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Auch die Mitarbeiterkommunikation lässt sich outsourcen. Die Deutsche Bahn bei-
spielsweise praktiziert dieses Modell seit Jahren.
Nachdem die Deutsche Bahn den ersten Schritt zum digitalen Büro durch die Digitali-
sierung ihrer Personalakten gemacht hatte, schien es ihr nur konsequent, die gesamte
Mitarbeiterkommunikation elektronisch zu führen und so weit wie möglich zu automa-
tisieren. Heute werden alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Mobilitätsdienstleisters
elektronisch oder physisch von SPS versendet. So erreicht das Unternehmen mit rund
300.000 Mitarbeitern weltweit alle Beschäftigten physisch per Brief oder elektronisch
per Inca-Mail.
Das Service Center Personal der Deutschen Bahn stand anfangs vor einer großen
Herausforderung. Denn mit dem Wunsch, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie
künftig auch weitere Personaldokumente elektronisch zu versenden, sollte keine wei-
tere Insellösung entstehen. Für die Deutsche Bahn kam deshalb nur eine Hybridlösung
infrage, die alle Anforderungen integriert und beides gleichzeitig kann: Den physischen
Druck der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und den sicheren elektronischen Versand.
Dabei musste die Lösung nicht nur den rechtlichen Standards im Personalwesen ent-
sprechen, sondern auch das hohe Sicherheitsbedürfnis beim E-Mail-Versand erfüllen.
Zudem sollte die Lösung flexibel sein, um künftig auch weitere Personaldokumente per
E-Mail zu versenden und die Mitarbeiterkommunikation elektronisch zu führen.
Von der intelligenten Lösung profitieren heute neben dem Unternehmen auch die Mitar-
beiter der Deutschen Bahn. Denn schneller als der Brief erreichen die E-Mails vor allem
Mitarbeiter im Ausland. Und: Eine Rückantwort über Inca-Mail ist für sie kostenlos.
Inzwischen werden auch Formulare mit zum Teil vorbelegten Inhalten von der Perso-
nalabteilung über die elektronische Plattform versendet. Das erleichtert den Mitarbei-
tern das Ausfüllen und reduziert vor allem die Fehlerquote. Dass die Lösungen bei den
Mitarbeitern ankommen, zeigt ein Blick in die Statistik.
Zukunft der Mitarbeiterkommunikation
PRAXISBEISPIEL
ERP-Systemen jederzeit den direkten
und mobilen Zugriff auf die digitale
Personalakte. Bereits im Vorfeld sollten
Unternehmen beachten, dass sich auch
sogenannte Employee und Management
Self Services (ESS/MSS) realisieren
lassen. Diese Services basieren auf ein-
geschränkten Zugriffsrechten und er-
möglichen es, dass Mitarbeiter Zugang
zu zuvor definierten Bereichen der Akte
erhalten.
STEFAN VASKOVICS
ist
Leiter des Unternehmens-
bereichs Document Input
Processing bei Swiss Post
Solutions (SPS) in Deutschland.
in einem Pilotprojekt. Millionen von
Datenpunkten, die hochdimensional
miteinander verknüpft sind, liefern
fundierte Informationen. Das macht
Prozesse wie die automatisierte Ab-
rechnung von Reisekosten schneller
und effizienter – und steigert signifi-
kant auch die Genauigkeit.
Digitale Personalakte spart Kosten
Ein weiteres Beispiel für effizientes
Outsourcing ist die durchgängige
elektronische Erfassung der HR-Do-
kumente für die digitale Personalakte.
In der Praxis zeigt sich, dass Unter-
nehmen den Aufwand für die Digita-
lisierung unterschätzen. Selbst mit
Sonderschichten am Wochenende ist
es ihnen in einigen Fällen nicht ge-
lungen, alle Dokumente zu erfassen.
Denn scannen, klassifizieren und indi-
zieren sowie ein weitgehend automati-
siertes Lifecycle-Management erfor-
dern professionelles Know-how. Von
der Erfassung papierbasierter und
elektronischer HR-Dokumente bis hin
zur revisionssicheren Archivierung
und der termingerechten Löschung
müssen alle Workflows wie Zahnrä-
der ineinandergreifen. Entscheidend
ist, den gesamten Prozess auf einer
Plattform abzubilden, um maximale
Skaleneffekte zu erzielen.
Ganzheitliche Lösungen wie Intelli-
gent Document Processing (IDP) un-
terstützen die Zusammenführung von
Papierdokumenten, elektronischen
Unterlagen und E-Mails. Inzwischen
ist die Integration der digitalen Per-
sonalakte in HR-Systeme wie SAP
HCM, Paisy und Peoplesoft ein Muss.
Zudem ermöglichen Schnittstellen zu
