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zu gewährleisten. Da auch Speichermedien einem
Alterungsprozess unterliegen, ist eine regelmä-
ßige Kontrolle der Lesbarkeit notwendig. Bei
technologischen Wechseln muss durch ein ent-
sprechendes Migrationsverfahren die vollständige
und richtige Übertragung aller Archivdaten auf ein
anderes Mediumerfolgen, entsprechende Prüfun-
gen sind ebenfalls durchzuführen und zu doku-
mentieren. Mit diesenMethoden kann die Verfüg-
barkeit der archivierten Daten bis zumAblauf der
Aufbewahrungsfristen
sichergestellt werden.
Die
Unveränderbarkeit
der Daten kann durch die
Speicherung auf Medien sichergestellt werden,
die nur einen Schreibvorgang erlauben, aber be-
liebig viele Lesevorgänge ermöglichen. Für diesen
Zweck sind entsprechende Festplattensysteme
verfügbar.
Lesbarmachung / Wiederherstellung (Retrieval)
Die archivierten Dokumente müssen für die ge-
samte Dauer der Aufbewahrungsfrist in angemes-
sener Zeit wieder lesbar gemacht werden können.
Dies kann entweder online durch Betrachtung am
Bildschirm oder durch einen Ausdruck erfolgen
(Lesbarmachung). Eine Wiederherstellung oder
Rückspeicherung in das Vorsystem stellt eine
besondere Herausforderung dar, da sich in der
Zwischenzeit die Datenstrukturen der Vorsysteme
geändert haben könnten. Dies könnte durch eine
plattformunabhängige und versionsunabhängige
Archivierung sichergestellt werden (
Lesbarma-
chung/Wiederherstellung
).
Vernichtung der Originaldokumente
Für die Vernichtung der Originaldokumente ist
die Voraussetzung, dass keine Rechtsvorschrift
existiert, die das Vorhandensein eines Original-
dokuments erforderlichmacht. Dies könnten bei-
spielsweise Wertpapiere, Vollmachten, Schecks
sein. Eine weitere Voraussetzung ist natürlich,
dass das Archivierungsverfahren den Grundsät-
zen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Das Unternehmen kann entscheiden, obwohl alle
Voraussetzungen für die Vernichtung des Original-
dokuments erfüllt sind, das Original zusätzlich in
Papierform aufzubewahren.
Steuerlich und handelsrechtlich ist das Vernich-
ten von Originaldokumenten unter bestimmten
Voraussetzungen durch GoBS und seit 1. Janu-
ar 2015 durch die GoBD legitimiert. Für andere
Rechtsbereiche wurde eine technische Richtlinie
durch das Bundesamt für Sicherheit in der Infor-
mationstechnik (BSI) mit demNamen „Technische
Richtlinie Ersetzendes Scannen (TR-03138)“ ent-
wickelt, umauch für andere Rechtsbereiche einen
vergleichbaren Umgangmit Originaldokumenten
wie im Steuerrecht zu ermöglichen.
Vernichtung/Löschung
nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
Sofern Archivdaten auf separaten Medien, z. B.
WORM oder DVD, gespeichert worden sind,
können die Datenträger nach Ablauf der Aufbe-
wahrungsfristen vernichtet werden, wenn keine
gesetzlichen Vorschriften der Vernichtung ent-
gegenstehen.
Einbindung des Prüfers
ImRahmen der genossenschaftlichen Pflichtprü-
fung bzw. der Jahresabschlussprüfung muss sich
der Abschlussprüfer mit der Ordnungsmäßigkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung
und der zugrundeliegenden IT-gestützten Rech-
nungslegungssysteme beschäftigen und damit
auch mit Archivierungssystemen, besonders
dann, wenn die erforderlichen Belege nur noch
im Archivsystem vorhanden sind (Vernichtung
von Originalen).
Zusätzlich kann der Prüfer im Rahmen eines
Sonderauftrages nach IDW FAIT 3 und anderen
einschlägigen Prüfungsstandards das Archiv-
systemunter steuerlichen und handelsrechtlichen
Gesichtspunkten zertifizieren.
Fazit
Die Einführung eines Archivsystems und die hier-
mit verbundenen komplexen Anforderungen an
die Wohnungs- und Immobilienunternehmen
können für das betroffene Unternehmen eine
große Herausforderung darstellen. Die Erfahrung
hat gezeigt, dass bei der Einführung eines Archiv-
systems Probleme vermieden werden können,
wenn der Abschlussprüfer frühzeitig informiert
und in den Einführungsprozess eingebundenwird.
Die Prüfungsorganisationen des GdW unterstüt-
zen Sie gerne bei der Einführung eines Archiv-
systems.
PROZESS „SPÄTES ARCHIVIEREN MIT BARCODE“
Eingang des
Dokuments
Vorbereitung des
Dokuments zum
Scannen
Aufbringen des
Barcodes auf das
Dokument
Kontrolle des
Image auf Voll-
ständigkeit und
Richtigkeit
Kontrolle der
Verknüpfung auf
Vollständigkeit
und Richtigkeit
Freigabe der Ori-
ginaldokumente
zur Vernichtung
ggf. Vernichtung
des Original-
dokuments
Freigabe des
Image
Buchungfreigabe
(Automatische)
Verknüpfung
ERP-Ordnungs-
kriterium und
Dokumenten-ID
im ERP-System
Ablage des Image
auf Archiv-Server
und Indexbildung
Weiterleitung
des Original-
dokuments zum
Scannen
Erfassen der
Buchungs
informationen im
ERP-System
Scannen des
Dokuments am
Scan-Client und
Zuordnung der
Dokumenten-ID
Weitere Informationen:
Neubau und Sanierung
Energie und Technik
Rechtssprechung
Haufe Gruppe
Markt undManagement
Stadtbauund Stadtentwicklung
