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ten nicht mit umziehen konnten, da in
den neuen Räumen dafür schlicht der
Platz fehlte.“ So fiel die Entscheidung,
eine digitale Personalakte zu implemen-
tieren.
Für den Ausschreibungsprozess teil-
ten die Verantwortlichen das Projekt
„Digitale Personalakte“ in zwei Bereiche.
ImNovember 2011 legten sie für die Soft-
warelösung detaillierte Spezifikationen
fest und fragten zeitgleich Partner für
den Scan-Prozess an. Angesichts der
sensiblen Personaldaten war ihnen das
Thema Datenschutz besonders wichtig.
Außerdem sollte die Lösung benutzer-
freundlich sein, um eine hohe Akzeptanz
bei den Mitarbeitern im Personalwesen
zu gewährleisten. Ein gutes Preis-Leis-
tungs-Verhältnis war auch Pflicht. Aus
der engeren Wahl unter drei Anbietern
entschieden sich die Beteiligten schließ-
lich für das Produkt der Aconso AG.
„Die Digitale Personalakte von Aconso
ist Teil einer modular aufgebauten HR-
Toolbox. So haben wir die Möglichkeit,
sukzessive weitere Bausteine, etwa für
Projekt- und Dokumentenmanagement,
zu implementieren, die wir künftig für
effizientere Prozesse einsetzen wollen“,
erläutert Piehl die Entscheidung.
Aus analogen Papierbergen werden
digitale Personaldaten
Der Einfachheit halber wurden die
Altakten lediglich in eine vorgegebe-
ne Reihenfolge gebracht, mit Etiketten
versehen und dem Scan-Dienstleister
in Regalen zum Abtransport zur Ver-
fügung gestellt. Dieser verwendete für
das Scannen der Dokumente eine Text
erkennung, um die Suche nach Informa-
tionen zu beschleunigen – vor allem in
dem Teil der Personalakten, der nicht
vorsortiert werden konnte.
Heute liegen die elektronischen Ak-
ten zentral auf einem externen Server,
wo sie revisionssicher gespeichert sind.
Denn Vivantes entschied sich für eine
Hybridlösung: Das führende HCM-Sys-
tem SAP sollte weiterhin inhouse liegen,
die digitale Personalakte jedoch in einer
„Controlled Cloud“. Über eine gesicher-
te „Virtual Private Network“-Verbindung
(VPN) erhält Vivantes Zugriff auf die In-
frastruktur in einem deutschen Rechen-
zentrum. Diese Art der Verbindung soll
verhindern, dass Dritte auf die vertrau-
lichen Personaldokumente zugreifen
können.
Auch die Stammdaten aus SAP wer-
den über eine VPN-Verbindung über-
mittelt. Die digitale Personalakte von
Vivantes ist dabei vollständig in das
SAP-HCM-System integriert. Der Grund
für diese Lösung: Durch die Implemen-
tierung der digitalen Personalakte in
einer kontrollierten Cloud-Umgebung
konnte Vivantes die Zeit sparen, die zur
Installation auf dem eigenen Server nö-
tig gewesen wäre. Außerdem bietet ei-
ne „Controlled Cloud“ Flexibilität und
standortunabhängige Zugriffsmöglich-
keiten. Da die Akten in einem deutschen
Rechenzentrum in Bielefeld gehosted
werden, ist die Datensicherheit nach
deutschen Normen erfüllt.
Personaldaten auf einen Blick –
mit einem Klick ins System
Je nach Berechtigung können HR-Mit-
arbeiter von Vivantes die Akten nun
jederzeit einsehen und bearbeiten. Alle
Dokumente, die ab dem 1. August 2012
digital abgelegt wurden, fügen sich in
eine neue, für alle Mitarbeiter verbind-
liche Verzeichnisstruktur ein. Sie dient
als Grundlage für die Nutzung der di-
gitalen Personalakte und gibt eine ein-
heitliche Ablagesystematik vor. Prozes-
se wurden dadurch beschleunigt und
die Ablage ist transparenter. Das macht
wiederum die Arbeit der Personalabtei-
lung effizienter und produktiver.
Rund 100 Mitarbeiter des Personalbe-
reichs arbeiten heute webbasiert mit der
neuen Lösung. Diese müssen die zentral
gelagerten Akten nun nicht mehr zwi-
schen den Standorten hin- und herschi-
cken. Da die digitale Personalakte direkt
in das SAP-System von Vivantes inte-
griert ist, mussten die Anwender keine
besonderen Anmelderoutinen erlernen.
Vorhandene SAP-Berechtigungen ließen
sich außerdem übernehmen.
Bisherige Erfahrungen treiben die
Digitalisierung in HR voran
Die Verantwortlichen von Vivantes wol-
len nun aufgrund der positiven Erfah-
rungen mit der digitalen Personalakte
auch andere HR-Prozesse digitalisieren.
Sie denken darüber nach, zeitnah wei-
tere digitale HR-Lösungen einzuführen.
Als erstes soll dabei der Prozess der
Arbeitszeitanpassung neu aufgesetzt
werden, um auch diesen Prozess ins-
gesamt transparenter zu gestalten. Ent-
sprechende HR-Lösungen ermöglichen
es, die Arbeitszeitanpassung von der
Beantragung durch einen Mitarbeiter
über die Prüfung durch die Personal-
abteilung, die Freigabe durch die Füh-
rungskraft und die anschließende Be-
arbeitung bis hin zum Versand und zur
Archivierung durchgängig anzustoßen
und zu überwachen. So kann das HR-
Ressort bei Vivantes die nötige Trans-
parenz herstellen, um Engpässe schnell
zu identifizieren, und es ist gegenüber
Kollegen und der Geschäftsführung je-
derzeit auskunftsfähig.
„Wichtig war eine einheitliche Lösung
für die gesamte Organisation. Für Papier-
akten war schlicht kein Platz mehr.“
Manuela Piehl, Leiterin Ressort Personalwirtschaft bei Vivantes
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