personalmagazin 11/15
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SPEZIAL
_OUTSOURCING
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
B
eim Thema Outsourcing stehen
viele HR-Abteilungen vor einem
Dilemma - sie wollen einerseits
sensible Bereiche weiter selbst
betreuen, andererseits steigt der Kosten-
druck immens. Dort, wo die Sparpoten-
ziale am höchsten sind, zum Beispiel bei
der Digitalisierung papiergebundener
Prozesse, vergeben Personalabteilungen
meist gezielt Aufträge an Dritte. Bestes
Beispiel hierfür ist die Bearbeitung von
Urlaubsanträgen und die Einführung von
digitalisierten Lösungen für die Mitarbei-
terkommunikation. Auch in Bereichen,
in denen eigenes Fachwissen fehlt und
deren Aufbau zu kostenintensiv ist, wie
bei der Be- und Verarbeitung von inter-
nationalen Reisekostenabrechnungen,
werden zunehmend externe Spezialisten
eingesetzt. Dabei arbeiten BPO-Dienst-
leister wie Swiss Post Solutions (SPS)
mit effizienten und teilautomatisierten
Prozessen, die alleine im Dokumenten-
Management zu Kosteneinsparungen
von bis zu 35 Prozent führen. Denn je
höher der erreichte Digitalisierungs- und
Automatisierungsgrad ist, desto geringer
ist die Zahl der Medienbrüche, die ins-
besondere im Personalwesen als Kosten-
treiber gelten.
Reisekosten systematisieren
Schon in kürzester Zeit wird das Do-
kumenten-Management in den HR-Ab-
teilungen einem effizienten digitalen
Document Processing weichen. Diese
intelligenten
Outsourcing-Lösungen
ermöglichen es, Dokumente nicht nur
Von
Stefan Vaskovics
HR in der Klemme
KOMPROMISS.
Einerseits will HR sensible Bereiche selbst betreuen, andererseits
bindet das enorme Ressourcen. Einen Mittelweg bietet das Teiloutsourcing.
automatisch zu erfassen und zu archi-
vieren, sondern bedarfsgerecht bereit-
zustellen, zu bearbeiten und weiterzu-
leiten. Insbesondere komplexe Aufgaben
wie die Reisekostenabrechnung binden
in der Praxis erhebliche Ressourcen.
Wenn es darum geht, Reisekosten in
mehr als 30 verschiedenen Sprachen
und fünf unterschiedlichen Alphabeten
für alle Standorte weltweit zu bearbei-
ten, scheitern selbst große international
aufgestellte Konzerne. So wendet bei-
spielsweise eine internationale Groß-
bank für die Bearbeitung von 200.000
bis 300.000 Reisekostenabrechnungen
pro Jahr alleine bis zu 70.000 Stunden
auf. Oft fehlen Belege, sind falsch aus-
gefüllt oder der Antrag entspricht nicht
den steuerlichen Voraussetzungen. Die
Folge: Das Kerngeschäft leidet. Zwar
gibt es zahlreiche IT-Lösungen, die die
Verarbeitung der Reisekostenabrech-
nungen unterstützen, unternehmensin-
terne Vorgaben und die Prüfung der
Angaben erfordern aber nach wie vor
eine manuelle Bearbeitung – zumindest
derzeit noch. Künftig sollen sogenann-
te Intelligent Automation-Systeme das
Denken übernehmen und den Automati-
sierungsgrad sukzessive erhöhen.
„Intelligent Automation” entlastet HR
SPS testet die neuen intelligenten Doku-
menten-Management-Systeme bereits
Folgende Vorteile ergeben sich für Unternehmen und HR durch die Digitalisierung
sowie die Delegation von bestimmten Aufgaben an externe Dienstleister:
•
Internationale Erreichbarkeit aller Mitarbeiter auch digital über eine Secure-Mail-
Lösung – bei Bedarf auch auf die privaten mobilen Endgeräte
•
Beschleunigung und Zusammenführung der informationslogistischen Prozesse
•
Umweltfreundliche Lösung durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und der
Transportwege sowie Verringerung der Druck- und Versandkosten
•
Einführung eines echten HR-Online-Services über das Internet
•
Hohe Sicherheitsstandards und Vertraulichkeit der digitalen Lösung
•
Deutliche Erhöhung des Servicegefühls bei den Mitarbeitern
•
Vermeidung von eigenen Investitionen
Teiloutsourcing als Lösung?
VORTEILE
