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aufgrund von Vollauslastung reduziert bzw.
gestoppt werden.
Um Aussagen zum Deckungsbeitrag zu treffen,
müssen im Rahmen der laufenden Kontrolle zu-
sätzlich die Erlöse berücksichtiget werden.
Hierzu sollten die Veranstalter von den Vorver-
kaufsstellen und Ticketsystemanbietern min-
destens zweimal pro Woche die Vorverkaufs-
zahlen als digitalen und bearbeitbaren Intervall-
verkaufsbericht mit der Anzahl der verkauften
Tickets pro Preiskategorie und Ermäßigungen
anfordern, um möglichst über aktuelle Erlösan-
gaben zu verfügen. Spätestens fünf Werktage
nach einer Veranstaltung sollte eine Endab-
rechnung bei den Tourveranstaltern eingehen.
Diese Informationen werden für eine zeitnahe
Nachkalkulation pro Show/Spielstätte und pro
Tournee benötigt.
Aus Erfahrungswerten kann der Veranstalter
ableiten, wie viele Tickets pro Woche verkauft
werden. Sind die aktuellen Erlöse bzw. ver-
kauften Tickets wenige Wochen vor dem
Showstart einer Spielstätte inklusive der noch
zu erwartenden Ticketverkäufe bis Showbe-
ginn deutlich unter den Erwartungen, kann der
Tourneeveranstalter mit zusätzlichen Plakatie-
rungen, Anzeigenschaltungen in der regiona-
len Presse sowie regionalen Radiospots versu-
chen, den Ticketverkauf noch kurzfristig anzu-
regen und den Erfolg der Maßnahme in den
Auswertungen der Mitlaufenden Kontrolle be-
obachten. Eine weitere Möglichkeit besteht in
einer flexiblen und dynamischen Ticket-Preis-
gestaltung, um die Nachfrage zu stimulieren.
Daher ist die Betrachtung der Erlösseite unab-
dingbar, sowohl um Informationen zum aktuel-
len DB pro Spielstätte zu haben als auch um
die Wirkung möglicher Steuerungsmaßnah-
men anhand der Veränderung der verkauften
Tickets ablesen zu können.
Je nach Situation
empfiehlt es sich, den Berichtszyklus zu
verkürzen.
Erst die Konsolidierung aller Ergebnisse (Daten-
blätter) pro Spielstätte einer Tour lässt Aussa-
gen zum aktuellen Stand einer Tournee zu.
In der heutigen Praxis liegt das Augenmerk des
Projektcontrollings in der zeitraubenden Aufbe-
reitung der Daten. Um jedoch überhaupt noch
in der Lage zu sein, bei Abweichungen gegen
zu steuern, sollte sich der Aufgabenschwer-
punkt zukünftig zu Gunsten der Kostenabwei-
chungsanalyse und unmittelbaren Einleitung
und Steuerung von Gegenmaßnahmen ver-
schieben.
Nachkalkulation
Wenn alle Abrechnungen einer abgeschlosse-
nen Tournee vorliegen, kann die Nach- bzw.
Schlusskalkulation beginnen. Zu diesem Zweck
werden zunächst die Tourneegemeinkosten auf
null gesetzt. Anschließend werden die kalkula-
torischen Soll-Tourneegemeinkosten pro Show
und Spielstätte durch die kumulierten, finalen
Ist-Gemeinkosten ersetzt. Dies kann ggf. zu ei-
ner Belastung oder Entlastung der DB pro
Spielstätte führen.
Anschließend wird eine Soll-Ist-Aufstellung
pro Spielstätte und für die gesamte Tournee
erstellt. Ein abschließender Vergleich der tat-
sächlich angefallenen Kosten mit dem ur-
sprünglichen Tourneebudget ist ein auf-
schlussreiches Instrument, um festzustellen,
welche Kostenarten pro Kostenträger zu ge-
ring oder zu hoch kalkuliert waren, ob die ge-
samte Tournee und die verschiedenen Spiel-
stätten richtig kalkuliert waren und was Grün-
de für Abweichungen sind.
Die gewonnenen
Erkenntnisse können ein wertvoller Erfah-
rungsgewinn für die Entscheidung, Pla-
nung und Durchführung zukünftiger Tour-
neen sein.
Fazit
Um sich als Tourneeveranstalter im schnellle-
bigen Live-Entertainment-Markt nachhaltig zu
behaupten, ist ein
effektives operatives
Projektcontrolling erforderlich
, um geringe
Kapazitätsauslastungen, ausbleibende Umsät-
ze und steigende Kosten
zeitnah zu identifi-
zieren
. Insbesondere das vorgestellte Instru-
ment der Mitlaufenden Kontrolle liefert mit
umfangreichen Datensätzen eine Transparenz,
die für Steuerungsmaßnahmen unabdingbar
ist. Um den zahlreichen Insolvenzen in der
Branche entgegenzuwirken, müssen Veran-
stalter v.a. Investitionen in die IT weiter voran-
treiben. Denn ohne den Einsatz intelligenter
und vernetzter IT-Lösungen, die die verschie-
denen Anforderungen seitens Projektleitung,
-buchhaltung und -controlling sowie -marke-
ting erfüllen, sind Tourneeveranstalter nicht in
der Lage, den Branchen-„Stresstest“ dauer-
haft zu bestehen.
Literatur
GfK (2008): Studie zum Konsumverhalten der
Konzert- und Veranstaltungsbesucher in
Deutschland
GfK (2012): Studie zum Konsumverhalten der
Konzert- und Veranstaltungsbesucher in
Deutschland
Schäfer, H. (1998): Musicalproduktionen.
Marketingstrategien und Erfolgsfaktoren, Wies-
baden
Waddell, R.D/Barnet, R./Berry, J (2007): This
Business of Concert Promotion and Touring,
New York
CM Juli / August 2015
