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ORGANISATION
_ARBEITEN 4.0
personalmagazin 03/16
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
systemen unterstützt. Hier lohnt sich
ein vertiefender Blick auf tatsächlich
gelebte Prozessverläufe. Befragungen
zeigen, dass – zum Beispiel beim Ein-
tritt eines neuen Mitarbeiters ins Un-
ternehmen – im Mittel zwischen sechs
und zehn Software-Systeme mehr oder
weniger manuell angepasst werden
müssen. Im Prozessverlauf notwendige
Interaktionen mit anderen Bereichen
(IT, Operative/Produktion, Facility-
Management und andere) erfolgen zum
Großteil persönlich via E-Mail und Te-
lefon. Dabei wird vom HR-Fachpersonal
mitunter das manuelle Nachhalten die-
ser Interaktionen als am aufwendigsten
und anfälligsten für geschäfts- und si-
cherheitsrelevante Fehler beschrieben.
Dies lässt den Schluss zu, dass HR-
Abteilungen heute im Vergleich mit
dem Online-Handel noch mehrheitlich
auf der ersten Stufe der Digitalisierung
stehen: HR-Systeme wie SAP sind ge-
meinsam mit Spezialsystemen etwa zur
Personaleinsatzplanung oder zur Qua-
lifizierung für die jeweiligen Einzeldis-
ziplinen im Einsatz. Eine systemische
Automatisierung von Prozesssteuerung
und Datenverteilung über System- und
Abteilungsgrenzen hinweg – wie sie mit
E-Commerce-Systemen im Handel heute
Standard sind – fehlt jedoch.
Totschlagargumente in der
Machbarkeitsdiskussion
Isoliert vorgetragen, stößt das Zukunfts-
bild der oben beschriebenen Art der über
Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg
HR-PROZESSLEITSTAND
automatisierten Personalarbeit regel-
mäßig auf eine Mauer von Totschlagar-
gumenten: technisch nicht machbar!
Zu teuer! (wahlweise: zu komplex!) Mit
dem Datenschutz nicht vereinbar!
Nicht selten gibt es auch hinter vor-
gehaltener Hand das Argument: „Das
ist politisch nicht machbar.“ Doch, um
im Beispiel des Online-Shoppings zu
bleiben, wer hätte vor zwanzig Jahren
geglaubt, dass die einfache Eingabe
eines Usernamen und eines Passworts
(Pay Pal) auf der Homepage eines unbe-
kannten Einzelhändlers reicht, um Geld
sicher vom eigenen Konto auf dessen
Konto zu transferieren, und das noch mit
Inkasso-Absicherung? Es wären vermut-
lich alle oben genannten Argumente in
die Diskussion eingeflossen – trotzdem
ist das Vorgehen heute Standard im all-
täglichen Leben.
Der Schlüssel zur Kostenfrage und
Komplexitätsfrage war dabei wie so oft:
Standardisierung. Nicht jeder Händler
entwickelt seine eigene Software, son-
dern nutzt E-Commerce-Systeme als pa-
rametrierbare Standardsoftware, die im
Preismodell seiner Unternehmensgröße
und seinen finanziellen Möglichkeiten
angepasst sind.
Der Nutzen ist offensichtlich – doch
HR ist zögerlich
Logische Konsequenz des Vorangestell-
ten ist die Frage, wieso sich das HR-
Management nicht schon längst auf der
gleichen Stufe der Digitalisierung befin-
det, wie der Einzelhandel mit dem On-
erlebnis mit Online-Informationen wie
Lagerbeständen, realistischen Liefer-
zeiten und vielem mehr schaffte dann
die zweite Stufe der Digitalisierung:
Entwickelt wurde eine übergreifende
Systemschicht, die heute der Dreh- und
Angelpunkt der Digitalisierung im Han-
del ist – moderne E-Commerce-Systeme.
Diese Systeme bringen die eigentliche
Prozessintelligenz und die angenehme
Einfachheit und Leichtigkeit in die An-
wendung. E-Commerce-Systeme steuern
die Systeme der ersten Digitalisierungs-
ebene (Homepages, Onlinebanking,
ERP-Systeme etc.), übernehmen die Da-
tenverteilung, überwachen den Prozess-
verlauf, eskalieren bei Abweichungen
und machen so den hohen Grad der
heutigen Automatisierung im digitalen
Handel überhaupt erst möglich.
Das Know-how des E-Commerce für
moderne HR-Aufgaben nutzen
Wie kann diese Analyse HR-Verantwort-
liche nun dabei unterstützen, die IT-
Systeme und Prozesse der Personalwirt-
schaft fit für Industrie 4.0 und Arbeiten
4.0 zu machen? Dazu bedarf es zunächst
einer Standortbestimmung: Bezogen
auf die Entwicklung im Onlinehandel
sollten HR-Verantwortliche nachden-
ken, auf welcher Stufe der Digitalisie-
rung HR-Abteilungen heute stehen.
Spricht man mit Personalreferenten
und Personalsachbearbeitern, werden
heute viele Einzeldisziplinen des täg-
lichen Arbeitens mit kommerziellen
und teils sehr professionellen Software-
Vorbereitung
Operative Phase
Feststellung
Personalbedarf
Personal
beschaffung
Eintritt
Qualifizierung
Anträge
Abwesenheitsmanage
• Bedarfsermittlung
• Qualifikationsprofile
• Arbeitszeitmodelle
• Ausschreibung
• Auswahl
• Verträge
• Nachweise
• Daten
IT-Rechte,
Zugänge und
Lizenzen
Arbeits-
mittel
• E-Learning
• Fachliche
Qualifizierung
Arbeits- und
Datenschutz
unterweisungen
Abwesen
heiten/Aus-
zahlungen
Jahres
urlaubs-
planung
Langfristige Abwe-
senheiten/Wieder-
eingliederung
HR
Zeitbeauftragte
Planung
* Einen Überblick über die wichtigsten
Zuständige Bereiche:
HR-Managementsysteme, z. B SAP*
Zeiterfassung- und Zeitwirtschaftssysteme, z. B. Atoss, GFOS*
IT-
It-Systeme:
