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02/17 PERSONALquarterly
einbarungen, um einer Informationsüberflutung vorzubeugen?
An einer Untersuchung zur Informationsüberflutung am Ar-
beitsplatz nahmen 264 Beschäftigte teil. Das durchschnittliche
Lebensalter betrug 43.27 Jahre (SD = 9.71). Das Geschlechter-
verhältnis war mit 52% Teilnehmerinnen ausgeglichen. Die
durchschnittliche Berufserfahrung lag bei 19.81 Jahren (SD
= 11.18). Die Teilnehmenden arbeiteten seit 10.25 Jahren mit
E-Mails (SD = 4.35) und verbrachten täglich im Durchschnitt
5.57 Stunden am PC (SD = 2.76).
Die Teilnehmenden wurden in einem Online-Panel rekru-
tiert und beantworteten einen webbasierten Fragebogen. Die
Anzahl der geschäftlichen E-Mails pro Tag wurde direkt erfragt
und die Einschätzung der Qualität der geschäftlichen E-Mail-
Korrespondenz erfolgte nach Preising (2004; Beispiel-Item:
„Ich erhalte E-Mails mit unvollständigen Informationen, so-
dass ich Rückfragen stellen muss.“). Das Ausmaß der Infor-
mationsüberflutung wurde mit den Skalen von Moser et al.
(2002) erhoben (Beispiel-Item: „Das Lesen und Beantworten
der E-Mails kostet mich so viel Zeit, dass ich Mühe habe, meine
sonstigen Aufgaben zu erledigen.“). Zur Erfassung der betrieb-
lichen Vereinbarungen zur E-Mail-Kommunikation wurde den
Teilnehmenden eine Liste von 17 möglichen Vereinbarungen
vorgelegt und erfragt, inwieweit diese unternehmensweit oder
abteilungsintern geregelt sind (vgl Abb. 3).
Die Teilnehmenden berichten von einer durchschnittlichen
Anzahl von 24.51 geschäftlichen E-Mails pro Tag (SD = 34.21).
Das Ausmaß der wahrgenommenen Informationsüberflutung
war mit einem Mittelwert von 2.03 (SD = 0.66) recht gering
ausgeprägt und ist mit den Ergebnissen von Moser et al. (2002)
vergleichbar. In Abbildung 3 wird in Prozent aufgeführt, wie
hoch der Anteil der unternehmensweiten sowie abteilungs-
internen Vereinbarungen zur E-Mail-Kommunikation ist. Die
Ergebnisse verdeutlichen, dass die Vereinbarungen vor allem
unternehmensweit verankert sind und die abteilungsinternen
Vereinbarungen durchgehend eine geringere Häufigkeit auf-
weisen.
Zur Bestimmung des Einflusses der Vereinbarungen auf die
Informationsüberflutung wurde eine Regressionsanalyse be-
rechnet, bei der neben demografischen Variablen die Anzahl
und Qualität der geschäftlichen E-Mails statistisch kontrolliert
wurde. Die Anzahl der unternehmensweit sowie abteilungsin-
tern geregelten Aspekte wurde in die Regression aufgenom-
men und die Interaktionen mit der Anzahl und Qualität von
E-Mails berechnet. Dabei übt vor allem die Anzahl abteilungs-
interner Vereinbarungen einen Einfluss auf den Zusammen-
hang zwischen der Anzahl von E-Mails und dem Ausmaß der
Informationsüberflutung aus, wobei die Anzahl der unterneh-
mensweiten Vereinbarungen keine Wirkung hat. Insbesonde-
re bei einer hohen Qualität von E-Mails „schützt“ eine hohe
Anzahl abteilungsinterner Vereinbarungen vor der negativen
Auswirkung einer hohen Anzahl von E-Mails.
Quelle: Eigene Darstellung
Abb. 2:
Modell der Informationsüberflutung
Informationsflut
• hohe Anzahl von E-Mails
• geringe Qualität von E-Mails
Informationsüberflutung
Die eingehenden Informationen übersteigen
die Informationsverarbeitungskapazität.
•
Probleme mit Informationsüberflutung
•
Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs
•
oberflächliche Arbeitsweise
•
negative Reaktion
Negative Konsequenzen
• Beeinträchtigung des Arbeitsverhaltens
• Beeinträchtigung der psychischen
Gesundheit
Informationsverarbeitung
ineffizienter Einsatz der
E-Mail-Kommunikation
Auf Ebene der einzelnen Regelungen sind die meisten ab-
teilungsinternen Vereinbarungen zielführend, da sie bei einer
hohen Menge abteilungsinterner E-Mails eine Informations
überflutung verhindern. Bspw. erweisen sich die folgenden
Regelungen als wirkungsvoll: Adressierung (z.B. Verwendung
von Cc-Mails), Formulierung der Betreffzeile (z.B. Nennung
der Projektbezeichnung) sowie Beantwortung von E-Mails (z.B.
Definition des Antwortzeitraums). Als nicht wirksam haben
sich Vereinbarungen zum Einsatzzweck und sprachlichen Ge-
staltung sowie zum Einsatz von Prioritäten und Abwesenheits-
benachrichtigungen erwiesen. Bei den unternehmensweiten
Vereinbarungen konnten vereinzelte Zusammenhänge zur
Informationsüberflutung festgestellt werden, die eher formale
Aspekte betreffen, wie Vertraulichkeit, technische Beschrän-
kungen und Sicherheit.
Fazit: Abteilungsinterne Regelungen können helfen
Zum Umgang mit der Informationsflut am Arbeitsplatz kom-
men verschiedene Gestaltungsansätze in Betracht. Neben ei-
