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PERSONALquarterly 02/17
SCHWERPUNKT
_VIRTUELLE KOOPERATION
ner Stärkung der individuellen Informationsverarbeitung kann
die Informationsflut durch organisationale Vereinbarungen
vermindert werden, die ein gemeinsames Verständnis des
Einsatzes der E-Mail-Kommunikation fördern. Solche Verein-
barungen zur E-Mail-Kommunikation werden hauptsächlich
unternehmensweit verabschiedet und überwiegen die Anzahl
abteilungsinterner Vereinbarungen, wobei sich vor allem die
abteilungsinternen Vereinbarungen als hilfreich erweisen.
Diese Wirkung abteilungsinterner Regelungen könnte wie folgt
erklärt werden. Zum einen können abteilungsinterne Vereinba-
rungen spezifischer auf die Bedürfnisse der Arbeitsgruppe ab-
gestimmt werden. Beispielsweise könnten sich Projektgruppen
darauf einigen, stets ein Kürzel der Projektbezeichnung in die
Betreffzeile aufzunehmen, sodass der Bezug der E-Mail deut-
lich wird. Zum anderen könnten gemeinsame Vereinbarungen
in Arbeitsgruppen zu einer höheren Bindung an diese Ver-
Sicherheitsaspekte
(z.B. Virenschutz, Verschlüsselung)
Private Nutzung
Archivierung von E-Mails
Beantworten von E-Mails
(Antwortzeitraum, Antwortverhalten)
Technische Beschränkungen bei der
Nutzung von E-Mail
(z.B. Postfachgröße)
Einsatz von Abwesenheits-
benachrichtigungen
Regelung von Vertretungsrechten
(Zugriff auf Postfach bei Urlaub/Abwesenheit)
Einsatz von Lesebestätigungen
Einsatz von Prioritäten und
Kennzeichnungen
Gestaltung von Signaturen
Sprachliche Gestaltung von E-Mails
(Stil, Groß- und Kleinschreibung etc.)
Formale Gestaltung von E-Mails
(Anreden, Grußformeln, Länge etc.)
Formulierung der Betreffzeile
(z.B. Nennung der Projektbezeichnung)
Adressierung von E-Mails
(An, Cc, Bcc, Verteilerlisten)
Weiterleitung von E-Mails im
ursprünglichen Wortlaut an Dritte
Art von Informationen, die nicht per E-Mail
kommuniziert werden
(Vertraulichkeit)
Einsatzzweck der E-Mail-Kommunikation
(Situationen, Themen)
Abb. 3:
Häufigkeit von Vereinbarungen zur E-Mail-Kommunikation
Quelle: Eigene Darstellung
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Unternehmensweite Vereinbarungen Abteilungsinterne Vereinbarungen
