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02/17 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
Vor Einführung des Benefitsystems sollten Sie alle rechtlichen und organisatorischen
Fragen gründlich durchdacht und für Ihre Bedürfnisse zufriedenstellend geklärt haben.
Die folgende Checkliste hilft Ihnen, Schritt für Schritt die Anforderungen abzuarbeiten.
Finanzierungsart definieren
•
Arbeitgeber-, Arbeitnehmer- oder mischfinanziert?
Sind Zuschüsse des Arbeitgebers (z.B. seine Lohnnebenkostenersparnis) eingeplant?
•
Sollen die Zuwendungen anstelle einer Gehaltserhöhung, als Prämien- oder Leistungs-
budget, als Gehaltsbestandteil bei Diensteintritt, als Entgeltumwandlung, als sonstige
Incentivierung oder einfach als Dankeschön erfolgen?
Steuerrechtliche Fragestellungen klären
•
Betriebsausgabeneffekte, geldwerte Vorteile, Lohnsteuerbefreiung oder Pauschalver-
steuerung
•
Sozialversicherungsfreiheit bzw. Lohnnebenkostenersparnis
•
Entgeltumwandlung oder „Zusätzlichkeitserfordernis“ (zusätzlich zum Arbeitslohn)
•
Anrufungsauskunft beim Betriebstätten Finanzamt
Arbeitsrechtliche Fragestellungen klären
•
Kollektive- und individualarbeitsrechtliche Richtlinien beachten
•
Tarifvertragliche oder andere Vorschriften
•
„Freiwilligkeit“ und „Widerruf“
•
Änderung durch sachlichen Grund, zum Beispiel Wegfall der gesetzlichen Voraussetzung
•
Gleichbehandlungsgrundsatz und Gruppenbildung
•
Formvorgaben u.a. Nachträge zum Arbeitsvertrag
•
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates, Betriebsvereinbarungen
•
Sofern auftretend, Behandlung von Sozialversicherungslücken und Schattengehältern
Konzept, Planung, Implementierung, Betreuung
•
Status quo und Zielsetzung
•
Szenarien,- Prognoserechnungen aus Arbeitgebersicht (Personalkostenauswirkung)
•
Mitarbeitersicht: Betrachtung Gehalt vorher/nachher
•
Produktauswahl, Produktmanagement
•
Projekt- und Prozessmanagement
•
Formularwesen, Dokumentenmanagement
•
Kommunikationskonzept (wichtig!)
•
Bei Bedarf auch individuelle Mitarbeiterberatung (online oder persönlich vor Ort)
•
Verwaltung, Änderungsmanagement
•
Laufende Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbetreuung
Den Rahmen zuverlässig gestalten
CHECKLISTE
•
rechtlicher Check-up
•
Selektion der Produkte
•
Prozess- und Dokumentenmanagement
•
Finanzamtsanfrage
•
interne Kommunikation über mehre-
re Webinare und Vor-Ort-Veranstal-
tungen
•
Implementierung etwa durch Online-
und Vor-Ort-Mitarbeiterberatungen
•
fortlaufende Verwaltung und Betreu-
ung durch den externen Dienstleister
ROLAND KUHNERT
ist
Geschäftsführer von bbselect,
Betriebliche Benefits GmbH
& Co. KG.
Im Sommer 2017 soll nun die Einfüh-
rung validiert werden, um danach gegebe-
nenfalls die nächsten Schritte zu planen.
Management betrieblicher Benefits
Unter dem Management betrieblicher
Benefits verstehen wir die Gesamtheit al-
ler Prozesse, die nötig sind, um ein Bene-
fit-System einzuführen, langfristig durch
interne Mitarbeiter oder einen externen
Dienstleister verwalten und betreuen zu
lassen, Substitutionen und Adaptierun-
gen vorzunehmen und das System an
neue Rahmenbedingungen anzupassen.
Ein wichtiger Teil ist die regelmäßige
Kommunikation nach innen und außen,
also Mitarbeitern ihre Vorteile immer
wieder dezent bewusst zu machen oder
die relevanten Internetforen wie Kunu-
nu & Co. zu bespielen und auszuwerten.
Hinzu kommt noch der Einsatz eines be-
trieblichen Benefit-Portals, welches durch
Digitalisierung und Automatisierung den
Verwaltungsaufwand reduziert und die
interne Kommunikation, Interaktion und
Visualisierung sehr stark professionali-
siert. Über einen individuellen Portalzu-
gang für jeden Mitarbeiter per Web oder
App erhalten diese jederzeit Übersicht
zu allen Benefit-Angeboten. Bestehende
Intranet- und Kommunikationslösungen
oder externe Angebots- und Lieferanten-
portale können eingebunden werden.
Fazit: Das Ringen um Deutschlands be-
ste Fach- und Führungskräfte ist in vollem
Gange. Jeder Arbeitgeber wird sich noch
stärker mit Mitarbeitermotivation, Mitar-
beitergewinnung und Mitarbeiterbindung
auseinandersetzen müssen. Arbeitgebe-
rattraktivität bestimmt sich über viele
Faktoren. Betriebliche Benefitsysteme
werden wie in anderen Ländern eine im-
mer größere Rolle spielen, da sie vornehm-
lich Chancenerhöhung für Arbeitgeber
und Arbeitnehmer bedeuten.
Projektverantwortliche, sieht die profes-
sionelle Planung und das systematische
Vorgehen bei der Einführung als Schlüs-
sel für eine zufriedenstellende Lösung
diese drei Punkte. Als konkrete Schritte
zur Einführung nennt sie:
•
Klärung der Voraussetzungen und
feste zeitliche Zielsetzung
•
Durchführen einer Mitarbeiterum-
frage, um die Mitarbeiterbedürfnisse
genau abschätzen zu können
