.-Kriterien bestimmt, wel-
che zwingend zu erfüllende Leistungsanforde-
rungen darstellen. In der Praxis haben sich ca.
fünf bis zehn K.O.-Kriterien als ausreichend
scharfes Selektionsinstrument bewährt. Da-
nach werden dem Kriterienkatalog weitere
entscheidungsrelevante Kriterien hinzugefügt.
Um eine rasche Auswertung zu gewährleisten
und eine Überforderung der Anbieter bei der
Beantwortung des Kriterienkatalogs zu ver-
meiden, sollte der Katalog insgesamt nicht
mehr als 50 Kriterien umfassen. Die einzelnen
Kriterien erhalten unterschiedliche Punktege-
wichtungen, die Relevanzunterschiede zwi-
schen den einzelnen Kriterien verdeutlichen.
Wichtig beim Aufbau einer derartigen Evaluati-
onsmatrix ist die Berücksichtigung sowohl
fachlicher als auch technischer Kriterien. Die
folgenden Punkte stellen eine Auswahl zu be-
rücksichtigender Themen dar:
·
Allgemeine Anbieteranforderungen (z. B.
Anzahl der Software-Installationen in den
letzten zwei Jahren, Branchenerfahrung)
·
Fachliche Detailanforderungen (z. B. Simu-
lationsmöglichkeiten, Funktionalitäten)
·
Workflowanforderungen
(z. B. Statusmonitoring)
·
Modellierbarkeitsanforderungen
(z. B. Skalierbarkeit und Weiterentwicklungs-
möglichkeiten)
·
Technische Rahmenbedingungen (z. B. Inte-
grationsfähigkeit in die Systemlandschaft)
·
Verfügbarkeit von Implementierungs-
partnern
·
Mengengerüst als Basis der Lizenz-,
Implementierungs- und Betriebskosten
Erfolgsfaktoren
Moderne Konzepte der Planung sind durch
Frontloading, Automatisierung, Agilität und
Konzentration auf das Wesentliche gekenn-
zeichnet. Der Fokus zeitgemäßer Planungspro-
zesse liegt auf den zentralen Treibern und Maß-
nahmen, die aus der Strategie abgeleitet und in
der Planung verankert werden.
Das Orientieren an einer erprobten Vorgehens-
struktur zur Erarbeitung eines Planungspro-
jekts, wie bspw. entlang des hier beschriebe-
nen Best-Practice-Prozessmodells hilft dabei,
sich nicht in Details zu verlieren, sondern ziel-
gerichtet und strukturiert vorzugehen und
grundlegende Entscheidungen zum zukünfti-
gen Planungsprozess zu fällen und daran fest-
zuhalten.
Zwingend notwendig für ein erfolgreiches
Konzept ist es, die unternehmensspezifischen
Anforderungen individuell im Fachkonzept zu
berücksichtigen. Nur so bildet das Konzept
eine aussagestarke Basis für die Kommunika-
tion mit den relevanten Stakeholdern und
kann als umsetzungsorientierter, IT-naher
Entwurf für die anschließende Softwareaus-
wahl und Umsetzung in einem Planungssys-
tem verwendet werden.
Softwareauswahl
Nach der Erarbeitung des Planungskonzepts
folgt die Softwareauswahl, die ebenfalls ei-
nem klar strukturierten und transparenten
Vorgehen folgen sollte. Abbildung 8 zeigt die
Best-Practice-Prozessschritte bei der Soft-
wareauswahl.
Prozessschritte
Ziel der
Marktanalyse
ist das Erstellen einer
Liste der grundsätzlich relevanten Anbieter am
Markt. Auf Basis des grundlegenden Soft-
Abb. 8: Best-Practice Softwareauswahlprozess
CM März / April 2016
