58
Mitlaufende Kontrolle
Nachdem die Entscheidung für die Durchfüh-
rung einer Tournee getroffen wurde und die
ersten Tickets im Verkauf sind, sollte das Pro-
jektcontrolling anhand der Mitlaufenden Kon-
trolle beginnen. Hierunter wird die bis Tournee-
ende regelmäßige Gegenüberstellung der bis
zum Stichtag kumulierten und noch zu erwar-
tende Ist-Kosten, auch als Wird-Kosten be-
zeichnet, mit der Vorkalkulation (Soll-Kosten)
verstanden. Folgendes Schema (siehe Abbil-
dung 2) soll die Nutzung der Mitlaufenden Kon-
trolle verdeutlichen:
Ausgangspunkt für die Mitlaufende Kontrolle
sind die
Vorkalkulationswerte
. Diese stellen
neben dem finalen Deckungsbeitrag die
Messlatte zur Beurteilung des Tourneeerfolgs
dar. Bei den
aufgelaufenen Ist-Kosten
han-
delt es sich um tatsächlich angefallene und
gebuchte Eingangsrechnungen. Die Schwie-
rigkeit in der Praxis ist oftmals die genau Zu-
ordnung der Eingangsrechnung zu den kalku-
lierten Werten. Daher sollte bereits bei der
Auftragsvergabe eine Zuordnung zu den Kos-
tenstellen (Show pro Spielstätte) erfolgen und
die Dienstleister auf die entsprechende Rech-
nungstellung hingewiesen werden. Zusätzlich
sollten die bereits durch Reservierungen oder
Bestellungen veranlassten, aber noch nicht
gebuchten Kosten (
disponierte Kosten
) er-
fasst werden. Sollte zu den jeweiligen Stichta-
gen (Wochen- oder Monatsende) erkennbar
sein, dass es zu
Kostensteigerungen und
-minderungen
kommt, so sind diese ent-
sprechend zu berücksichtigen. Sobald Rech-
nungen eingehen, müssen die disponierten
Kosten mittels Umbuchung entlastet werden.
Die
noch zu erwartenden Kosten
(Cost-to-
Complete) lassen sich mithilfe einer einfachen
Saldierungsformel (siehe Abbildung 2) ermit-
teln. Eine andere Möglichkeit besteht darin,
die Cost-to-Complete ständig neu zu kalkulie-
ren. Als Verfahren hierfür kommen z. B. detail-
lierte Analysen und Schätzungen in Betracht.
In der schnelllebigen Tourneebranche fehlt je-
doch für aufwendige Methoden oftmals die
Zeit, weshalb sich pragmatische Lösungen
empfehlen.
Die Mitlaufende Kontrolle sollte sowohl für die
Kostenblöcke Tourneegemeinkosten und örtli-
che Kosten pro Spielstätte als auch für die Ge-
samtkosten der Tournee vorgenommen wer-
den. In allen drei Fällen werden die Wird-Kos-
ten mit den Soll-Werten der Vorkalkulation
verglichen. Überschreitungen dienen als Aus-
ganglage für tiefer gehende Kostenabwei-
chungsanalysen und für abzuleitende Steue-
rungsmaßnahmen. Sobald eine Tournee be-
gonnen hat, ist eine aktive Kostensteuerung,
i.S. einer Kosteneinsparung, meist nur im
Marketingbereich möglich, da alle übrigen
Kostenarten für die Leistungserbringung be-
nötigt werden. Aber auch im Werbebereich
sind die Möglichkeiten begrenzt. Kostenein-
sparungen lassen sich v.a. dann realisieren,
wenn Werbemaßnahmen bei einer Spielstätte
Abb. 2: Beispielhaftes Datenblatt der Mitlaufenden Kontrolle pro Spielstätte
Projektcontrolling
