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03/16 PERSONALquarterly
SNS zur Unterstützung des Onboardings
Dass sich Mitarbeiter in SNS vernetzen und in Gruppen orga-
nisieren können, hilft laut Interviews auch dem Onboarding
eines neuen Mitarbeiters: Sind Besetzungsentscheidungen ge-
troffen, können Personaler, Vorgesetzte oder zukünftige Kol-
legen dem betroffenen Mitarbeiter erste (digitale) Kontakte
vermitteln oder arbeitsrelevante SNS-Gruppen (Communities
of Practice) empfehlen bzw. ihm diese gleich zuordnen. Der
neue Mitarbeiter profitiere dabei von reduzierten Eingewöh-
nungszeiten durch erste „digitale Kontakte“ in einer neuen
Abteilung. Zu bedenken ist aber wieder der Aufwand zum
Vermitteln von Kontakten und Gruppen. Für Neueinstellun-
gen könne im Rahmen des Onboardings zudem ein Import von
SNS-Profilen aus Internetplattformen stattfinden. Die Datener-
fassung im Unternehmen kann dadurch verkürzt werden. Im
Umkehrschluss erwarten einige Experten hier allerdings die
Forderung einiger Mitarbeiter nach einer Exportmöglichkeit
ihrer „internen Daten“ für SNS im Internet.
Rahmenbedingungen in der Praxis
Wie gezeigt wurde, finden sich sinnvolle Einsatzgebiete in
der Datenadministration, dem Kompetenzmanagement, der
internen Personalbeschaffung und im Onboarding. In den In-
terviews wird aber auch hervorgehoben, dass eine SNS nicht
ohne Weiteres eingeführt und sofort für HR-Zwecke verwendet
werden kann. Es existieren Rahmenbedingungen, die vorlie-
gen sollten oder durch geeignete Maßnahmen zu schaffen sind
(vgl. Abb. 3).
Die Interviewauswertungen zeigen, dass es zuallererst wich-
tig ist, dassmöglichst alleMitarbeiter in SNSmit Profilen vertre-
ten sind. Voraussetzung dafür sind Rechnerarbeitsplätze. Sind
diese nicht vorhanden (bspw. in produzierenden Bereichen),
bleiben die beschriebenen Einsatzgebiete und Potenziale auf
einen bestimmten Personenkreis begrenzt. Einige Experten
betonen, dass Vorbehalte der Mitbestimmungsgremien und
der benachteiligten Belegschaft dann vorprogrammiert seien.
Damit wird auch deutlich: SNS mit HR-Funktionen sind eher
für Unternehmen der Dienstleistungsbranche von Bedeutung.
In produzierenden Unternehmen können SNS hingegen aus-
schließlich indirekte Bereiche unterstützen. Eine Alternative
für den Zugang der produzierenden Belegschaft sind allerdings
Terminallösungen oder der Zugang mittels privater Endgeräte
(Bring your own Device).
Um eine interne SNS effizient für HR-Zwecke verwenden zu
können, sollte ein Unternehmen eine ausgeprägte Netzwerk-
kultur mitbringen bzw. fördern. Dies betont eine Vielzahl der
Experten. Netzwerkkultur bedeute bspw. eigene Profildaten
für Suchvorgänge freizugeben, in SNS Stellenausschreibungen
weiterzuempfehlen, Kommentare zuKollegen zu verfassen oder
beim Onboarding zu helfen. Die Einstellung der Mitarbeiter zu
Social Media ist also eine entscheidende Rahmenbedingung,
die durch entsprechende Kampagnen oder Weiterbildungs-
maßnahmen beeinflusst werden kann. Hilfreich sei es, die HR-
Einsatzgebiete (und ggf. damit verbundene neue Funktionen)
auf eine existierende SNS im Unternehmen aufzusetzen. Der
Umgang sei dann geübt und der Vernetzungsgedanke bereits
verbreitet. Hier ist es laut einiger Experten aber wichtig, die
HR-Prozesse, die mit der SNS unterstützt werden, für alle Ziel-
gruppen – Personaler, Belegschaft und Vorgesetzte – klar zu
beschreiben und ggf. zu schulen.
Wie bereits beschrieben, sind interne SNS für das Personal-
management auch ein Thema für den Datenschutz und die Mit-
bestimmung in einem Unternehmen. Aus Datenschutzsicht ist
die Zweckbindung der HR-Daten in SNS sowie der Zugang zu
den Daten zu definieren. Die Zweckbindung wurde in den Ein-
satzgebieten bereits angesprochen. Diese ist nicht nur für Mit-
bestimmungs- und Datenschutzgremien wichtig, sondern auch
für die Nutzer von SNS. Einige Experten betonen: Wenn diese
nicht wissen, für welche Zwecke ihre Daten verwendet werden,
sei Zurückhaltung vorprogrammiert. Bzgl. des Datenzugriffs ist
der automatische Zugriff auf SNS-Profile durch Personaler und
Vorgesetzte notwendig. Für Jobempfehlungen und Kompetenz-
bewertungen ist zudem der bilaterale Zugriff auf Profile von
„Kollege zu Kollege“ wichtig. Rechtlich sicher und gegenüber
Mitbestimmungsgremien i.d.R. akzeptiert sei laut Meinung
vieler Experten der Ansatz, dass Mitarbeiter selbst bestimmen,
welchen Kollegen sie welche Daten freigeben. Von vornherein
sollte hier allerdings nichts freigegeben sein, damit jeder Mitar-
beiter aktiv selbst entscheiden muss, welche Daten veröffentlicht
werden und welche nicht. Vorbild können SNS im Internet sein,
die diese Möglichkeiten bereits mitbringen. Insgesamt zeigen
die Interviewdiskussionen zum Thema Datenschutz aber, dass
das Einbeziehen der Datenschutzbeauftragten und der Mitbe-
stimmungsgremien sowie rechtlicher Rat hinsichtlich BDSG von
Beginn an von hoher Bedeutung sind. Dies gelte insbesondere
deshalb, da interne SNS für das Personalmanagement noch ein
neues Thema in Unternehmen sind.
Aus IT-Sicht stellt sich die Frage der Interaktion zwischen
internen SNS und existierenden Personalinformationssystemen
(PIS). Werden beide Systeme benötigt? Welches System ist daten-
führend? Die Antworten aus den Interviews waren eindeutig: Es
werden beide Systeme benötigt. PIS für klassische IT-Unterstüt-
zung im Personalwesen wie Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung
oder die digitale Personalakte und mit sinnvollen HR-Funkti-
onen angereicherte SNS für die beschriebenen Einsatzgebiete.
Datenführend sei laut Interviews grundsätzlich ein PIS, wobei
der Aspekt der doppelten Datenhaltung in PIS und SNS zu be-
achten ist (Grintsch, 2012). Außerdem ist zu definieren, ob SNS
für vereinzelte Daten nicht doch datenführend sein soll.
Einige Experten erwähnen als weitere Rahmenbedingung die
nutzerfreundliche Gestaltung. Für interne SNS mit HR-Funk-
tionen gelte dies aus zwei Gründen ganz besonders: Erstens
