56
ORGANISATION
_DIGITALES PERSONALMANAGEMENT
personalmagazin 04/16
D
ie zunehmende Digitalisie-
rung der Arbeitswelt verändert
nicht nur die Einstellung der
Personalabteilungen und HR-
Verantwortlichen an ein zeitgemäßes Per-
sonalmanagement. Auch die Mitarbeiter
selbst und die Führungskräfte akzeptie-
ren immer weniger manuelle Arbeitsab-
läufe und papierbasierte Arbeitsweisen.
So ist ein durchgängig transparenter
Prozess bei Personalgesprächen, der den
betroffenen Mitarbeiter stärker einbin-
det, in vielen Unternehmen inzwischen
Standard. Führungskräfte mit Personal-
verantwortung benötigen einen unkom-
plizierten Zugang zu Personaldaten, um
etwa unter Berücksichtigung vonUrlaubs-
planungen Projektteams zu organisieren.
Auch die Sparkassen in Deutschland set-
zen in den Personalabteilungen verstärkt
moderne IT-Lösungen ein, um im Wett-
bewerb um Mitarbeiter und Nachwuchs-
kräfte bestehen zu können.
Grenzen der digitalisierten Personal-
verwaltung
Die Sparkassen-Finanzgruppe ist mit
rund 350.000 Mitarbeitern größter und
wichtigster Arbeitgeber der deutschen
Kreditwirtschaft. Im Fokus des Personal-
managements stehen IT-basierte Prozes-
se, um Mitarbeiter ganzheitlich bei der
beruflichen Karriere zu begleiten. Der
überwiegende Teil der Sparkassen greift
dazu bisher auf das Personalverwal-
tungssystem ParisPlus für die Personal-
administration und -abrechnung zurück.
Allerdings bietet das System keine aus-
Von
Sönke Schakat
reichende Unterstützung für die admi-
nistrative Abwicklung von Dienstreisen
oder Mitarbeitergesprächen. Vor diesem
Hintergrund haben die Institute Anforde-
rungen formuliert, um auch bei Themen
wie Qualifizierungsmanagement und
Personalplanung eine durchgängige und
moderne IT-Lösung nutzen zu können.
Die zentrale Forderung an eine IT-sei-
tige Unterstützung ist die weitreichende
Integration in die Arbeitsumgebung der
Mitarbeiter in Form der Gesamtbank-
lösung OSPlus. Gleichzeitig muss ein
durchgängiger und fehlerfreier Daten-
austausch mit ParisPlus gewährleistet
werden, da das System bestandsführend
für die Personaldaten ist. Den direkten
Zugang der Mitarbeiter auf ihre persön-
lichen Daten soll eine dynamische Mas-
kensteuerung ermöglichen, die auch die
Einhaltung von Datenschutz und Mitbe-
stimmungsrechten gewährleistet.
Hinzu kommen die Ansprüche der ein-
zelnen Personalmanagement-Segmente,
wie etwa der direkte Zugriff auf die eige-
nen Personalwirtschaftsdaten über das
in OSPlus integrierte Personalportal und
Cockpit-Funktionen für Führungskräfte
mit Personalverantwortung. Diese sollen
hierüber unkompliziert einen Blick auf
die personelle Situation einer Abteilung
werfen und beispielsweise im Rahmen
der Höhergruppierungsrunden auf alle
relevanten Mitarbeiterdaten zugreifen
können.
Der Anspruch: Ganzheitliche
Personalarbeit ohne Medienbruch
Mittels IT-Unterstützung lässt sich
auch der administrative Aufwand von
Mitarbeitergesprächen reduzieren. Der
Deutsche Sparkassen- und Giroverband
hat als Dachverband der Sparkassen-
Finanzgruppe im Konzept „Personalent-
wicklung in Sparkassen“ 42 Anlässe für
Personalgespräche definiert, wie etwa
das Jahresgespräch oder das Transfer-
gespräch nach einer Weiterbildungs-
maßnahme. Auf dieser Basis muss die
gewünschte Lösung flexibel alle proto-
kollierungspflichtigen Gespräche abbil-
den und sowohl bei einzelnen als auch
bei Serienterminen anwendbar sein.
Die Vor- und Nachbereitung wird dabei
durch Vorlagen strukturiert. Durch eine
medienbruchfreie Übergabe der Daten
nach ParisPlus soll eine durchgängige
Nutzung der Informationen gewährleis-
tet sein, um Folgetermine zu koordinie-
ren oder Fortbildungsmaßnahmen für
Mitarbeiter zu steuern.
Auch im Reisemanagement sorgen
viele manuelle Schritte vom Antrag über
die Genehmigung bis hin zur Abrech-
nung für einen hohen administrativen
Aufwand. Hier liegt ein großes Potenzial,
um mit IT die Abwicklung einer Dienst-
reise effizienter zu gestalten. So kann
optimalerweise bereits der Reiseantrag
elektronisch über das Mitarbeiter-Por-
tal gestellt werden. Die anschließende
Freigabe durch den Vorgesetzten kann
dann ebenso elektronisch erfolgen wie
auch die Buchung der Reisemittel. Für
die Abrechnung der Reise erfasst der
Mitarbeiter alle Belege. Auch die insti-
tutsspezifischen Reiserichtlinien und
Reisemanagement-Workflows lassen
sich so umfassend abbilden. Angesichts
des steigenden Wettbewerbs um qualifi-
Talententwicklung ohne Brüche
PRAXIS.
Die Sparkassen-Finanzgruppe wollte mehr als bloß IT-gestützte Verwaltung:
Nun ist die komplette Karrierebegleitung der Mitarbeiter digitalisiert und transparent.
