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02/17 PERSONALquarterly
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it der voranschreitenden Digitalisierung und Ver-
netzung erleben die Beschäftigten eine neue Qua-
lität der Arbeit. Durch die Zusammenlegung von
Fertigungs- und Geschäftsprozessen wachsen die
reale und die virtuelle Welt zunehmend zusammen. Die Be-
schäftigten sind eingebettet in vernetzte Produktionsprozesse
und stehen im kontinuierlichen Austausch mit Kunden. Zudem
findet eine Diversifikation der Kommunikationsmedien statt;
Unternehmen setzen neben bisherigen Technologien, wie Te-
lefon oder E-Mail, zunehmend Enterprise Social Networks und
Kurznachrichtendienste ein. Schließlich ist die geschäftliche
Korrespondenz nicht mehr an den Arbeitsplatz gebunden,
sondern wird mit Smartphones, Tablets etc. zunehmend zum
„ständigen Begleiter“.
Diese Entwicklungen sind mit einigen Vorteilen verknüpft.
Die Beschäftigten haben einen einfachen Zugang zu einer Viel-
zahl von Informationen und die Zusammenarbeit wird flexibler
und mobiler. Allerdings sind die Beschäftigten dadurch mit
einem hohen und beschleunigten Aufkommen von Informa-
tionen konfrontiert (Moser/Preising/Göritz/Paul, 2002). Die
Informationsflut am Arbeitsplatz: Helfen
Vereinbarungen zur E-Mail-Kommunikation?
Von
Dr. Roman Soucek
(Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg)
E-Mail-Kommunikation wurde dabei zu einem Symbol der „In-
formationsflut“: Das stetige Eintreffen neuer Nachrichten im
ohnehin vollen Posteingang, gepaart mit der Erwartung einer
zeitnahen Antwort, tragen zu dem Gefühl bei, „die Kontrolle
zu verlieren“ (Barley/Meyerson/Grodal, 2011). Am Beispiel der
E-Mail-Kommunikation wird gezeigt, wie Gestaltungsansätze
dabei unterstützen können, die Informationsüberflutung ein-
zudämmen.
Informationsüberflutung durch E-Mail-Kommunikation
Unter „Informationsflut“ wird die Menge an Informationen ver-
standen, die den Beschäftigten über die Kommunikationsme-
dien erreicht. Übersteigt der Umfang dieser Informationen die
individuelle Informationsverarbeitungskapazität, dann kann
es zu einer „Informationsüberflutung“ kommen (Schultze/
Vandenbosch, 1998). Moser et al. (2002) beschreiben die In-
formationsüberflutung mit vier Facetten (vgl. Abb. 1). Diese
Aspekte einer Informationsüberflutung können sich wiederum
negativ auf die psychische Gesundheit auswirken und zu einer
Beeinträchtigung des Arbeitsverhaltens führen (vgl. Moser et
al., 2002; vgl. Abb. 2).
Die Informationsflut kann durch zwei grundlegende Aspekte
charakterisiert werden: Quantität und Qualität von Informatio-
nen (Soucek, 2009; Brown/Duck/Jimmieson, 2014). Eine große
Menge an Informationen kann zu einer Informationsüberflu-
tung beitragen, weil einfach zu viele Informationen vorliegen,
die nicht mehr überblickt und verarbeitet werden können (Je-
rejian/Reid/Rees, 2013). Bei der E-Mail-Kommunikation wurde
vor allem der einfache und schnelle Versand an eine Vielzahl
von Empfängern sowie die direkte Zustellung als Ursache einer
zunehmenden Menge von Informationen thematisiert (Soucek,
2009). Diese Entwicklung setzt sich durch die Einführung neu-
er Endgeräte, wie Smartphones oder Tablets, weiter fort und
gewinnt eine neue Qualität; die zeitliche und räumliche Kopp-
lung an den Arbeitsplatz wird aufgelöst und die Beschäftigten
sind auch zu Hause und unterwegs an die geschäftlichen In-
formations- und Kommunikationskanäle angebunden. Dieses
Phänomen wird unter den Begriffen „Entgrenzung der Arbeit“
oder „Ständige Erreichbarkeit“ diskutiert (Pangert/Schüpbach,
2014-2015).
Quelle: Eigene Darstellung
Abb. 1:
Facetten der Informationsüberflutung
Facette
Beschreibung
Probleme mit Informations
überflutung
Die Menge an Informationen resul
tiert in Problemen bei der Arbeit.
Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs Die Kommunikation führt zu Unter
brechungen von Arbeitsaufgaben.
Oberflächliche Arbeitsweise
Die Kommunikation ist ungenau
und missverständlich.
Negative Reaktion
Die Arbeit mit den Neuen Medien
wird als psychisch beanspruchend
erlebt.
