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mer noch in Erstaunen. Der oftmals
‚übereilte‘ Wechsel zum Outsourcing er-
klärt sich aus unterschiedlichen Positi-
onen innerhalb von HR und im Standing
gegenüber der Unternehmensleitung.
Erstens gelten administrative Prozesse
oftmals als weniger ‚hip‘ und stehen
nicht im Fokus der HR-Strategie. Jungen
Personalern wird bereits während der
Hochschulausbildung vermittelt, dieses
sei ein ‚klassischer Outsourcing-Pro-
zess‘ und ‚ermögliche die Konzentration
auf die HR-Kernkompetenz‘. Zweitens
wird bei dem Ausfall der Payroll-Sach-
bearbeiter oder bei einer Stellenneube-
setzung die Möglichkeit gesehen, sich
der Entgelt-Detailthemen zu entledigen.
Drittens kann beziehungsweise konnte
das Payroll-Team bis zu dem Tag X den
eigenen Wertschöpfungsbeitrag nicht
transparent darstellen, sodass eine
Auslagerung unvermeidbar erscheint.
Das Problem: HR ist im internen Disput
und entkernt sich selbst. Die fehlende
Fantasie bei der Gestaltung von Payroll-
Prozessen und -Schnittstellen kann nur
selten durch den Dienstleister aufgefan-
gen werden.
Meine erste Empfehlung lautet daher:
Vor den ersten Gesprächen mit poten-
ziellen Dienstleistern klären, ob die ei-
gene Payroll noch Potenzial besitzt und
ob eventuell nur die HR-Tools optimiert
werden könnten. Dieses bildet eine gute
Basis für Folgegespräche mit einem Out-
sourcer: Ist HR sich eigener Stärken und
Schwächen bewusst, wird deutlich, an
welcher Stelle die erweiterte Dienstleis
tung ansetzen kann. Im Folgenden eini-
ge Tipps und Fragestellungen:
•
Die Datenbasis der Payroll sollte nicht
unterschätzt werden: Welche Daten wer-
den beim Dienstleister gepflegt, welche
in internen HR-Systemen? Wie gut lässt
sich das System des Dienstleisters in die
Unternehmenssoftwareumgebung ein-
binden? Können digitale Dateien eins zu
eins übergeben werden?
•
Prüfen Sie, wie der Dienstleister bei
der Prozessübernahme arbeitet. Orien-
tiert sich der Dienstleister am Standard
des Auftraggebers? Werden arbeitsin-
tensive Prozesse abgedeckt? Liefert der
Dienstleister Anregungen für verbesser-
ten Service und die Automation manuel-
ler Tätigkeiten? Gibt es einen persönli-
chen Ansprechpartner?
•
Etablierte Softwarehäuser bieten zum
Outsourcing temporäre Alternativen:
Bei Ausfall eines Payroll-Mitarbeiters
oder auch in Urlaubszeiten übernehmen
Berater den Payroll-Prozess. Dem voran-
gegangen ist die dokumentierte Prozes-
sanalyse. Im Vorfeld wurden Schwach-
stellen bereinigt. Die regelmäßige
Anpassung der Dokumentation schafft
Sicherheit aufseiten des Unternehmens
und der Vertretung. Wird dann das voll-
ständige Business-Process-Outsourcing
in Erwägung gezogen, ist die HR-Abtei-
lung gerüstet – denn: Wer schreibt, der
bleibt!“
Raphaele Rose, Marketingleiterin SP Data
GmbH & Co. KG
„Die fehlende Fantasie bei der
Gestaltung von Payroll-Prozessen kann
der Dienstleister nicht auffangen.“
Raphaele Rose, Marketingleiterin SP Data
