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6.2017
die Ausgangsrechnung produzieren kann.
Auch wollten wir nicht mehr die Heizkos
tenabrechnung der Dienstleister zu den
Betriebskostenabrechnungen sortieren.
Und wir wollten ein Ticketsystem haben.
Technisch mit Melder, Reflexion, Rück-
meldung, Beauftragung von Kreditoren,
Rückmeldung bei Erledigung usw.
Ist alles abgearbeitet?
Ja. Beim Ticket-
system hat es einige Probleme gegeben.
Inzwischen läuft es gut. Mittlerweile steht
ein Mieterportal dahinter: Daraus kom-
men die Tickets der Mieter, Wohnungsei-
gentümer, die Wünsche unserer Grund-
eigentümer. Anfragen werden aufgelistet,
erhalten eine Priorität. Dann werden
Anforderungen den Mitarbeitern zuge-
ordnet. Das funktioniert sehr gut.
Wofür war das Ticketsystem ursprüng-
lich geplant?
Als Schadensmeldung oder
Auftragsvergabe. Mittlerweile ist es eine
eierlegende Wollmilchsau geworden. Ich
kann mir gut vorstellen, dass sich immer
mehr Module daraus entwickeln.
Was im System erleichtert Ihnen das
Leben besonders?
Das Thema Auto-
matisierung. Ein Beispiel: Für unseren
Aufzug erhalten wir jeden Monat von der
Telekom eine Notruf-Telefonrechnung.
Die geht mittlerweile digital bei uns ein,
es läuft eineOCR-Kennung drüber, die au-
tomatisch etwa die Vertragskontonummer
erkennt, die sich hinter der Rechnung ver-
birgt. Die Software prüft selbstständig, ob
der Beleg automatisiert verarbeitet werden
kann. In dem Fall wird der Beleg automa-
tisch gebucht. Das Programm weiß, ob
das per Lastschrift oder per Überweisung
zu erfolgen hat. Die Rechnung wird also
vollautomatisch bearbeitet.
Andere Themen?
Ein weiteres haben wir
schon in Auftrag gegeben. Zu jeder Rech-
nung, die eingeht, gibt es auch einen Ver-
trag. Sobald etwa die erste Telekom-Rech-
nung zu einemFahrstuhl eingeht, baut das
neue Tool direkt die Objektverträge auf.
Das Programm setzt ihn in Beziehung
zur Rechnung?
Wenn Sie bestätigt ha-
ben, dass die Vertragskontonummer zum
Vertrag gehört, prüft das Programm, ob
es den Vertrag kennt. Wenn nicht, im-
portiert es automatisch einen Export, der
da heißt, es gibt ein Notruf-Telefon, es ist
der Kreditor Telekom und es gibt einen
Vertrag. Hieraus resultiert eine Aufgabe,
dass die Vertragsunterlagen zu vervoll-
ständigen sind.
Haben Sie noch einen dritten Punkt?
Et-
was haben wir schon programmiert: Wir
erhalten jeden Tag elektronische Konto-
auszüge. Die Zahlungsbewegungen gehen
natürlich elektronisch ein, und das Pro-
gramm kontiert selbstständig. Das Pro-
gramm hat also Kontierungsvorschläge
gemacht. Auf dieser Basis haben wir noch
eine Validierungsebene eingeführt.
Was bringt das?
Wir haben eine Last-
schriftquote von über 80 Prozent. Und
die 20 Prozent, die übrig bleiben, werden
zu 90 Prozent vollautomatisch verbucht.
Dann bleibt nicht mehr viel …
Nein.
Die übrig bleibenden Buchungen betref-
fen Themen, bei denen vielleicht jemand
einen Cent weniger zahlt, als er zahlen
soll. Wir haben die manuelle Arbeit der
Debitoren und der Zahlungsbewegungen
„gegen null“ reduziert.
Aber Sie haben noch ein paar Buchhal-
ter?
Klar, es gibt aber immer mehr Ver-
tragseinheiten pro Buchhalter, im Schnitt
mehr als 3.000 zu buchende Verträge.
Wie nutzen Sie die gewonnene Zeit?
Wir kümmern uns jetzt mehr um die Ent-
wicklung der Objekte. Für Flächen- und
Vertragsoptimierung wird viel mehr Zeit
aufgewendet als vorher. Auch schauen wir
uns laufende Verträge intensiver an und
versuchen, Optimierungen vorzunehmen.
War die Umstellung teuer? Hat sie sich
gerechnet?
Ja. Wir haben in elf Jahren
mehr als 2,5 Mio. Euro investiert, konn-
ten aber durch die Automatisierung eine
große Flächenoptimierung vornehmen:
Wir haben ein Drittel der Fläche gestri-
chen. Von den gesparten Aufwendungen
finanzieren wir die jährlichen Investiti-
onen.
Wie sollen Unternehmen das Thema Di-
gitalisierung angehen?
Jeder Unterneh-
mer sollte für sich einmal im Groben no-
tieren, welche Prozesse es gibt, und dann
überlegen, ob er sich vorstellen kann, die
eigenen Prozesse über den digitalen Weg
zu optimieren. Mindestanforderung: Die
digitalisierte Lösung darf nicht schlechter
sein als die vorherige.
Wie lange hat das alles gedauert?
Wir
haben die Umstellung zirka ein Jahr vor-
bereitet und ein Jahr nach Einführung
verschiedene Optimierungen vorgenom-
men. Jetzt, imdritten Jahr, macht es richtig
Spaß, mit der Lösung zu arbeiten.
ZUR PERSON
Tim Ladehof
ist Systemadministrator/Controller beim Verwaltungsunternehmen
Johannes Wentzel Dr. mit Büros in Hamburg, Schwerin und Düsseldorf.
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Dirk Labusch, Freiburg
„Die Digitalisierung hat
sich für uns im Endef-
fekt gerechnet. Von den
eingesparten Aufwen-
dungen finanzieren wir
unsere jährlichen Inves-
titionen. “
