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ORGANISATION
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SOFTWAREMARKT
Must-haves der digi-
talen Personalakte
Besuche organisiert abwickeln
D
ie fünf wichtigsten Funktionen
einer elektronischen Personalver
waltung hat die Forcont Business
Technology GmbH in einem Whitepaper zu
sammengefasst. Konkret sollte bei digitalen
Personalakten auf die folgenden Features
geachtet werden:
•Wiedervorlagefunktion über E-Mail-Be
nachrichtigung: Sie garantiert, dass HR-Mit
arbeiter wichtige Fristen nicht aus den Au
gen verlieren.
•Dokumenterstellung: Möglichkeiten zur
integrierten Dokumenterstellung erlauben,
beispielsweise Serienbriefe direkt in den
Personalakten zu erstellen und abzulegen.
•Volltextsuche: Eine OCR-Texterkennung
sollte garantieren, dass alle eingescannten
Schriftstücke leicht auf bestimmte Schlag
worte hin durchsuchbar sind.
•Vertragserstellung: Standardisierte Ver
träge sollten über ein Tool mit vordefinier
ten Feldern und dynamischen Textbaustei
nen gemanagt werden können.
•Aufgabenverwaltung: Gleiche Abläufe
sollten über Templates unkompliziert ver
waltet und getrackt werden können. Das
Whitepaper ist kostenlos zum Download ab
rufbar.
U
nterstützung der Personalabteilung bei der Organisation von
Firmenbesuchen verspricht PCS mit der neuen Besucher
managementslösung Visit-Net. Externe Besucher können
damit vorab registriert werden, die Terminabstimmung erfolgt per
Outlook-Integration. Der Besucher erhält schließlich eine E-Mail-Be
nachrichtigung, die auch weitere Informationen zum Termin enthal
ten kann – wie Hotelempfehlung oder Anfahrtsbeschreibung. Auch
Besucherscheine für den Aufenthalt können so erstellt und mit Foto
oder einem temporären RFID-Ausweis kombiniert werden. Zur besse
ren Planung des Caterings können bei der Terminvoranmeldung Art
der Verpflegung, Anzahl der Personen und Veranstaltungsbeginn mit
angegeben werden.
Wer die Besuchermanagementlösung mit dem Zutrittssystem Dexicon
verknüpft, kann die Daten aus dem Besuchermanagement per Web
service-Schnittstelle in
die Dexicon-Zutrittskont
roll-Software übertragen.
Besucher können einen
zeitlich befristeten Fir
menausweis erhalten, mit
dem sie für definierte Be
reiche und Zeiten Zutritt
haben.
Besuche von Externen
im Betrieb müssen
gut und transparent
organisiert sein.
