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ORGANISATION
_OUTSOURCING
personalmagazin 11/17
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
war damit verfehlt und insbesondere die
Haftungsentlastung im Unternehmen
war nur sehr begrenzt zu realisieren, da
ja weiterhin Fachkräfte vor Ort benötigt
wurden. Der Wunsch des Aufbaus von
Know-how in den eigenen Reihen wird
damit nachvollziehbar und verständlich.
Dies stellte die Unternehmen dann wie-
der vor die Problematik der Suche nach
geeignetem Personal, und damit begann
dann oftmals ein Kreislauf, der doch
wieder in einemOutsourcing endete, das
aber dann mit einem anderen Partner
Umsetzung fand.
Erfolg der Kostenreduzierung zeigt
sich erst im Laufe des Prozesses
Bei gelungenem Outsourcing zeigt sich,
dass die Kostenseite in der Regel kei-
ne entscheidende Rolle spielte. Durch
entsprechende Haftungsverlagerung,
Entfall von eigenen Systemkosten und
Nutzung der Systeme des Outsourcing-
partners konnte finanzieller Aufwand
reduziert werden. In der Regel waren
die wirklichen Kostenreduzierungen
durch gute Beratung zu anfallenden
Themen wie auch zu neuen Entgeltsys-
temen oder Ähnlichem realisierbar.
Deutlich erkennbar ist auch hier,
dass die Fehlerquote mit dem Preisge-
füge des Outsourcings in Verbindung
zu stehen scheint. In den Fällen, in de-
nen es zu Klagen wegen der Qualität
kam, reduzierten sich die Kosten meist
zu Beginn tatsächlich. Auf Dauer aber
führte die Fehlerquote wieder zu einem
Insourcing, da man Mitarbeiter mit der
entsprechenden fachlichen Qualifikati-
on wieder selbst benötigte und hier oft
aufgrund des Zeitdrucks auch Einkom-
mensvorstellungen akzeptierte, die au-
ßerhalb aller sinnhaften Überlegungen
waren.
Ein genaues Hinterfragen der Out-
sourcingkosten zeigte auch, dass diese
nur vermeintlich geringer schienen: Die
internen Kosten des Abrechnungspro-
zesses waren in vielen Unternehmen
nicht transparent oder nur mangelhaft
erhoben.
Das Angebot an Outsourcinganbietern ist groß. Die folgenden Punkte helfen bei der
Auswahl und zeigen, auf was Sie bei Vertragsverhandlungen achten sollten.
Wichtig ist, dass Sie sich bei der Auswahl des Partners zunächst möglichst wenig
beschränken. Oftmals geht die Praxis davon aus, dass Steuerberater nur beraten, aber
keine entsprechenden EDV-Systeme anbieten können und umgekehrt Softwarepartner
keinen lohnsteuerlichen Beratungsansatz fahren können. Das entspricht aber bei Wei
tem nicht mehr der Realität.
Definieren Sie bei der Auswahl des Outsourcingspartners Ihre Ziele klar und fragen Sie
diese bei der Angebotseinholung nach. (Einen ausführlichen Leitfaden dazu finden Sie in
der Personalmagazin-App). Entscheidend ist in der Regel nicht, mit welchem System der
Partner arbeitet, sondern ob er Ihre Anforderungen nach einem Personalmanagement
system, einer elektronischen Akte, einem Reisekostentool oder einer Datenanalyseein
heit erfüllen kann.
Lassen Sie sich Qualitätsnachweise vorlegen wie Zertifizierungen, am besten aber den
IDW PS 951: Dieser gibt Auskunft über die Qualität des Dienstleistungspartners im
Bereich Prozesse, Umgang mit Fehlern, Handhabung von Datenschutz und erspart Ihnen
den Besuch Ihres Wirtschaftsprüfers beim Outsourcingpartner, was wiederum erhebliche
zeitliche und finanzielle Einsparungen mit sich bringt.
Am wichtigsten aber: Bedienen Sie sich der Empfehlung anderer Outsourcinganwender,
die bereits positive Erfahrungen mit einem Partner gemacht haben.
Augen auf bei der Partnerwahl
OUTSOURCINGANBIETER
te Ausführung der Themen. Als Aus-
schlussgrund wird in der Praxis dann
häufig benannt, dass keine Haftung für
Fälle übernommen werden kann, die
über Formulare gemeldet wurden, da
in diesen Fällen für eine Sachverhalts-
klärung nicht ausreichend Details vor-
liegen würden.
Die genauere Analyse dieser Frage er-
gab aber, dass eine haftungsbefreiende
Klärung durch den Dienstleister nicht
vorgenommen werden konnte, weil
dazu bei den Outsourcingpartnern we-
der die zeitlichen Kapazitäten noch die
fachlichen Kompetenzen zur Verfügung
standen. Darüber hinaus gaben nur we-
nige Lohnabrechnungspartner eine Haf-
tungsübernahmegarantie ab.
Auf Rückfrage zeigte sich bei den
befragten Unternehmen in der Regel
eine Korrelation zwischen Preis der
Abrechnung beim Outsourcingpartner
und Einschränkung in Themen wie
Haftungsübernahme und fachliche Be-
ratung und Unterstützung. Dies führte
dazu, dass die Unternehmen auch wei-
terhin eigenes Fachwissen vorhalten
mussten. Durch das fehlende Angebot
der Haftungsübergabe bot das Outsour-
cing in diesen Fällen oftmals nur die rei-
ne Option der Systemgestellung sowie
der Datenerfassung durch den Outsour-
cingpartner.
Der Grundgedanke des Outsourcings
ADD-ON
Einen ausführlichen Leitfaden zur
Auswahl des richtigen Outsourcing
partners finden Sie in unserer App.
